Che cos'è la gestione digitale dei documenti?

Un modo intelligente per gestire le informazioni aziendali

La gestione digitale dei documenti è molto di più di un modo per sostituire il supporto cartaceo, ormai obsoleto, con file digitali. Si tratta di un sistema completo che converte i documenti interni (e-mail, fatture, contratti e altri documenti) in preziose risorse e favorisce contemporaneamente la trasparenza dei processi aziendali.

Una soluzione completa

Le soluzioni che consentono di gestire in modo digitale più tipi di documenti hanno diversi nomi, ad esempio "gestione dei contenuti aziendali", "gestione documenti" e "gestione record". A prescindere dall'etichetta scelta, noi di DocuWare abbiamo individuato quattro elementi principali che devono essere presenti in qualsiasi soluzione.
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Acquisizione e organizzazione dei documenti

il primo elemento della gestione digitale dei documenti consiste nell'individuare e acquisire i documenti dell'azienda, in formato cartaceo o digitale, nonché organizzarli in un modo coerente ed efficiente.
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Accesso e trasparenza

se si utilizza un metodo coerente e un deposito centrale per archiviare tutti i documenti, si potrà accedere con molta più facilità alle informazioni aziendali importanti, migliorando l'efficienza in praticamente tutti i processi.
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Ottimizzazione della collaborazione sui documenti condivisi

la gestione digitale dei documenti consente ai dipendenti di leggere, condividere e modificare lo stesso documento, senza la confusione creata dalla presenza di più versioni diverse.
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Creazione di una solida infrastruttura per la gestione dei documenti

un deposito centralizzato per i documenti integra con semplicità le applicazioni esistenti, quali piattaforme per e-mail, contabilità, pianificazione delle risorse aziendali (ERP) e gestione del rapporto con i clienti (CRM), consentendo lo svolgimento senza intoppi delle operazioni.

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