|
|
 |
| Témoignages clients |
| Grâce à Docuware, effectuez une recherche dans notre base de données parmi nos références dans le monde entier. Il vous suffit de sélectionner le secteur ou le produit qui vous intéresse, recherchez une entreprise que vous connaissez ou laissez simplement les champs vierges pour afficher la liste complète de nos références. Quel que soit votre recherche, vous trouverez facilement une information pertinente à votre besoin. |
| |
| Présentation de cas |
| Sélectionnez dans la liste le cas qui vous intéresse pour obtenir de plus amples informations. |
|
|
| Independent School District 196 |
|
|
Grâce à DocuWare, l'académie scolaire Independent School District 196 a rationalisé ses procédures de recrutement et de gestion des ressources humaines. Les CV des candidats, indexés et archivés électroniquement, sont accessibles aux directeurs des 31 écoles de l'académie. Ils peuvent rechercher et consulter les candidatures en ligne et s'assurer ainsi que les candidats correspondent bien aux profils recherchés. DocuWare a ainsi donné à l'académie les moyens d'optimiser l'utilisation de ses ressources en permettant aux responsables de se concentrer sur leur mission pédagogique.
|
| Pays: |
USA |
| Secteurs: |
Education |
| Applications: |
Ressources Humaines
|
| < |
|
v
L'Independent School District 196 est une académie scolaire regroupant des établissements scolaires publics qui accueillent des enfants jusqu'à l'âge de douze ans, situés dans la banlieue sud des Twin Cities, à savoir Minneapolis et Saint Paul, dans le Minnesota. S'étendant sur une superficie de près de 300 km², l'académie compte plus de 28 000 élèves inscrits dans 31 écoles et constitue l'un des principaux employeurs de la région, avec plus de 3 500 salariés à temps complet et partiel, ainsi que huit organismes syndicaux.
|
| Exigences et contexte de mise en œuvre |
Le processus de travail
Avec 31 écoles, le service des RH de l'académie reçoit et traite des candidatures et des CV en permanence. Auparavant, lorsqu'un poste était à pourvoir, le directeur ou le responsable du recrutement devait se rendre au bureau de l'académie et rechercher manuellement dans les piles de CV le candidat au profil voulu. Compte-tenu de la taille de l'académie et du volume considérable de candidatures à consulter, les directeurs étaient obligés de passer de longues heures hors de leurs établissements à la recherche d'un candidat. Avec ce système de traitement papier, le service des RH prêtait la copie originale du CV au directeur le temps qu'il la consulte. L'inconvénient majeur de ce système était que les CV ne pouvaient être empruntés que par un seul directeur à la fois et, parfois, n'étaient pas retournés avant plusieurs semaines au bureau de l'académie.
v
De plus, le service des RH était continuellement occupé à gérer et à mettre à jour les dossiers papier des employés. En tout, le service passait 10 à 12 heures par semaine à rechercher et classer les dossiers. Les dossiers des employés étaient classés dans treize armoires verrouillées, dans une salle commune située près du service.
Les exigences
L'académie souhaitait mettre en place une solution de Gestion Electronique Documentaire. Au début, le but était de trouver une solution qui rationaliserait les procédures d'embauche et permettrait aux responsables du recrutement de rechercher les candidats selon leurs qualifications. Il fallait également améliorer le niveau de sécurité des dossiers des employés et simplifier leur gestion. Le projet à long terme était l'abandon du microfilm pour le stockage des copies des élèves et autres archives au profit du format électronique, plus accessible et facilement imprimable. La solution était la mise en place d'un système flexible, capable de s'adapter aux besoins d'archivage croissants de l'académie.
|
| Solution |
C'est la société AMI Imaging Solutions Partenaire Agrée DocuWare, qui a mis en place la solution DocuWare pour l'Académie 196. Le service des RH a travaillé en collaboration avec AMI pour définir les champs d'indexation en fonction des types de recherches d'informations qui étaient formulées.
v
La GED a rationalisé la procédure de recrutement de l'académie. Aujourd'hui, les candidatures, les CV et les lettres de recommandation sont numérisés et indexés manuellement par nom, diplômes et compétences pédagogiques. Ils sont ensuite stockés dans l'armoire d'archivage électronique DocuWare dénommée « Candidats ». Pour trouver le bon profil, il suffit d'accéder à cette archivage en ligne et de cibler sa recherche en fonction des qualifications spécifiques requises.
L'archivage dans DocuWare des dossiers de candidature fut un tel succès que le service des RH a converti au format électronique les dossiers papier de tous les employés (ceux toujours en activité, ceux dont le contrat a pris fin et ceux à la retraite).
