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Seeberger

Qualitätsverbesserung dank Dokumenten-Management

Seit Anfang 2002 setzt das Handelsunternehmen Seeberger in Sachen Dokumenten-Management voll auf DocuWare. Heute werden rund 1.500 Belege pro Tag elektronisch archiviert. Das System garantiert jedem Mitarbeiter in der Verwaltung den schnellen Zugriff auf benötigte Informationen. Auch die Außendienstmitarbeiter sollen in Kürze via Internet auf das zentrale Archiv zugreifen können.

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"Wir sind mit dem neuen System wunschlos glücklich. Die Administration der DocuWare-Lösung erfordert kaum Aufwand, es steht mehr Bürofläche zur Verfügung, die Wege sind kürzer und der Service wesentlich besser geworden."

Wolfgang Wagner
DV-Leiter

Company Info

Land: 
Deutschland
Branche: 
Handel / Großhandel
Einsatzbereich: 
E-Mail-Archivierung, 
Records Management, 
Unternehmensweiter Einsatz, 
Kundendienst / Service, 
Einkauf / Beschaffung, 
Ortsunabhängiger Zugriff
Add-on Module: 
Active Import

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Bibliographisches Institut & F.A. Brockhaus AG

Kollektives Gedächtnis für Wissensexperten

Das Wissen der Welt ist das zentrale Thema der Publikationen des Verlagshauses Bibliographisches Institut & F.A. Brockhaus AG. Seit 1999 besteht für die Redakteure die Möglichkeit, für ihre internen Dokumentations- und Recherchezwecke auf ein elektronisches Archiv zurückzugreifen.

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"Innerhalb der komplexen IT-Landschaft unseres Verlagshauses ist DocuWare genau die einfache Lösung, die gesucht wurde. Dabei haben wir die Ziele, die wir uns gesetzt haben, alle erreicht. Unsere Mitarbeiter können DocuWare heute als kollektives Gedächtnis nutzen."

Sascha Höning
Projektleiter

Company Info

Land: 
Deutschland
Branche: 
Medien
Einsatzbereich: 
Unternehmensweiter Einsatz, 
Verwaltung (allgemein), 
Kundendienst / Service

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Der Kunde Bürger ist König

Platzmangel und der Wunsch nach einer höheren Qualität bei Auskünften waren für die Stadt Bad Honnef ausschlaggebend dafür, ein Dokumentenmanagement-System einzuführen. Heute können die Mitarbeiter des Bürgerbüros beispielsweise auf Knopfdruck circa 150.000 elektronisch archivierte Karteikarten und Ausweisanträge einsehen. Sie haben jetzt mehr Zeit, sich dem Bürger zu widmen.

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"Die Administration des DMS erfordert nicht soviel Aufwand wie ursprünglich gedacht. Bewährt hat sich eine Vergabe von Benutzerrechten auf Gruppenebene. Vorteilhaft ist auch, dass mit dem DocuWare INTERNET-SERVER ohne Kenntnis von HTML usw. gearbeitet werden kann - ein teures CMS für das Intranet wird somit eingespart."

Jörg Harperath
Projektleiter, Stadt Bad Honnef

Company Info

Land: 
Deutschland
Branche: 
Öffentliche Betriebe / Verwaltung
Einsatzbereich: 
E-Mail-Archivierung, 
Kundendienst / Service, 
Rechnungswesen / Controlling

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Wo die Mieter Kunden sind

Wohnungsleerstand nach dem Bauboom der 90er, harte Konkurrenz im Immobilienmarkt: In dieser Situation entschied sich die Wohnungsbau-Genossenschaft "Neues Berlin" zur Einführung eines Dokumenten-Management-Systems, um mit mehr Kunden-Freundlichkeit zu überzeugen. Ein Fünftel ihrer Arbeitszeit verwenden die Mitarbeiter nun auf mehr Kunden-Betreuung statt auf Ablage – der Leerstand beträgt im Gegensatz zu den martküblichen acht nur ein Prozent.

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"Unsere heutige Form der Bestandsbewirtschaftung und -verwaltung wäre ohne elektronisches Dokumenten-Management nicht denkbar. Die Suchzeiten haben sich drastisch minimiert. Daher lässt sich etwa ein Fünftel der Arbeitszeit pro Tag und Mitarbeiter einsparen, die dann für andere Zwecke nutzbar gemacht wird, beispielsweise für das effektivere Arbeiten im Kundendienstbereich."

Dr. Joachim Billig
Abteilungsleiter Betriebsorganisation

Company Info

Land: 
Deutschland
Branche: 
Dienstleistungen
Einsatzbereich: 
Records Management, 
Unternehmensweiter Einsatz, 
Verwaltung (allgemein), 
Kundendienst / Service, 
Rechnungswesen / Controlling
Add-on Module: 
Autoindex, 
Recognition

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IKEA Austria

Papierfluten im Griff

Für die Archivierung der Papierrechnungen hätten die Büroräume deutlich vergrößert werden müssen – stattdessen setzt IKEA Österreich bei der Buchhaltung auf elektronische Archivierung mit DocuWare. Die zahlreichen Rechnungen von rund 120.000 Stammkunden werden heute vor Ort in den Niederlassungen gescannt und zentral verwaltet.

