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| Kunden |
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| Überblick |
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| Anforderungen und Rahmenbedingungen |
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Insgesamt fallen in allen Kaufhäusern jährlich rund 80.000 Belege an. Früher wurden die Lieferscheine, Ein- und Ausgangsrechnungen, Gutschriftenanforderungen, Lieferantenretouren oder Filialaustauschbelege zuerst für einen bestimmten Zeitraum in den einzelnen Filialen in Ordnern gesammelt und danach in Archivräume nach Schleiz transportiert. Die Suche nach bestimmten Dokumenten – beispielsweise bei Kunden- und Lieferantenanfragen oder in Garantiefällen – war äußerst umständlich und zeitraubend, erklärt Guido Raddatz, EDV-Verantwortlicher und DMS-Projektleiter bei WEKA. „Jede Filiale hatte in Schleiz ihr eigenes Archiv. Eine Halbtagskraft war dort ausschließlich mit Ablage und Recherche beschäftigt.“ Bei Nachfragen mussten die Papierbelege herausgesucht und in die Filialen gefaxt werden. Insgesamt ein hoher Aufwand an Zeit und Kosten, den sich das Unternehmen sparen wollte. |
| Die Lösung |
Seit Oktober 2008 ist DocuWare im Kronacher Stammhaus und in den
angeschlossenen Kaufhäusern im Einsatz. Ein wichtiges Entscheidungskriterium war die problemlose Integration des DMS mit dem Warenwirtschaftssystem Intelligix, das auf einer IBM i5/Series läuft. Die Schnittstelle wurde vom autorisierten DocuWare-Partner aus Kulmbach realisiert.
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„Neben der Kompetenz des Systemhauses war der Preis ein weiteres Argument für DocuWare“, fasst EDV-Leiter Raddatz die Gründe für die Entscheidung zusammen.
„Unser erstes Ziel war ein zentrales Archiv für die jährlich circa 80.000 Belege“, sagt Guido Raddatz. Das DMS ist auf einem HP Server ProLiant DL360 installiert, als Speichermedien dienen Festplatten. Alle Kaufhäuser greifen über ein gesichertes VPN-Netzwerk via Internet auf den zentralen Dokumenten-Pool in Kronach zu. Zum Erfassen der eingehenden Papierbelege wurden insgesamt sechs Kodak-Scanner FJ 1200 angeschafft. Nach einer vierwöchigen Testphase in der Zentrale wurden die Filialen nacheinander an das digitale Archiv angeschlossen. Der standortübergreifende Zugriff auf den zentralen Dokumenten-Pool funktioniert reibungslos. „Das Arbeiten mit DocuWare ist für die Mitarbeiter sehr komfortabel“, bestätigt der IT-Experte. „Über DocuWare Web Client können sie die Dokumente direkt aus dem Warenwirtschaftssystem heraus aufrufen.“ Insgesamt arbeiten in den Kaufhäusern zehn Mitarbeiter der Abteilungen Wareneingang, Einkauf, Rechnungsbearbeitung und Buchhaltung mit dem DMS.
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| Die Vorteile im Detail |
Heute werden eingehende Lieferscheine sowohl in der Zentrale als auch in allen Standorten sofort nach Eingang mit Barcode versehen und gescannt. Die Verschlagwortung mit Daten aus dem Warenwirtschaftssystem erfolgt automatisch. Im zentralen Dokumenten-Pool abgelegte Lieferscheine stehen den Mitarbeitern sofort am Bildschirm zur Verfügung. So kann sich die Zentrale in Kronach beispielsweise schnell einen Überblick verschaffen, ob bestimmte Waren in einer Filiale bereits eingetroffen sind. „Eine wichtige Information, besonders bei aktuellen Werbeaktionen“, betont Guido Raddatz. Ebenso wie die Lieferscheine werden auch eingehende Rechnungen gescannt und archiviert. Zur Rechnungsprüfung wird bei diesem Vorgang gleichzeitig der zugehörige Lieferschein aufgerufen, die Daten überprüft und die Rechnung anschließend zur Zahlung freigegeben.
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Alle im Warenwirtschaftssystem generierten Dokumente werden als PDF-Files vollautomatisch in DocuWare archiviert. Dabei werden Belege wie Lieferscheinprotokolle, Warenaustauschbelege, Lieferantenretouren oder Gutschriftenanforderungen an Lieferanten unter Verwendung von Indexbegriffen aus dem Warenwirtschaftssystem verschlagwortet. Periodisch übernimmt dann ein automatisierter Job die Zusammenführung der Belege. Den Mitarbeitern stehen damit bei Nachfragen sämtliche zu einem Vorgang gehörige Dokumente auf Knopfdruck zur Verfügung.
Für mehr Transparenz und schnelleren Zugriff sorgt das elektronische Archiv auch im Bereich Vertragsmanagement. Sämtliche Miet- und Leasing-Verträge der Kaufhaus-Gruppe wurden mit allen Anhängen, Ergänzungen und Änderungen gescannt, automatisch verschlagwortet und elektronisch archiviert. Der Zugriff auf das Vertragsarchiv ist nur Berechtigten möglich. Über die Erinnerungsfunktion wird der jeweils zuständige Mitarbeiter rechtzeitig darüber informiert, wenn Fälligkeiten, Änderungen oder sonstige Termine anstehen. Ein schneller Überblick über Verpflichtungen und Laufzeiten ist somit jederzeit möglich. „Zwar mussten wir in dieses Archiv zuerst eine Menge Arbeit investieren, dafür lässt sich damit jetzt sehr viel Zeit sparen“, ist EDV-Leiter Raddatz zufrieden. „Diese Zeit kommt unseren Kunden zugute, indem sie einen exzellenten Service erhalten.“
Fazit
Mit DocuWare haben sich die Arbeitsabläufe im Unternehmen stark vereinfacht, der Informationsfluss zwischen den Filialen ist erheblich schneller und transparenter geworden. Die Mitarbeiter wissen das zu schätzen und stehen der Software sehr positiv gegenüber, berichtet Guido Raddatz: „Mit unserem Ziel, Kosten zu sparen und die Papierarchive zu beseitigen, haben wir gleichzeitig die Qualität unserer Arbeitsabläufe verbessert.“ Der Einsatz von DocuWare wird bei WEKA Kaufhaus Wittmann in Zukunft noch weiter ausgebaut. Derzeit wird ein Workflow erstellt, um für den Betrieb anfallende Kosten, die verschiedene Abteilungen abzeichnen müssen, einfacher und schneller prüfen zu können. Der modulare Aufbau von DocuWare bietet für den IT-Spezialisten Raddatz einen entscheidenden Vorteil: „Je nach Anforderungen unseres Unternehmens sind künftige Erweiterungen jederzeit möglich.“
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| Testimonial |
Guido Raddatz,
EDV-Verantwortlicher und DMS-Projektleiter:
„Früher war eine Halbtagskraft ausschließlich mit Ablage und Recherche beschäftigt. Heute erhalten unsere Mitarbeiter Dokumente auf Knopfdruck und können sich verstärkt den Kundenwünschen widmen – das wirkt sich positiv auf unseren Umsatz aus.“
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| Die Aufgabe |
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Abbau des Papierarchivs |
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Zentraler Dokumenten-Pool |
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Integration mit Warenwirtschaftssystem Intelligix |
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Verwaltung von Miet- und Leasingverträgen |
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| Nutzen |
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Archiv-Zugriff von allen Filialen via Web Client |
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Zeit- und Kostenersparnis |
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Besserer Service |
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Transparente Arbeitsabläufe |
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Riferimenti