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| Témoignages clients |
| Grâce à Docuware, effectuez une recherche dans notre base de données parmi nos références dans le monde entier. Il vous suffit de sélectionner le secteur ou le produit qui vous intéresse, recherchez une entreprise que vous connaissez ou laissez simplement les champs vierges pour afficher la liste complète de nos références. Quel que soit votre recherche, vous trouverez facilement une information pertinente à votre besoin. |
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| Présentation de cas |
| Sélectionnez dans la liste le cas qui vous intéresse pour obtenir de plus amples informations. |
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| Techno Color GmbH |
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Chaque jour, la société TECHNO COLOR, fournisseur dans l'industrie automobile, enregistre environ mille documents dans ses archives centralisées. Ainsi, tous les employés ont accès en permanence aux versions à jour des informations. La qualité des services s'est considérablement améliorée et les processus sont devenus plus rapides et plus transparents grâce à un système intégré de gestion des processus de travail (Workflows).
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| Pays: |
Allemagne |
| Secteurs: |
Industrie |
| Applications: |
Comptabilité, Contrôle de Gestion, Ressources Humaines, Logistique, Production, Achats, Assurance de la Qualité, Recherche et Développement, Service Commercial, Etendu à l'ensemble de l'entreprise, Archivage des e-mails, Workflow
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La société TECHNO COLOR, fondée en 1989, s'est fait connaître grâce à ses solutions spécialisées pour les travaux de laquage délicats, surtout dans le secteur automobile. Son activité principale est l'affinage de surface de pièces détachées pour l'intérieur des véhicules à l'aide de laques respectueuses de l'environnement. Les fabricants de ces pièces, par exemple des spécialistes du moulage par injection, lui fournissent, entre autres, des revêtements pour airbag, des volants ou des tableaux de bord. Ces pièces sont laquées, puis assemblées aux pièces supplémentaires, et le produit fini est livré aux fournisseurs, ou directement au fabricant automobile.
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| Exigences et contexte de mise en œuvre |
Les exigences
Au cours des dernières années, la quantité de documents produits par l'entreprise est devenue un problème : chaque jour, il fallait classer et archiver jusqu'à 1 000 nouvelles pages. Elles étaient conservées dans les armoires des différents services. Les documents des années passées allaient dans de grandes armoires murales et les documents plus anciens étaient même stockés dans un entrepôt à rayonnages de grande taille, afin de satisfaire aux exigences légales. L'espace utilisé par ces archives papier ainsi que le temps nécessaire pour rechercher un document, posaient problème. La difficulté n'était pas tant de trouver les documents, mais la nécessité pour les différents services de travailler de concert : les employés travaillant sur un même projet devaient aller chercher séparément les bordereaux de livraison, les contrats, les résultats de test ou les comptes rendus de mesures dans les services concernés, les photocopier et trouver de la place sur leur bureau pour placer tous ces documents. En revanche, il n'y avait aucune garantie que toutes ces informations étaient bien à jour.
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L'objectif de l'intégration du système de GEIDE était de permettre un accès rapide à des informations à jour depuis tous les postes de travail. La volonté
d'archiver, les documents commerciaux et les comptes rendus de test produits par la société en vue d'éventuels contrôles, a également constitué un argument décisif. En effet TECHNO COLOR monte également des pièces de sécurité pour voitures. Afin de refléter numériquement l'intégralité des processus, il fallait comprendre le transit des documents papier entre les différents services impliqués dans chaque projet. Au préalable, il a fallu déterminer précisément l'origine et la destination des informations.
Les documents
Chaque année, environ 250 000 documents sont produits et doivent être archivés automatiquement sans occuper trop d'espace. Les documents entrants sont au format papier et les documents sortants sont importés depuis le Progiciel de Gestion Intégré (ERP) B2 de Bäurer. Les données produites par un programme de saisie des données de mesure sont également archivées automatiquement.
