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Archivierte E-Mails in Outlook anzeigen

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E-Mail-Archivierung wird immer mehr zur Notwendigkeit, denn per E-Mail werden zunehmend geschäftsrelevante Informationen ausgetauscht. Mit dem Web Client zeigen Sie in DocuWare archivierte E-Mails direkt in Outlook wieder an.

 


Integration des DocuWare Web Client in Microsoft Outlook mit Ergebnislistendarstellung

 


Eine Homepage als Ordner-Inhalt festlegen

 

Viele Office-Anwender verwenden Outlook als zentralen Informationspool. Sie verwalten E-Mails, Kalendereinträge, Aufgaben und Notizen, häufig auch Faxe und Anrufbeantworternachrichten in dem Mail-Programm. E-Mails können mit DocuWare ACTIVE IMPORT sehr einfach aus Outlook in DocuWare archiviert werden. Mit dem DocuWare Web Client ist es nun zudem möglich, direkt aus Outlook wieder auf die E-Mails zuzugreifen. Wie Sie den Web Client in Outlook integrieren, erfahren Sie in diesem Artikel.

 

DocuWare Web Client in Outlook integrieren

Wo würden Sie eine alte E-Mail am liebsten suchen? Richtig: Im E-Mail-Programm. Falls Sie Outlook verwenden, bedeutet das, dass Sie gerne alle archivierten E-Mails in Outlook finden möchten. Der DocuWare Web Client erlaubt es, direkt aus einem Outlook-Ordner in DocuWare archivierte E-Mails zu finden, anzuzeigen und sofort als E-Mail zu versenden. Anhänge sind in unterschiedlichen Formaten lesbar dargestellt und können ebenfalls weitergesendet werden.

 

Für die entsprechende Outlook-Integration benötigen Sie zunächst einen Ordner, den Sie als Startpunkt für die DocuWare Web Client als Ordnerinhalt in Outlook Suche verwenden. Dies kann ein eigens für DocuWare angelegter Ordner oder die Standard-Outlook-Heute-Ansicht sein. Sie integrieren den Web Client in das Outlook-Fenster über die Homepage-Funktion in den Eigenschaften eines Ordners.Dadurch wird beim Klick auf einen Ordner nicht mehr der Inhalt des Ordners angezeigt, sondern eine beliebige Webpage – beispielsweise die mit dem DocuWare Web Client. Um einem Ordner in Outlook eine Homepage zuzuweisen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner und wählen Eigenschaften. Im folgenden Dialog wählen Sie die Registerkarte Homepage und tragen in das Eingabefeld die Adresse Ihrer Web-Client-Startseite ein. Diese könnte beispielsweise http:// server/dwwebclient lauten.

 

Wenn Sie eine Windows-Authentifizierung verwenden, erweitern Sie die URL entsprechend auf http://server/dwwebclient/ntlm. Weitere Möglichkeiten und genaue Beschreibungen zum automatischen Login finden Sie im Artikel Automatisches Web-Client-Login via URL. Durch die geschilderte Einbindung landen Sie automatisch auf der Startseite des DocuWare Web Client.

 

Wenn NTLM verwendet wird, erfolgt die Anmeldung automatisch, und die Dialogauswahl wird direkt angezeigt. Sie können jetzt einen Dialog auswählen, Dokumente suchen, anzeigen und versenden. Eventuell ist es sinnvoll, eine spezielle Suchmaske zu definieren, die nur die wichtigen Felder zeigt und bei der der aktuelle Benutzer in das Feld Abgelegt von und das Format fest auf E-Mail eingetragen sind. Damit findet ein Benutzer schnell die von ihm abgelegten E-Mails.

 

Aufgabenlisten integrieren

Anstelle des kompletten Web Client lässt sich beispielsweise eine Aufgabenliste in Outlook einbinden. Hierzu müssen zunächst die Aufgabenliste und eine Integration für den Web Client erstellt werden. Die URL zu dieser Integration wird in den Ordner-Eigenschaften eingetragen. Anschließend lassen sich Fristen und zu bearbeitende Dokumente überwachen, ohne dass der Benutzer Outlook verlassen muss. Eine URL zur Web-Client-Integration sieht beispielsweise so aus:

 

http://server/DWWebClient/NTLM/Integration.aspx?i=Integration_1&p=RLV&rl=2 ed3c5ee-c7ab-4e47-861a-85a1406aab5e. Diese URL ruft die Ergebnisliste oder Aufgabenliste über die am Ende der URL angegebene GUID auf (Parameter „rl"). Die GUID ist eine eindeutige Bezeichnung, die vom DocuWare-System unter anderem für Archiv-Dialoge vergeben wird. In der DocuWare-Administration wird die GUID für jeden Dialog angezeigt. In diesem URL-Beispiel ist eine automatische Authentifizierung über die Windows-Benutzerkennung enthalten. Weitere Informationen zum Aufbau von URLs finden Sie im Handbuch zur Web- Client-Integration.