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"Durch die elektronische Ablage unserer Dokumente konnten wir die Kosten für das Archiv um mehr als 90 Prozent reduzieren. Die einfache Bedienung und der ständige Zugriff auf alle Rechnungen sparen uns sehr viel Zeit und Geld. Die rasche Akzeptanz von DocuWare bei den Mitarbeitern in mehreren Bereichen wie Verkauf, Personal und Rechnungswesen bestätigt unsere richtige Entscheidung für DocuWare."

Mag. Rudolf Bubich
Leiter des Rechnungswesens bei IKEA in Wien

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Land: 
Österreich
Branche: 
Handel / Großhandel
Add-on Module: 
Autoindex

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W. Goebel Porzellanfabrik

SAP R/3 mit DocuWare im Einsatz

Die Goebel Porzellanfabrik ist bekannt für die weltberühmten Hummel Figuren, die in Rödental/ Unterfranken hergestellt werden. Die Figuren werden von hier aus in die ganze Welt exportiert.

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Land: 
Deutschland
Branche: 
Produzierendes Gewerbe
Add-on Module: 
Connect to SAP

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BKK Mobil Oil

Effiziente Verwaltung ist Trumpf

Die BKK Mobil Oil verzeichnet seit 1999 ein überproportionales Wachstum. Um ihren Prinzipien einer schlanken Verwaltung gerecht bleiben zu können, entschied sich die Betriebskrankenkasse für den Einsatz eines Dokumentenmanagement-Systems. Derzeit wird die digitale Signatur für die elektronische Archivierung eingeführt.

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"Früher hatten wir pro Stockwerk ein manuelles Archiv - dieses System hätten wir nicht aufrecht erhalten können. Heute brauchen wir den Platz für Mitarbeiter. Das ist dank DocuWare jetzt auch möglich."

André Bernhorst
Leiter IT/Services

Company Info

Land: 
Deutschland
Branche: 
Banken / Versicherungen / Finanzdienstleister

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Nobilis Group GmbH

Eine feine Nase für Qualität

Seit 20 Jahren agiert Nobilis erfolgreich im Premiumsegment der Luxus- und Prestigedüfte. Voraussetzung dafür ist neben innovativen Duftkreationen eine ausgeprägte Kundenorientierung mit erstklassiger Beratung und Betreuung. Um ihre Geschäftsprozesse transparent und produktiv zu gestalten, setzt die renommierte Vertriebsgesellschaft seit 2009 auf Dokumenten-Management mit DocuWare.

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„Die Parfumbranche ist in Sachen Auftragsabwicklung vergleichsweise traditionell aufgestellt und somit erreichen uns nach wie vor viele Bestellungen hauptsächlich per Fax. Die zeit-intensive Bearbeitung der Faxe nahm vor dem DMS-Einsatz in der Regel täglich mehr als zwei Stunden in Anspruch. Heute ist dieser Vorgang in maximal 30 Minuten erledigt.“

Matthias Heinz
IT-Administrator

Company Info

Land: 
Deutschland
Branche: 
Handel / Großhandel
Einsatzbereich: 
Auftragsverwaltung, 
Rechnungswesen / Controlling, 
Marketing / Produktmanagement, 
Transport / Logistik
Add-on Module: 
RecSolution, 
Task Manager, 
MS SQL

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DBK David + Baader

Mut zu Innovation eröffnet Perspektiven

Prozesse verstehen, beherrschen und fortlaufend weiterentwickeln – so lautet das Leitmotiv der DBK Gruppe. Fehler sollen dadurch vermieden und höchstes Qualitätsniveau gewährleistet werden. Dieser Anspruch gilt in Zeiten wachsenden internationalen Wettbewerbs nicht nur für Entwicklungs- und Produktions-, sondern in steigendem Maße auch für unternehmensinterne Administrationsprozesse.

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„Die Ergebnisse des DMS-Einsatzes zeigen, dass sich der Mut zu radikalen Einschnitten – im konkreten Fall vor allem dem weitgehenden Verzicht auf Aktenschränke – auf vielfältige Weise auszahlt."

Reinhold Boltz
Prokurist und Leiter Organisation

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Land: 
Deutschland
Branche: 
Produzierendes Gewerbe
Add-on Module: 
Autoindex

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H&J Martin Ltd.

Vertrauen gewinnen mit Tradition und Innovation


Gegründet 1839, hat sich das irische Familienunternehmen H&J Martin zu einem führenden europäischen Anbieter von Facility-Management-Services entwickelt. Mit der Einführung eines Dokumentenmanagement-Systems untermauert H&J Martin seine werteorientierte Unternehmensphilosophie, in der partnerschaftliches Verhalten gegenüber Mitarbeitern, Kunden und Subunternehmern ein Grundstein ist.

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„DocuWare steigert den Wert unserer Dokumente dadurch, dass sie schnell im Zugriff stehen und in Geschäftsprozesse eingebunden werden können. Die schnelle Rechnungsbearbeitung beispielsweise stärkt die Partnerbindung."

James Sterling
Operations Manager Facility Management

Company Info

Land: 
United Kingdom
Branche: 
Dienstleistungen
Einsatzbereich: 
Records Management
Add-on Module: 
Autoindex, 
Task Manager, 
DocuWare Import

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