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Frank Kauferstein Sanitärfachhandel

Das Bessere ersetzt das Gute

Leben ist Veränderung. Das gilt auch für das Geschäftsleben – etwa wenn es um die effiziente und kundenfreundliche Gestaltung von Prozessen in einem wettbewerbsorientierten Markt geht. Dass Aufgeschlossenheit gegenüber Innovationen neue Perspektiven eröffnet, zeigt sich am Beispiel des DocuWare-6-Upgrades beim Fachbetrieb für Sanitär, Heizung und Energie Frank Kauferstein.

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"In den ersten drei Jahren haben wir unser Papieraufkommen bereits um 50 Prozent reduziert; die Ablage von Dokumentenkopien in verschiedenen Abteilungen gehört der Vergangenheit an. Und durch mehr Transparenz in unseren internen Prozesse sind wir wettbewerbsfähiger geworden."

Frank Kauferstein
Inhaber und Geschäftsführer, Frank Kauferstein Fachbetrieb für Gebäude- und Energietechnik

Company Info

Land: 
Deutschland
Branche: 
Produzierendes Gewerbe
Einsatzbereich: 
Rechnungswesen / Controlling, 
Personalwesen / Lohnbuchhaltung, 
Kundendienst / Service, 
Auftragsverwaltung
Add-on Module: 
Intelligent Indexing, 
DocuWare Mobile, 
Smart Connect

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BelzBau

Immer auf dem Stand der Dinge

Der mobile Zugriff macht schnelle Entscheidungen möglich: Mitarbeiter der Bonner BelzBau können auf den Baustellen direkt vom iPad die im zentralen Dokumenten-Pool gespeicherten Pläne und Unterlagen aufrufen und im Detail einsehen. Auch in den Workflow zur Rechnungsprüfung ist der mobile Einsatz eingebunden.

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„Durch den DMS-Einsatz und insbesondere durch DocuWare Mobile Plus sind unsere Entscheidungs- prozesse sehr viel schneller geworden, da wir auf den Baustellen, im Büro und bei Kundenterminen auf den zentralen Dokumenten-Pool zugreifen können. Dadurch können wir mit derselben Mannschaft mehr Projekte abwickeln.“

Michael Belz
Inhaber BelzBau

Company Info

Land: 
Deutschland
Branche: 
Produzierendes Gewerbe
Einsatzbereich: 
Verwaltung (allgemein), 
Rechnungswesen / Controlling, 
E-Mail-Archivierung
Add-on Module: 
DocuWare Mobile

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Deutsches Rotes Kreuz Kreisverband Ulm

Der Mensch im Mittelpunkt

Der Dienst am Menschen ist für das Deutsche Rote Kreuz der oberste Grundsatz – der Wohlfahrtsverband übernimmt dafür ein breites Spektrum sozialer Dienstleistungen. Ein zentraler Dokumenten-Pool unterstützt in Ulm das schnelle und koordinierte Handeln des Kreisverbandes.

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„Durch den DMS-Einsatz haben wir die Service-Qualität für unsere Kunden und Mitglieder merklich verbessert. Zudem profitieren unsere Mitarbeiter von dem deutlich einfacheren Zugriff auf vorhandene Dokumente und das DRK insgesamt durch die erhöhte Effizienz bei der Sachbearbeitung.“

Bernd Thierer
Abteilungsleiter Personal und Rechnungswesen/EDV

Company Info

Land: 
Deutschland
Branche: 
Gesundheitswesen
Einsatzbereich: 
Kundendienst / Service, 
Rechnungswesen / Controlling
Add-on Module: 
Autoindex, 
Intelligent Indexing, 
Task Manager

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Schockemöhle Logistics

Perfekte Logistik als Steckenpferd

Nicht nur im internationalen Reitsport - der Name Schockemöhle steht auch im Speditionswesen für Erfolg. Die Schockemöhle Logistics archiviert jährlich rund 240.000 Dokumente elektronisch. Bisher sind die Disposition, Fracht, Buchhaltung, EDV, Werkstatt und Geschäftsleitung an den zentralen Dokumenten-Pool angebunden, Personalwesen und Lager sollen folgen. Auch die Integration der polnischen Niederlassung ist geplant.

