Os benefícios dos documentos digitais

Porque um sistema de gerenciamento de documentos é essencial

Por muito tempo, muitas empresas permitiram que um mau gerenciamento de informações atrasasse seu desenvolvimento. Um funcionário gasta em média 30% a 40% do seu tempo procurando informações imprescindíveis para a conclusão de suas tarefas em e-mails, documentos em papel, discos rígidos compartilhados e gabinetes de arquivos.

E se todas essas horas perdidas fossem transformadas em competitividade para sua empresa? Não é surpresa alguma que empresas e organizações visionárias estejam adotando documentos digitais e gerenciamento de conteúdo empresarial para destacarem-se no mercado.

A isso chamamos de "Os benefícios dos documentos digitais"

4 principais vantagens

Papel não é o problema, mas também não é vantagem alguma. Veja quatro maneiras em que o gerenciamento de documentos digitais pode aprimorar sua organização:
1

Mais eficiência e produtividade

Atualizar o seu sistema em papel para uma solução digital permite que seus funcionários tenham um acesso otimizado aos documentos empresariais e, além disso, oferece um fluxo de informação seguro e rápido. Libere seus funcionários para tarefas mais importantes do que a pesquisa de documentos, para que tomem boas decisões que aumentarão seus lucros.

Você sabia? Sem um gerenciamento de conteúdo empresarial eficaz, um funcionário gasta, em média, 18 minutos procurando um documento.

2

Economia em armazenamento de documentos e materiais

A criação e o armazenamento de documentos em papel é dispendiosa. Um gabinete de arquivos de quatro gavetas ocupa muito espaço e custa cerca de US$ 1.500 por ano. Para manter uma dezena desses gabinetes, seria necessário contratar mais um funcionário. Trocar o seu sistema por um sistema de gerenciamento de documentos representa uma economia real em armazenamento de documentos, cópias, impressão e pessoal.

Você sabia? A taxa de acúmulo anual de papel é de 22% na média das empresas, o que significa que o volume de papel dobra a cada 3,3 anos.

3

Segurança de dados robusta e conformidade automática

Um sistema de gerenciamento de documentos ajuda a controlar o acesso a informações confidenciais e reforça as medidas de segurança. O sistema também ajuda a garantir a conformidade com o setor e com regulamentos governamentais ao automatizar o gerenciamento de registros financeiros e processos de retenção.

Você sabia? Até 5% dos arquivos de uma empresa são perdidos ou extraviados.

4

Continuidade empresarial

Além disso, o gerenciamento de documentos garante que os negócios funcionem mesmo em caso de incêndio ou enchentes. Os documentos podem ser facilmente duplicados e armazenados offline ou na nuvem, como uma solução perfeita de recuperação de desastres.

Você sabia? Se os seus registros em papel fossem destruídos por um desastre natural, 7 em cada 10 empresas entrariam em falência em três semanas.

Eficiência, economia, segurança: não é hora de sua empresa ganhar "Os benefícios dos documentos digitais"?