¿Qué es la gestión documental digital?

La manera inteligente de gestionar la información de su empresa

La gestión documental digital no es solo una manera de sustituir los engorrosos documentos en papel con archivos digitales. Se trata de un completo sistema que convierte los documentos de su empresa (correos electrónicos, facturas, contratos, etc.) en recursos y conocimientos empresariales valiosos.

 

Una solución integral

Las soluciones encargadas de la manipulación y gestión digital de documentos de distinto tipo pueden tener varios nombres, por ejemplo “gestión de contenido empresarial”, “gestión documental” y “gestión de registros”. Sea cual sea su denominación, DocuWare considera útil tener en cuenta los cuatro pasos básicos que debe tener cualquier solución.
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Capturar y organizar documentos

el primer paso de la gestión documental digital consiste en localizar y capturar los documentos de la empresa (en formato físico o digital) y organizarlos con coherencia y eficacia.
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Proporcionar acceso y transparencia

el uso de un método coherente y un archivador central para guardar todos los documentos mejora en gran medida el acceso a la información empresarial importante, lo cual aumenta la eficacia de casi todos los procesos.
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Optimizar la colaboración con documentos compartidos

la gestión documental digital permite a los empleados leer, compartir y modificar el mismo documento sin la confusión que ocasiona crear varias versiones
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Crear una infraestructura coherente de gestión documental

un archivador central de documentos se integra a la perfección con las aplicaciones ya implantadas en la empresa, por ejemplo el correo electrónico, la contabilidad, y plataformas de planificación de recursos empresariales y gestión de relaciones con clientes. De esta manera, las operaciones se simplifican.

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