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| Solution |
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Cette société archive aujourd'hui automatiquement jusqu'à mille documents par jour. Tous les employés ont ainsi accès en permanence aux versions à jour des informations. Un système de gestion des processus de travail (Workflows) intégré dans DocuWare accélère le déroulement des processus. |
| Processus |
Saisie des documents entrants ou sortants
Tous les documents entrants, par exemple les bordereaux de livraison ou les factures, reçoivent un code barre, sont numérisés et archivés, de manière entièrement automatisée. Les documents sortants créés à l'aide du Progiciel de Gestion Intégré (ERP), tels que les bordereaux d'expédition, les commandes, les factures, les documents de fabrication ou les rapports de laboratoire, sont archivés automatiquement grâce au module DocuWare COLD/READ. Les données créées en file d'attente lors de l'impression des documents sont importées et les mots clés d'indexation sont extraits pour permettre d'effectuer des recherches ultérieures. L'archivage et la recherche laborieux ne sont plus nécessaires car les archives sont accessibles depuis tous les postes de travail. En archivant numériquement les 1 000 documents créés chaque jour, la société a la possibilité de réaliser des économies considérables en papier et en espace de stockage.
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Gestion intégrée des processus de travail (Workflows)
Le système de gestion des processus de travail par Internet intégré dans DocuWare accélère le traitement des documents. Lorsqu'un certain type de document, par exemple une facture entrante ou un bordereau de livraison, est archivé, un processus de travail est automatiquement créé. Les documents correspondants enregistrés dans les archives sont disponibles directement sur l'écran des utilisateurs concernés. Les processus de traitement sont définis avec précision et les utilisateurs ont la possibilité de voir clairement la tâche qui leur est attribuée et son état d'avancement. Une
fois la tâche accomplie, le document est automatiquement transmis aux autres
utilisateurs devant le traiter. Le système de gestion des processus de travail a été introduit dans le service d'assurance qualité. De nombreux services collaborent dans ce domaine. Il s'agit par conséquent de prendre en compte les exigences du client ainsi que les exigences internes.
Archivage des e-mails
Grâce à DocuWare, TECHNO COLOR peut réagir très rapidement aux nouvelles dispositions légales. Étant donné que le courrier électronique est considéré comme de la correspondance commerciale, il sera bientôt obligatoire de le conserver. Depuis quelque temps, TECHNO COLOR teste l'archivage automatique des e-mails sur quelques postes de travail. L'utilisateur ne peut pas supprimer les messages car le système l'oblige à les archiver. Cependant, il peut définir des critères pertinents d'indexation et décider en conséquence dans quel secteur effectuer l'archivage, ce qui permet de retrouver les messages plus facilement. Cela a également permis de réduire fortement le nombre de messages indésirables.
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| Détail des avantages |
Le bilan
Les responsables de TECHNO COLOR sont convaincus des avantages de DocuWare. Les processus de travail entre les services fonctionnent beaucoup mieux, les employés passent moins de temps à effectuer des copies, à passer des coups de téléphone ou à faire des allers-retours entre les services car ils disposent toujours d'informations à jour.
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Les avantages
En plus des économies réalisées et de la qualité améliorée, le principal avantage de l'introduction de DocuWare est l'amélioration de la transparence dans les processus de travail, particulièrement bénéfique pour l'assurance qualité de la société. Depuis le milieu de l'année 2004, la quasi-totalité des services de la société utilisent avec succès le système de GEIDE.
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| Témoignages clients |
Christian Haimerl,
Directeur informatique:
L’archivage
systématique des e-mails a eu un
effet positif : les multiples
transferts de messages contenant
des images ou des pièces jointes
superflues ont diminué de façon
significative.
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| Objectifs |
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Archivage d'environ 1 000 documents par jour |
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Transparence des processus |
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Archivage sûr des comptes rendus de test en cas de contrôle |
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Accès à des informations à jour depuis le poste de travail |
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| Avantages |
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Economie d'espace de stockage |
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Processus accélérés |
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Amélioration du service |
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Riferimenti