L'utilisation de DocuWare s'est étendue à tous les services de l'académie. Aujourd'hui, le système est utilisé pour les dossiers d'inscription et les copies des élèves, pour les archives de l'éducation spécialisée et du bureau du conseil à l'éducation, ainsi que par les services comptable et de l'équipement.
|
| Détail des avantages |
Les avantages pour les employés
L'organisation tout entière a bénéficié des avantages de DocuWare. Sur le plan individuel, les directeurs et les responsables du recrutement ne perdent plus de temps à se rendre au bureau de l'académie et à trier les candidatures. La recherche et le tri des CV peuvent se faire depuis l'établissement scolaire ou le domicile, ce qui permet aux directeurs de consacrer plus de temps à leur école et à leurs élèves. De plus, la simplification de la procédure de recrutement permet de réduire le niveau de stress des employés.
v
Les avantages pour les services
Le passage à la GED a permis au service des RH d'améliorer la protection des informations confidentielles des employés, grâce aux fonctions de sécurité de DocuWare. Avant l'introduction de DocuWare au service des RH, la gestion des dossiers des employés prenait 10 à 12 heures par semaine. Aujourd'hui, le service des RH consacre à peine quatre heures par semaine à la numérisation des documents et l'accès aux fichiers est quasi-instantané. Ce système de base de données en libre accès permet au personnel du service des RH de travailler plus efficacement et de se concentrer sur ses véritables priorités au lieu de gérer les emprunts de CV. Les demandes de vérification des références d'un candidat peuvent être facilement traitées par téléphone. Lorsque quelqu'un est embauché, DocuWare permet un transfert facile des documents de l'armoire « Candidats » à l'armoire « Employés ». De plus, le personnel du service des RH peut plus facilement se garantir de la conformité aux règlementations internes et aux lois nationales concernant les nombreuses formalités et procédures à accomplir pour les dossiers des employés.
« Les dossiers de nos employés sont maintenant accessibles à tous, et en
simultané », affirme Suzy Klein. « C'est la fonction de DocuWare la plus utile.
On passait au minimum 20 minutes à chercher un dossier dans le service. Le
dossier se trouvait généralement sur un bureau et si la personne était en
réunion, il fallait attendre son retour pour le récupérer. Maintenant, on ne
classe plus et on n'attend plus, c'est formidable. »
Les avantages pour l'académie
Grâce à DocuWare, plusieurs responsables peuvent consulter un même CV simultanément, toutes les candidatures sont donc prises en compte, quelle que soit la fréquence et la durée de consultation des CV garantissant ainsi une meilleure adéquation entre le profil recherché et le poste à pourvoir L'archivage électronique permet à l'académie de stocker les dossiers des employés indéfiniment. Le retrait des armoires d'archivage papier du service des RH du bureau de l'académie a permis de gagner de la place et d'installer un ordinateur offrant aux employés l'accès à leur propre dossier.
L’Académie 196 stocke une copie de ses documents dans un endroit écurisé. Le stockage électronique coûte 14 fois moins cher que le stockage papier ou par microfilm.
L'académie a ainsi fait des économies sur les frais de recrutement ainsi que sur tous les coûts en découlant, notamment ceux liés aux obligations juridiques, et a réalisé des gains de temps en utilisant des outils mieux adaptés permettant d'attribuer d'emblée le poste à pourvoir au bon profil.
La mise en place de DocuWare aide l'Académie 196 à se concentrer sur sa mission pédagogique consistant à aider les élèves à développer pleinement leur potentiel. L'utilisation optimisée des ressources permet de recruter les meilleurs enseignants et employés et de consacrer plus de temps à l'éducation des élèves.
|
| |
| Témoignages clients |
Tom Voigt,
Coordinateur au service informatique:
Un directeur d'école peut très facilement décider d'attribuer un poste. Il n'a nas besoin de se rendre au bureau de l’académie pour passer en revue des documents sur papier pendant des heures. Certains directeurs d'école consultent les C.V. de chez eux. DocuWare leur permet de rechercher un nstituteur diplômé pour enseigner à l'école élémentaire ou de consulter les C.V. en fonction des années d'expérience cadrant avec nos impératifs budgétaires. DocuWare n'a pas seulement permis de gagner du temps au niveau de la gestion administrative de l'académie, mais a aussi contribué par son efficacité à l'amélioration de chaque école.
|
|
| Objectifs |
|
Diminution du temps de recherche et de classement des documents |
|
Rationalisation de la procédure de recrutement |
|
Amélioration du niveau de sécurité et de la maintenance des dossiers des employés |
|
Gestion simplifiée des dossiers des employés |
|
| Avantages |
|
Accès simultané aux candidatures, pour un meilleur placement des employés |
|
Gestion des ressources humaines efficace, avec des données accessibles à partir de l'ensemble de l'académie |
|
Archivage sécurisé des dossiers confidentiels des employés |
|
|
|
Kunden - 
Customers - 
Clientes - 
Témoignages clients - 
Riferimenti