Vorsprung durch Dokumenten-Management

So macht ein Dokumentenmanagement-System Sie wettbewerbsfähiger

Schon viel zu lange behindern unzureichend verwaltete Informationen die Unternehmen. Durchschnittlich 30 bis 40 Prozent seiner Zeit verbringt ein Mitarbeiter damit, E-Mails, Papierunterlagen, Festplatten und Aktenschränke zu durchsuchen, um Informationen für seine Arbeit zu finden.

Wie wäre es, wenn Sie diese vergeudete Zeit in die Wettbewerbsfähigkeit Ihres Unternehmen investieren könnten? Immer mehr zukunftsorientierte Unternehmen und Organisationen wechseln zu digitalen Dokumenten und Enterprise Content Management, um sich einen Vorsprung im Markt zu sichern.

Daher sprechen wir von „Vorsprung durch Dokumenten-Management”

Die vier zentralen Vorteile

Papier an sich ist nicht das Problem, aber oft sehr hinderlich. Wir nennen Ihnen vier Gründe, wie elektronisches Dokumenten-Management Ihre Organisation verbessert:
1

Höhere Effizienz und Produktivität

Tauschen Sie Ihr papierbasiertes Ablagesystem gegen eine digitale Lösung aus und Ihre Mitarbeiter erhalten optimalen Zugriff auf Geschäftsdokumente. Zusätzlich ist schneller und reibungsloser Informationsfluss gewährleistet. Statt Dokumente zu suchen, haben Ihre Mitarbeiter Zeit, sich auf wichtige Aufgaben zu konzentrieren, die Ihren Unternehmenserfolg steigern.

Haben Sie das gewusst? Ohne Enterprise Content Management benötigt ein Mitarbeiter durchschnittlich 18 Minuten, um ein Dokument zu finden.

2

Geringere Kosten für Dokumentenablage

Das Erstellen und Aufbewahren von Dokumenten ist teuer. Aktenschränke brauchen viel Platz und kosten Geld; für die Dokumentenablage ist oft ein zusätzlicher Mitarbeiter erforderlich. Der Umstieg auf ein elektronisches Dokumentenmanagement-System bietet hohe Einsparungen bei der Dokumentenablage an sich und gleichzeitig sinken die Kosten für Kopien, Ausdrucke, Versand und Personal.

Haben Sie das gewusst? In einem Unternehmen durchschnittlicher Größe steigt das Papieraufkommen jährlich um 22 Prozent. Folglich verdoppelt sich das Papierarchiv alle 3,3 Jahre.

3

Datensicherheit und Compliance

Ein Dokumentenmanagement-System hilft Ihnen, den Zugriff auf sensible Informationen zu kontrollieren und verlässliche Sicherheitsstrukturen für Ihre Dokumente einzuführen. Und es ermöglicht Ihnen, behördliche und branchenspezifische Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten zu erfüllen.

Haben Sie das gewusst? Durchschnittlich sind bis zu fünf Prozent der Unterlagen eines Unternehmens verloren oder falsch abgelegt.

4

Fortbestand Ihres Unternehmens

Elektronisches Dokumenten-Management stellt sicher, dass Ihr Unternehmen auch bei Katastrophen wie Feuer oder Hochwasser keine Ausfallzeiten hat. Dokumente können leicht repliziert werden und auf Datenträgern außerhalb Ihres Unternehmens oder in der Cloud gespeichert werden (Disaster Recovery).

Haben Sie das gewusst? Wenn die papierbasierten Geschäftsunterlagen bei einer Naturkatastrophe zerstört würden, müssten sieben von zehn Unternehmen innerhalb von drei Wochen Insolvenz anmelden.

Effizienz, Einsparungen, Sicherheit – ist nicht auch in Ihrem Unternehmen jetzt Zeit für den „Vorsprung durch Dokumenten-Management”?