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| Témoignages clients |
| Grâce à Docuware, effectuez une recherche dans notre base de données parmi nos références dans le monde entier. Il vous suffit de sélectionner le secteur ou le produit qui vous intéresse, recherchez une entreprise que vous connaissez ou laissez simplement les champs vierges pour afficher la liste complète de nos références. Quel que soit votre recherche, vous trouverez facilement une information pertinente à votre besoin. |
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| Présentation de cas |
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| Exigences et contexte de mise en œuvre |
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Chaque mois, le spécialiste espagnol de la logistique, du transport et de la distribution doit traiter plus de 90 000 justificatifs papier. « Les bordereaux de livraison et les reçus des clients correspondant à la prestation de transport fournie, ainsi que les factures établies, remplissaient des étagères entières de nos bureaux. Parfois, on trouvait également plusieurs copies d'un même justificatif », se souvient Marcos Fierro, membre du comité de direction et responsable informatique. Christian Salvesen Gerposa ne peut émettre la facture définitive à un client que lorsqu'un justificatif de transport sous la forme d'un reçu client signé est fourni par le chauffeur. Ensuite, les employés responsables de chaque com-mande doivent classer les bordereaux de livraison correspondants. Cela posait notamment problème lorsque la commande comprenait plusieurs prestations partielles, entraînant un surcroît de travail de recherche. Un contrôle rapide en entrée et un enregistrement de ces documents après le transport constituaient par conséquent deux points prioritaires à régler. « Rien que pour l'enregistrement des documents entrants et leur transmission, nous avions besoin de deux employés à temps plein », relève Marcos Fierro. Les requêtes par téléphone émanant des clients ou d'autres filiales entraînaient par ailleurs des recherches supplémentaires et les rappels occasionnés faisaient perdre beaucoup de temps. Les durées d'attente et de recherche, ainsi que la perte de documents n'étaient plus acceptables ; et venir à bout de montagnes de documents papier était devenu tout simplement impossible dans des conditions normales. Les exigences auxquelles devait répondre le système de GEIDE étaient clairement définies : la solution se devait d'être simple afin que, tant les clients que les filiales, puissent effectuer des recherches dans les archives centralisées, sans avoir à suivre de formation intensive. Par ailleurs, outre la réduction substantielle de la durée de recherche, d'enregistrement et de classement, la nécessité d'un archivage centralisé était impérieuse. Enfin, il était impératif de pouvoir numériser plus de cinq millions de documents. |
| Solution |
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Aujourd'hui, dans l'entreprise Christian Salvesen Gerposa, tous les bordereaux de livraison générés par le Progiciel de Gestion Intégré de l'entreprise, de même que les reçus des clients non encore remplis sont dotés d'un code-barres que le logiciel AS/400 imprime directement sur les documents. Dans le même temps, le code-barres sert de numéro de commande interne pour ce mouvement de transport. Ces documents accompagnent le chauffeur et la marchandise à transporter lors du voyage. Lors de la remise de la marchandise, ces documents sont remplis par le client et servent de justificatifs de la prestation de transport fournie, ainsi que de base pour établir la facturation. À la réception des marchandises, ils sont remplis par le client, puis remis par le chauffeur à la centrale de la société Christian Salvesen Gerposa. C'est là que sont aujourd'hui numérisés tous les justificatifs pour l'archivage dans les archives centralisées. DocuWare reconnaît le code-barres interne et obtient toutes les informations nécessaires du Progiciel de Gestion Intégré de l'entreprise concernant la commande, comme le nom du client, le lieu de départ et d'arrivée de la marchandise ou la date d'enlèvement et de livraison. Ces informations servent de termes d'indexation, grâce auxquels chaque personne autorisée peut retrouver facilement et rapidement les justificatifs dans les archives centralisées. Dès qu'un reçu client a été archivé, attestant ainsi de l'exécution de la prestation de transport de Salvesen Gerposa, le système comptable modifie automatiquement le statut de la commande client afin d'indiquer qu'elle est prête à facturer. L'employé chargé du dossier reçoit une notification à l'écran et peut alors établir la facture correspondant à cette commande. |
| Détail des avantages |
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Les durées d'attente et d'arrêt chez Christian Salvesen Gerposa ont entièrement disparu grâce à DocuWare. Alors qu'autrefois, deux employés étaient occupés exclusivement à l'enregistrement, à l'archivage et à la transmission des justificatifs de transport au service de facturation central, l'entreprise peut aujourd'hui économiser les nombreuses heures dévolues à ces activités. Le service comptable est immédiatement informé par DocuWare lorsqu'une facture peut être émise ; de même, l'archivage des documents s'effectue entièrement automatiquement. Les avantages sont nombreux : l'établissement rapide des factures permet de réaliser des économies. Les fastidieuses procédures d'enregistrement des documents en entrée ou la possible perte de documents par voie postale interne appartiennent désormais au passé. Alors qu'autrefois seuls huit employés des services administratifs avaient accès aux factures papier archivées, il est aujourd'hui permis à chaque personne autorisée, quel que soit son lieu de travail, d'accéder aux documents souhaités dans les archives centralisées. L'employé peut désormais rester à son poste de travail, sans devoir attendre de réponse du service comptable. Même les utilisateurs externes, tels que les clients ou les entreprises mandatées, peuvent accéder à leurs propres documents via Internet. Depuis la page d'accueil de Christian Salvesen Gerposa, il est possible de rechercher ses “propres“ justificatifs dans les archives centralisées après saisie d'un identifiant et d'un mot de passe. Grâce à l'intégration avec Sharpnet, un logiciel de suivi du transport, le client peut afficher tous les bordereaux de livraison et les factures correspondant au transport, après saisie de son numéro de commande. Le service clientèle a été considérablement amélioré car les appels à la centrale de gestion n'ont plus lieu d'être. Il va de soi que le système d'octroi de privilèges d'accès aux utilisateurs de DocuWare empêche l'accès non autorisé par des clients ou des entreprises à des documents ne les concernant pas. Comme le résume Marcos Fierro, responsable du service informatique: « La convivialité du système de GEIDE a permis son acceptation rapide par tous les utilisateurs. L'investissement de 29 500 euros au total a déjà été rentabilisé au bout de six mois. » |
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| Témoignages clients |
Marcos Fierro,
Membre du comité de direction et responsable informatique:
"Chaque mois, nous devons traiter plus de 90 000 justificatifs papier. Grâce à l'intégration du Progiciel de Gestion Intégré à DocuWare, nous pouvons non seulement améliorer la productivité et la compétitivité de notre entreprise, mais aussi et surtout le service client."
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| Objectifs |
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Archivage de plus de 90 000 justificatifs papier par mois |
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Accès par les clients aux archives centralisées via Internet |
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Optimisation des processus |
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| Avantages |
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Grande qualité du service client |
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Économie de temps et d'argent |
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Recherche des justificatifs via Internet |
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Disparition des archives papier |
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