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CEWAG
		Depuis plus de 75 ans, la société suisse CEWAG AG produit des bétons et matériaux isolants haut de gamme. Grâce au déploiement d’un système d’archivage centralisé, cette entreprise implantée de longue date démontre les bénéfices d’une synergie entre transactions commerciales et technologies modernes
Pays:		La Suisse
Secteurs:		Industrie
Applications:		Contrôle de Gestion, Logistique, Production, Achats, Assurance de la Qualité, Etendu à l'ensemble de l'entreprise, Archivage des e-mails, Utilisateurs mobiles, Workflow
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> en savoir plus v « La société CEWAG est fière de pouvoir proposer des produits 100 % suisses. Dans la mesure du possible, nous utilisons des matériaux locaux comme du ciment, du gravier et du bois. » Cette déclaration des responsables de la société est caractéristique de la conscience professionnelle qui anime cette entreprise familiale, très soucieuse de la qualité de ses produits mais aussi du respect de l’environnement. Autant de facteurs qui ont valu à CEWAG AG, sise à Düdingen près de Fribourg en Suisse, une réputation nationale d’excellence au fil de son histoire. Les 40 employés de CEWAG ont à leur actif de nombreux projets spectaculaires dont les canaux d’assèchement du tunnel de voie ferrée du Simplon. Actuellement, CEWAG s’apprête à livrer des produits pour la construction du pont de la Poya, un pont haubané moderne près de Fribourg.

Exigences et contexte de mise en œuvre

Un objectif ambitieux qui, Hansjörg Siffert est forcé d’en convenir, n’est plus envisageable de nos jours sans la mise en œuvre de solutions informatiques modernes. Parallèlement à l’augmentation de son chiffre d’affaires, CEWAG AG a vu le volume de papier utilisé croître de façon vertigineuse. C’est pourquoi courant automne 2006, elle a cherché une solution visant à numériser sa gestion. Le service comptabilité de CEWAG AG compte dix employés qui traitent chaque mois de 1 500 à 2 000 pièces comptables : devis, factures mais aussi appels d’offres complexes, confirmations de commande, bons de livraison, notes de crédit, encaissements et décaissements divers. « La collecte d’informations était fastidieuse et ralentissait le traitement de chaque dossier, la salle des archives était à la limite de sa capacité de stockage. C’est pourquoi nous avons décidé de mettre en œuvre un système de gestion documentaire » précise M. Siffert.

Solution

À l’issue de recherches exhaustives sur Internet, dans la presse spécialisée et les salons professionnels, accompagnées d’un examen approfondi de projets témoins, CEWAG AG a porté son choix sur DocuWare. Les critères décisifs en faveur de ce système de GEIDE, souligne M. Siffert, étaient d’une part son intégration native au progiciel de gestion Sage 200, de l’autre la possibilité de modéliser les processus les plus complexes sous forme de flux de documents sur mesure. « Outre l’archivage sécurisé des pièces comptables – la législation suisse prévoit une période de rétention de dix ans – notre priorité était d’automatiser et donc d’optimiser les processus de traitement » indique Hansjörg Siffert.

v L’implémentation de DocuWare s’est faite en deux étapes. Les intervenants (la SSII administrant les systèmes informatiques de CEWAG et le partenaire DocuWare local) ont travaillé en étroite collaboration afin de définir et coordonner les mesures nécessaires à la mise en œuvre d’un profil correspondant au cahier des charges du client. C’est le changement d’année 2006/2007, période de relâche commerciale, qui a été choisi pour l’implémentation. Une mesure de précaution judicieuse mais rétrospectivement superflue dans la mesure où l’installation s’est effectuée sans aucun problème grâce à un travail préparatoire rigoureux. La première étape a été l’installation du serveur DocuWare ainsi que de deux licences clients, suivie de l’intégration du système de GEIDE au progiciel de gestion Sage, qui prend en charge tous les processus économiques de CEWAG en matière d’achats, ventes, comptabilité et logistique. Ainsi, les documents produits (bons de livraison, factures clients, etc.) peuvent être placés d’une simple pression sur une touche dans l’archive documentaire centralisée, tout en conservant l’interface visuelle à laquelle l’utilisateur est habitué. Dans le cadre de l’implémentation, les postes de travail des employés du service comptabilité ont en outre été équipés de grands écrans 21 pouces ainsi que d’un graveur de DVD destiné à effectuer automatiquement des sauvegardes physiques régulières des archives numériques.

La deuxième étape, organisée début 2009, consistait à numériser les documents entrants comme les factures et bons de livraisons acquittés et signés par le client. Dans cette optique, le poste de réception du courrier a été pourvu d’un scanner de type Böwe Bell+Howell. Les factures entrantes, pourvues d’un code barre autocollant, sont ainsi numérisées et préenregistrées dans le progiciel de gestion intégré. Un employé chargé de comptabiliser les documents dans le poste Factures fournisseurs préenregistrées spécifie ensuite comment traiter chaque document en fonction du fournisseur au moyen de processus automatisés et clairement définis. Ainsi, il est possible de définir les services qui doivent valider la facture pour en autoriser le paiement. « L‘automatisation des processus de validation des factures entrantes permet non seulement plus de transparence dans le traitement, puisque le statut de chaque document est disponible d‘une simple pression sur une touche, mais aussi d‘accélérer sensiblement la procédure. Nous avons ainsi l‘assurance de respecter les délais d‘escompte généralement courts de notre secteur d‘activité » affirme Hansjörg Siffert.

Détail des avantages

De l’aveu de M. Siffert, l’objectif fixé a été atteint en totalité. Cette réussite est due en bonne partie à la coopération des employés concernés qui ont depuis le début participé activement à l’élaboration et à la création de l’archive documentaire. « Nos clients apprécient beaucoup nos services, notamment quand nous leur offrons une vérification supplémentaire de leurs bons de livraison. Tous les documents sont accessibles en quelques secondes, d’une simple pression sur une touche. Mention spéciale à la recherche plein texte qui permet de trier les documents par chantier ou projet. Et l’automatisation des processus permet également des économies substantielles lors de la vérification des comptes », ajoute Hansjörg Siffert qui dresse un bilan positif sur toute la ligne.

v Préalablement à l’implémentation, CEWAG n’avait établi aucune prévision concrète de retour sur investissement. Malgré tout, Hansjörg Siffert conclut que l’amélioration en termes d’efficacité de traitement apportée par le système de GEIDE et les économies d’espace d’archivage ont permis d’amortir en un an le coût du projet. Fort de ce bilan positif, il compte poursuivre dans cette direction : Hansjörg Siffert prévoit à long terme d’effectuer un archivage de la messagerie électronique, et à moyen terme d’intégrer à l’archive documentaire centralisée les devis et bons de livraison des fournisseurs ainsi que les documents contractuels importants de la société. « Dans le cadre d’une analyse interne, nous examinons le potentiel économique et qualitatif de ces solutions et nous les mettrons en œuvre si les résultats sont concluants » termine M. Siffert.

Témoignages clients

Hansjörg Siffert,
Directeur financier:

L’automatisation de la gestion documentaire permet non seulement de rationaliser, mais aussi d’accélérer sensiblement le
traitement des factures reçues. Ainsi, nous respectons les délais d’escompte très courts dans notre secteur d’activité et nous
réalisons des économies substantielles.

Objectifs