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"Dank DocuWare sparen wir viel Platz und bieten den Kunden einen optimalen Service. Unsere Mitarbeiter können bei telefonischen Nachfragen sofort umfassend antworten, da sie auch aus ihrer betriebswirtschaftlichen Software heraus auf den zentralen Dokumenten-Pool zugreifen können. Die Investition von rund 80.000 Euro hat sich in eineinhalb Jahren amortisiert."

Markus Pille
Mitglied der Geschäftsleitung

Company Info

Land: 
Deutschland
Branche: 
Transport / Logistik
Einsatzbereich: 
Unternehmensweiter Einsatz, 
Transport / Logistik, 
Rechnungswesen / Controlling, 
Kundendienst / Service, 
Ortsunabhängiger Zugriff
Add-on Module: 
Autoindex, 
Active Import, 
Recognition

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TECHNO COLOR GmbH

Schneller Informationsfluss für die Produktion

Täglich werden rund tausend Belege beim Automobilzulieferer TECHNO COLOR automatisch im zentralen Dokumenten-Pool archiviert. Alle Mitarbeiter haben dadurch stets Zugriff auf den aktuellen Informationsstand. Der Service konnte deutlich verbessert werden, die Arbeitsprozesse sind dank eines integrierten Workflow-Systems transparenter und schneller geworden.

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"Neben Kostenersparnis und Qualitätssteigerung hat DocuWare vor allem zu mehr Transparenz in den Arbeitsabläufen geführt. Abteilungsübergreifende Prozesse funktionieren heute besser, und die Mitarbeiter sparen sich viele Kopien, Telefonate und Laufwege."

Christian Haimerl
EDV-Leiter

Company Info

Land: 
Deutschland
Branche: 
Produzierendes Gewerbe
Einsatzbereich: 
E-Mail-Archivierung, 
Rechnungswesen / Controlling, 
Einkauf / Beschaffung, 
Kundendienst / Service, 
Records Management
Add-on Module: 
Autoindex, 
Active Import, 
Recognition

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Sedus Stoll

Dokumenten-Management beim Büromöbel-Hersteller

Microfilm-Lesegeräte haben beim Büromöbel-Hersteller Sedus Stoll ausgedient. Auch sind die Schreibtische und Regale zahlreicher Mitarbeiter leerer geworden: Um die Recherche nach benötigten Unterlagen zu vereinfachen, waren "Privatablagen" in diversen Körben und Ordnern ein beliebtes Hilfsmittel.

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„Die Ausgaben von rund 60.000 Euro – samt Kosten für Software und Service – haben sich in knapp zwei Jahren bereits amortisiert. Laufende Kosteneinsparungen resultieren in erster Linie aus dem direkten Zugriff auf diverse Dokumente, dem Wegfall langer Wege, umständlicher Suchen in Ablagen, und von Telefonaten.”

Hans-Jürgen Molter
Leiter Produktion/Logistik

Company Info

Land: 
Deutschland
Branche: 
Produzierendes Gewerbe
Einsatzbereich: 
E-Mail-Archivierung, 
Einkauf / Beschaffung, 
Rechnungswesen / Controlling, 
Kundendienst / Service
Add-on Module: 
Autoindex

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Seeberger

Qualitätsverbesserung dank Dokumenten-Management

Seit Anfang 2002 setzt das Handelsunternehmen Seeberger in Sachen Dokumenten-Management voll auf DocuWare. Heute werden rund 1.500 Belege pro Tag elektronisch archiviert. Das System garantiert jedem Mitarbeiter in der Verwaltung den schnellen Zugriff auf benötigte Informationen. Auch die Außendienstmitarbeiter sollen in Kürze via Internet auf das zentrale Archiv zugreifen können.

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"Wir sind mit dem neuen System wunschlos glücklich. Die Administration der DocuWare-Lösung erfordert kaum Aufwand, es steht mehr Bürofläche zur Verfügung, die Wege sind kürzer und der Service wesentlich besser geworden."

