Il vantaggio dei documenti digitali

In che modo un sistema di gestione documentale è in grado di offrire alla tua organizzazione un margine competitivo decisivo.

Per troppo tempo, le aziende hanno lasciato che una cattiva gestione delle informazioni rallentasse il loro sviluppo. I dipendenti impiegano in media dal 30 al 40% del proprio tempo a cercare le informazioni necessarie per svolgere le proprie attività all'interno di e-mail, documenti cartacei, dischi rigidi condivisi e raccoglitori.

Cosa succederebbe se tutte quelle ore potessero essere impiegate per rendere la tua azienda più competitiva? Non c'è da stupirsi se le aziende e le organizzazioni più lungimiranti stanno passando ai documenti digitali e all'Enterprise Content Management per ottenere un margine competitivo nel mercato globale.

Lo chiamiamo
"Il vantaggio dei documenti digitali".

4 vantaggi chiave

La carta non è il male assoluto, ma sicuramente non offre grandi vantaggi. Ecco quattro modi in cui la gestione dei documenti digitali consente di migliorare l'organizzazione:
1

Più efficienza e produttività

Il passaggio da un sistema di archiviazione basato su documenti cartacei a una soluzione digitale offre ai dipendenti un accesso semplificato ai documenti aziendali, oltre a creare un flusso di informazioni rapido ed efficiente. Invece di cercare i documenti, il personale può concentrarsi su attività di livello più alto e nel prendere decisioni che hanno un impatto positivo sul fatturato.

Curiosità: in mancanza di un sistema di Enterprise Content Management efficiente, un dipendente impiega in media 18 minuti per trovare un documento.

2

Contieni i costi dell'archiviazione documenti

Creare e archiviare documenti cartacei è costoso. Un raccoglitore con quattro cassetti occupa molto spazio e costa fino a $€ 1500 l'anno; per mantenere una decina di questi raccoglitori sarebbe necessario assumere un altro dipendente. Il passaggio a un sistema di gestione digitale documentale consente di ottenere risparmi considerevoli in termini di archiviazione di documenti, copia, stampa, invio e personale.

Curiosità: in un anno, un'azienda media accumula carta a un tasso pari al 22%; ciò significa che la quantità di carta raddoppia ogni 3,3 anni.

3

Sicurezza dei dati affidabile e conformità automatizzata

Un sistema di gestione documentale consente di controllare l'accesso alle informazioni riservate e di rispettare i provvedimenti di sicurezza. Inoltre, il sistema contribuisce a garantire la conformità alle normative governative e di settore automatizzando la gestione dei record finanziari e i processi di conservazione.

Curiosità: in qualsiasi momento, fino al 5% dei file di un'organizzazione qualsiasi risulta mancante o fuori posto.

4

Continuità produttiva

Inoltre, la gestione dei documenti garantisce che le operazioni aziendali procedano senza interruzioni anche in caso di incendio o alluvione. È possibile replicare e archiviare i documenti offline o nel cloud in tutta semplicità: una soluzione perfetta per il ripristino di emergenza.

Curiosità: se i record cartacei venissero distrutti in una calamità naturale, 7 aziende su 10 fallirebbero nel giro di 3 settimane.

Efficienza, risparmio, sicurezza: non è ora che la tua azienda approfitti de "Il vantaggio dei documenti digitali"?