Autoindex

Automatische Indexierung archivierter Dokumente anhand externer Daten.

Für viele zu archivierende Dokumente liegen Ordnungskriterien und Suchbegriffe bereits in der EDV vor. DocuWare Autoindex übernimmt die Daten und fügt sie dem Archiv als Indexbegriffe hinzu. Die manuelle Eingabe entfällt, die Ablage erfolgt automatisch.
file cabinet

Benefits

Matchcode Definition

Nutzen Sie die bereits in der EDV vorhandenen Datensätze, um Dokumente in DocuWare automatisch zu indexieren. Die Buchhaltung beispielsweise erfasst im Buchungssystem eine Rechnung mit Absender, Belegnummer, Datum und Summe. Wenn diese Rechnung in DocuWare archiviert wird, kann Autoindex auf die Inhalte des externen Datensatzes zugreifen und sie als Indexinformationen in DocuWare ergänzen – ohne dass der Anwender die Indexbegriffe erst eintippen muss.

Autoindex lässt sich umgekehrt auch für die Indexergänzung rücklaufender Arbeitsberichte verwenden. Für diese Belege liegen die Indexbegriffe beim Druck bereits im System vor. Wird der Arbeitsbericht ausgefüllt zurückgegeben, kann das neue Dokument automatisch den vorhandenen Datensätzen zugeordnet werden.

Auch bei der Recherche leistet Autoindex gute Dienste. Autoindex gleicht den externen Datenbestand mit den Dokumenten im DocuWare-Archiv ab und zeigt zusammengehörige Dokumente an. Die Suche kann der Anwender per Filter auf bestimmte Dokumente beschränken.

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