Wolfgang Wagner
DV-Leiter

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Land: 
Deutschland
Branche: 
Handel / Großhandel
Einsatzbereich: 
E-Mail-Archivierung, 
Records Management, 
Unternehmensweiter Einsatz, 
Kundendienst / Service, 
Einkauf / Beschaffung, 
Ortsunabhängiger Zugriff
Add-on Module: 
Active Import

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Bibliographisches Institut & F.A. Brockhaus AG

Kollektives Gedächtnis für Wissensexperten

Das Wissen der Welt ist das zentrale Thema der Publikationen des Verlagshauses Bibliographisches Institut & F.A. Brockhaus AG. Seit 1999 besteht für die Redakteure die Möglichkeit, für ihre internen Dokumentations- und Recherchezwecke auf ein elektronisches Archiv zurückzugreifen.

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"Innerhalb der komplexen IT-Landschaft unseres Verlagshauses ist DocuWare genau die einfache Lösung, die gesucht wurde. Dabei haben wir die Ziele, die wir uns gesetzt haben, alle erreicht. Unsere Mitarbeiter können DocuWare heute als kollektives Gedächtnis nutzen."

Sascha Höning
Projektleiter

Company Info

Land: 
Deutschland
Branche: 
Medien
Einsatzbereich: 
Unternehmensweiter Einsatz, 
Verwaltung (allgemein), 
Kundendienst / Service

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Der Kunde Bürger ist König

Platzmangel und der Wunsch nach einer höheren Qualität bei Auskünften waren für die Stadt Bad Honnef ausschlaggebend dafür, ein Dokumentenmanagement-System einzuführen. Heute können die Mitarbeiter des Bürgerbüros beispielsweise auf Knopfdruck circa 150.000 elektronisch archivierte Karteikarten und Ausweisanträge einsehen. Sie haben jetzt mehr Zeit, sich dem Bürger zu widmen.

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"Die Administration des DMS erfordert nicht soviel Aufwand wie ursprünglich gedacht. Bewährt hat sich eine Vergabe von Benutzerrechten auf Gruppenebene. Vorteilhaft ist auch, dass mit dem DocuWare INTERNET-SERVER ohne Kenntnis von HTML usw. gearbeitet werden kann - ein teures CMS für das Intranet wird somit eingespart."

Jörg Harperath
Projektleiter, Stadt Bad Honnef

Company Info

Land: 
Deutschland
Branche: 
Öffentliche Betriebe / Verwaltung
Einsatzbereich: 
E-Mail-Archivierung, 
Kundendienst / Service, 
Rechnungswesen / Controlling

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Wo die Mieter Kunden sind

Wohnungsleerstand nach dem Bauboom der 90er, harte Konkurrenz im Immobilienmarkt: In dieser Situation entschied sich die Wohnungsbau-Genossenschaft "Neues Berlin" zur Einführung eines Dokumenten-Management-Systems, um mit mehr Kunden-Freundlichkeit zu überzeugen. Ein Fünftel ihrer Arbeitszeit verwenden die Mitarbeiter nun auf mehr Kunden-Betreuung statt auf Ablage – der Leerstand beträgt im Gegensatz zu den martküblichen acht nur ein Prozent.

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"Unsere heutige Form der Bestandsbewirtschaftung und -verwaltung wäre ohne elektronisches Dokumenten-Management nicht denkbar. Die Suchzeiten haben sich drastisch minimiert. Daher lässt sich etwa ein Fünftel der Arbeitszeit pro Tag und Mitarbeiter einsparen, die dann für andere Zwecke nutzbar gemacht wird, beispielsweise für das effektivere Arbeiten im Kundendienstbereich."

Dr. Joachim Billig
Abteilungsleiter Betriebsorganisation

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Land: 
Deutschland
Branche: 
Dienstleistungen
Einsatzbereich: 
Records Management, 
Unternehmensweiter Einsatz, 
Verwaltung (allgemein), 
Kundendienst / Service, 
Rechnungswesen / Controlling
Add-on Module: 
Autoindex, 
Recognition

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