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 v   “Le facteur déterminant pour la mise en place d´un système d’archivage électronique (SAE) fut cependant la volonté d´améliorer sans cesse nos processus métier.“

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 v   Bien qu´un réel besoin métier existait, il n´y avait pas de pression particulière sur Prophete. Christian Grochtman décida donc de mettre en place et d´intégrer graduellement le stockage centralisé des documents tout en le substituant aux processus de traitement papier existants. Lors d´une réunion de 3 jours d´un groupe de travail avec DocuWare, les aspects les plus importants du projet de GEIDE furent définis. Après l´installation du serveur DocuWare, il y eu une phase pilote de 2 mois pendant laquelle toutes les structures de données et champs furent clairement définis, et mis au point de manière appropriée, avant l´entrée en service de l´archivage électronique.

Description du processus et les types de documents

Dans un premier temps, différents départements de Prophete ont été équipés avec des scanners et ils ont numérisé un grand nombre de documents. “Aujourd´hui, nous avons plus de 10 scanners disponibles, ainsi que nos 4 imprimantes laser multifonctions Kyocera KM-4050,“ explique Christian Grochtman. Les documents numérisés vont des listes des prix aux listes de colisage avec les signatures des employés des entrepôts, en passant par des fichiers sur le personnel et les clients. Tout le cycle de prise de commande a été aussi reproduit dans la GEIDE. Selon Christian Grochtman, quelques 25 différents types de documents tels que des documents créés numériquement, les bordereaux de livraison ou les factures en sortie ont été archivés.

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 v   A la différence de la méthode précédente de numérisation tardive où un employé pouvait passer beaucoup de temps à examiner un document papier, les documents sont désormais traités dès le départ dans le processus numérique. Un expert du département des achats finalise le traitement d´un document entrant en ajoutant des données propres à l´entreprise. Puis, cet employé effectue un pré-traitement, et enfin, il envoie la facture pour révision et approbation à quelqu´un qui valide son réglement. Pendant le traitement d´une facture, d´autres informations comme le numéro de compte et les modalités de paiement sont ajoutées. Si le document soumis est approuvé, alors son statut est changé en « exact dans les faits et numériquement ». Ce document est alors diffusé et envoyé à la comptabilité. Cette dernière va alors entrer les informations dans l´application ERP et vérifier que le paiement est bien effectué.

Archivage du courrier électronique

Prophete prend aussi en compte les lois et directives qui portent sur l´archivage des e-mails associés à l´activité commerciale. ”Pour des raisons de protection des données, nous n´effectuons pas d´archivage général des courriers électroniques et nous ne stockons que les courriels pertinents,” explique Christian Grochtmann.

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 v   “Ce qui est essentiel, c´est la capture automatique par la solution de données importantes dans un document comme le numéro de client, le numéro de facture, le montant…, et ceci alors qu´environ 100 notes d´avoir arrivent chaque jour. Après une analyse couronnée de succès, les documents numérisés sont classés en catégories puis archivés. Au niveau de l´archivage, un Workflow automatique est lancé qui rend possible le traitement des notes d´avoir dans son intégralité jusqu´à l´enregistrement du paiement sur un compte,“ explique Christian Grochtmann. La surcharge de travail a significativement diminuée. Pour l´enregistrement de 100 notes d´avoir, y compris le temps passé à examiner et corriger les erreurs (en moyenne 8 champs sont lus par document), un employé devrait mettre environ 1 heure et demie. Avec la nouvelle procédure, environ 1 heure de travail est économisée par jour. Du temps en plus pour fournir aux clients un service toujours meilleur !