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 v   Pour sortir de ce dilemme, la solution s‘est présentée d‘elle-même : numériser systématiquement tous les processus commerciaux à destination d‘une archive électronique documentaire centralisée. La décision d‘adopter ce système a coïncidé avec le début de la crise économique mondiale. « Pour nous, il était clair que l‘année 2009 serait porteuse de ruptures franches, surtout dans le secteur des articles en acier. Pour autant, il n‘a jamais été question de repousser l‘investissement, au contraire : nous voulions profiter de cette période de déprime économique pour restructurer partiellement notre organisation afin de sortir renforcés de la crise » explique M. Waegeman.

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 v   L‘objectif était la numérisation de la quasi-totalité des documents à l‘échelle de l‘entreprise, à commencer par les demandes de devis, les certificats matière, les commandes, les nomenclatures et les bons de livraison, jusqu‘aux factures reçues et aux quelque 53 000 factures émises annuellement. Il fallait également intégrer dans l‘archive électronique documentaire centralisée les e-mails et fax reçus par le biais du serveur de fax TOBIT en veillant à les rapprocher des documents appropriés. Il a été par ailleurs prévu de reconstituer l‘historique documentaire de chaque projet, depuis le bon pour accord de la commande jusqu‘au bon de livraison. Sachant que le processus de traitement d‘un projet dans le secteur des articles en fer diffère sensiblement de celui des articles en acier, il s‘agissait donc de développer des diagrammes de traitement complexes avant de les implémenter dans l‘architecture numérique.

Le projet GEIDE a débuté en octobre 2008. Quelque 30 employés de la centrale d‘Anvers ainsi que des filiales de Mol et d‘Hemiksem ont alors accès à l‘archive numérique. 13 employés qui utilisent quotidiennement et de façon intensive l‘archive documentaire se voient équiper d‘un deuxième écran de 24 pouces. Les trois sites sont également pourvus d‘un scanner Fujitsu haut de gamme de type FI-6230. Le poste de réception du courrier centralise les documents papier comme les factures reçues, les bons de livraison acquittés et les nomenclatures ; la classification des documents entrants se fait au moyen de codes barres autocollants. Certaines quittances et nomenclatures sont imprimées d‘office avec le code barre, transmises aux magasiniers et agrémentées le cas échéant de précisions manuscrites. Elles sont ensuite scannées et classées dans le dossier idoine grâce à leur code barre.

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 v   M. Waegeman en convient aujourd‘hui : au vu des structures d‘organisation existantes, la fenêtre temporelle très étroite prévue à l‘origine s‘est révélée trop ambitieuse pour l‘équipe projet tricéphale. « L‘intégration du serveur DocuWare sous Windows dans un environnement IBM System i, la configuration des divers systèmes de fax au sein d‘un serveur fax centralisé, et les innombrables petites adaptations logicielles nécessaires, notamment pour les employés qui travaillent avec Open Office à la place de Microsoft Office, n‘ont pas posé de problème mais se sont révélées plus complexes, et donc plus longues que prévu » précise M. Waegeman. Il a également été nécessaire, poursuit-il, de revoir la budgétisation suite à la décision prise par les responsables de Metalen-Galler pendant l‘implémentation de rajouter certaines fonctionnalités à celles prévues à l‘origine afin d‘accroître encore l‘efficacité des processus. À ce titre, plus d‘employés sont intégrés au projet, d‘où l‘achat de licences et d‘écrans supplémentaires. Une décision qui a bien sûr une incidence sur l‘amortissement : là où l‘on tablait à l‘origine sur un retour sur investissement en un an, Bart Waegeman admet qu‘il faudra finalement deux ans compte tenu des investissements réalisés.