 

Das für die URL vorgesehene Eingabefeld in Outlook ist auf maximal 129 Zeichen beschränkt. In den meisten Fällen sollten diese 129 Zeichen ausreichen. In speziellen Fällen kann es passieren, dass durch einen langen Domänennamen und durch eine eventuell gewählte alternative Authentifizierungsmethode die 129 Zeichen überschritten werden. Falls dies der Fall sein sollte, wenden Sie sich an den Administrator Ihres Web Servers. Er kann Weiterleitungen definieren, die eine kurze URL in eine längere URL umwandeln.


Besondere Einstellungen

Bei einer Integration sollte die Ergebnisliste oder Aufgabenliste für die Ansicht in Outlook angepasst sein. Im Vergleich zum Browser steht in Outlook meist etwas weniger Platz in der Breite zur Verfügung. Es bietet sich dabei an, die Felder teilweise untereinander anzuordnen. Um die Ergebnisliste entsprechend anzupassen, verwenden Sie den Listen-Designer in der DocuWare-Administration.

 

Um den Viewer in einem eigenen Fenster anzuzeigen, verwenden Sie die entsprechende Ansicht im Web Client. Dadurch haben Sie mehr Platz für die Ergebnisliste und im Viewer mehr Platz für das Dokument.

 

Individuelle Listen der archivierten E-Mails

Häufig greift man zu einem späteren Zeitpunkt auf empfangene oder gesendete E-Mails zu. Sind die E-Mails noch in Outlook in den entsprechenden Ordnern gespeichert, ist das sehr einfach. Aber auch bei einer Web-Client-Integration einer Aufgabenliste ist der Zugriff auf einmal archivierte Mails ganz leicht möglich: Dafür wird in der DocuWare-Administration eine Aufgabenliste angelegt, die nur die E-Mails eines bestimmen Benutzers anzeigt.

 

Für das Feld abgelegt von definiert man den dynamischen Eintrag für den Benutzernamen (CURREN-TUSERSHORTNAME) und nimmt zusätzlich eine Einschränkung auf E-Mailsbeispielsweise über ein Feld Format vor. Nach der Rechtezuweisung für diese Aufgabenliste passt man mit dem Listen-Designer die Aufteilung der Felder an. Anschließend wird die Aufgabenliste wie oben beschrieben in die Eigenschaften eines Outlook-Ordners aufgenommen.

 


Integration einer Aufgabenliste zur Rechnungsfreigabe mit separat geöffnetem Viewer

 


Aufgabenliste mit archivierten E-Mails


Archivierte E-Mails versenden

Auch das Versenden einer bereits in DocuWare archivierten E-Mail ist leicht. Sie können direkt aus dem Web Client heraus das Dokument in verschiedenen Formaten verschicken. Zur Verfügung stehen das Originalformat oder das PDF-Format. Falls Sie Ihre E-Mails im Outlook-Format im Archiv abgelegt haben, können Sie die gefundenen E-Mails problemlos wieder als Outlook-E-Mail versenden; die gesamte Struktur der E-Mail inklusive Anhänge bleibt komplett erhalten.

 

Voraussetzung ist lediglich, die E-Mail im Originalformat zu öffnen. Wählen Sie dazu den Eintrag Plug-In im Kontextmenü einer E-Mail. Die archivierte Mail wird in Outlook angezeigt, und Sie können umgehend dem Absender antworten oder die E-Mail an einen weiteren Empfänger weiterleiten.

 

Ergebnisliste anpassen

Um die Ergebnisliste an den schmalen Bereich, der in Outlook zur Verfügung steht, anzupassen, rufen Sie die DocuWare-Administration auf, navigieren zum jeweiligen DocuWare-Archiv und zu den Ergebnislisten innerhalb der Dialoge. Bei der gewünschten Ergebnisliste angekommen, rufen Sie in der Tabelle im unteren Bereich den Listen-Designer auf. Im Listen-Designer können Spalten verschoben und untereinander angeordnet, Schriften und Farben verändert und damit die Ergebnisliste an Ihre Bedürfnisse angepasst werden. Die nach Bedarf gestaltete Ergebnisliste wird im Web Client automatisch verwendet.

 

Fazit

Mit den geschilderten Optionen werden Outlook und DocuWare zu guten Freunden. E-Mails können unmittelbar aus Outlook heraus archiviert und wieder gefunden werden. Archivierte E-Mails lassen sich inklusive aller Anhänge prompt in Outlook anzeigen.

 

Auch das direkte Versenden der bereits archivierten E-Mails klappt reibungslos -und wenn gewünscht im Originalformat. Durch die Einbindung einer Aufgabenliste wird die Prüfung auf neue Einträge schneller und einfacher. Die in diesem Artikel beschriebenen Tipps lassen sich mit 5.1b Service Pack 3 einfach realisieren.



   
Dieser Artikel ist gültig ab DocuWare Version:  nn bis:  nn


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Tags: Outlook, URL Integration, Web Client

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