L'Avantage Numérique

Comment la Gestion Electronique de Documents rend votre entreprise plus performante

Depuis beaucoup trop longtemps, de nombreuses sociétés se laissent ralentir par une mauvaise gestion de l'information. En moyenne, les employés passent 30 à 40 pour cent de leur temps à rechercher leurs emails et autres documents dans leurs dossiers papier, messageries, disques durs partagés ou dans leurs armoires pour réaliser leurs tâches quotidiennes.

Que se passerait-il si ces heures gâchées étaient utilisées pour rendre votre société plus compétitive ? Rien d'étonnant à ce que les sociétés et organisations tournées vers l'avenir passent au numérique et à la Gestion Electronique de Documents. Cela leur confère de nombreux avantages pour affronter la compétition mondiale.

C’est ce que nous appelons
« l'Avantage Numérique »

4 avantages clés

Certes le papier n'est pas votre ennemi, mais il ne vous rend aucun service. La GED contribue à l'amélioration de votre organisation pour les quatre raisons suivantes :
1

Amélioration de l'efficacité et la productivité

Passer d'un système d'archivage du papier à une GED offre à vos collaborateurs un accès facile, rapide et optimisé aux informations. Au lieu de passer du temps à rechercher des documents, vos salariés sont enfin libres de se concentrer sur des tâches plus qualitatives et prendre les bonnes décisions pour améliorer la productivité et les résultats de votre entreprise.

Le saviez-vous ? Sans une GED efficace, un employé passe en moyenne 18 minutes à rechercher un document.

2

Baisse des coûts liés à l'archivage des documents

La création et le stockage de documents coûte cher. Une armoire de quatre tiroirs occupe beaucoup d'espace et coûte environ 1 000 € par an. La gestion d’une douzaine d’armoires d’archivage nécessite également l’embauche d’un salarié. Passer à une GED permet de réaliser de réelles économies en matière de stockage de document, de copie, d'impression, d'expédition et de recrutement.

Le saviez-vous ? Chaque année, en moyenne, le papier s'accumule à hauteur de 22 pour cent, ce qui signifie que son volume double tous les 3,3 ans.

3

Sécurité des données et normes en vigueur

Une GED vous aide à contrôler l'accès aux informations sensibles et à appliquer des mesures de sécurité. Le système vous permet également de garantir la conformité avec les normes en vigueur et de gérer les durées de conservation des documents.

Le saviez-vous ? À chaque instant, jusqu'à 5 pour cent des fichiers d'une société sont perdus ou égarés.

4

Plan de reprise d’activité (PRA)

En outre, la GED vous permet de continuer à travailler même en cas d'incendie ou d'inondation. La GED permet de mettre en place un véritable plan de continuité avec ses outils de synchronisation ou de partage dans le Cloud.

Le saviez-vous ? En cas de destruction de leurs enregistrements papier lors d'une catastrophe naturelle, 7 sociétés sur 10 feraient faillite dans un délai de 3 semaines.

Efficacité, économies, sécurité — n'est-il pas enfin temps pour votre société de bénéficier de « l'Avantage Numérique »