Las ventajas de los documentos digitales

Cómo sacar partido de los sistemas de gestión documental

Muchas empresas llevan demasiado tiempo condicionadas por unos procesos deficientes de gestión de la información. El empleado medio dedica del 30 al 40 por ciento de su tiempo a buscar la información necesaria para completar sus tareas en papeles, correos electrónicos, documentación impresa, discos duros compartidos y archivadores.

¿Y si todas esas horas se dedicaran a incrementar la competitividad de su empresa? No es ninguna sorpresa que las empresas y organizaciones con visión de futuro empiecen a usar documentos digitales y soluciones de gestión de contenido empresarial para obtener una ventaja competitiva en el mercado global.

Es lo que denominamos
“Las ventajas de los documentos digitales”

4 ventajas esenciales

La documentación en papel no es el problema, pero tampoco ninguna solución. A continuación se explican cuatro maneras en las que la gestión documental digital permite mejorar su organización:
1

Mayor eficiencia y productividad

si actualiza su sistema de archivado en papel a una solución digital, los empleados acceden fácilmente a la documentación empresarial. Además, el flujo de información se agiliza y optimiza. En vez de dedicar tiempo a buscar documentos, el personal se centra en tareas más importantes y en tomar decisiones acertadas para mejorar los resultados finales.

¿Lo sabía? Sin un sistema adecuado de gestión de contenido empresarial, los empleados dedican una media de 18 minutos a buscar un documento.

2

Reducción de costes de archivado de documentos y material

la creación y el archivado de documentos en papel tienen un coste elevado. Un archivo de cuatro cajones ocupa mucho espacio en la oficina y cuesta 1500 € al año. Mantener doce archivadores de este tipo requeriría contratar a una persona. El cambio a un sistema de gestión documental digital permite ahorrar en archivado de documentos, copias, impresión, envíos y personal.

¿Lo sabía? En una empresa mediana, los documentos en papel se acumulan a una tasa anual de un 22 por ciento, es decir, cada 3,3 años el papel duplica su volumen.

3

Seguridad de datos fiable y cumplimiento normativo automatizado

un sistema de gestión documental permite controlar el acceso a información confidencial y aplicar medidas de seguridad. Asimismo, garantiza el cumplimiento de la normativa gubernamental y del sector mediante la automatización de los procesos de gestión de registros financieros y retención.

¿Lo sabía? Actualmente, hasta un 5 por ciento de los archivos de una organización llegan a perderse o extraviarse.

4

Continuidad empresarial

además, la gestión documental garantiza la continuidad de su empresa aun en caso de incendio o inundación. Los documentos se replican y guardan fácilmente sin conexión o en la nube, lo cual constituye la solución adecuada para recuperación en casos de desastre.

¿Lo sabía? 7 de 10 cada empresas dejarían de existir en un plazo de 3 semanas si perdieran su documentación impresa en un desastre.

Eficiencia, ahorros y seguridad. ¿No va siendo hora de que su empresa obtenga “la ventaja de los documentos digitales”?