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| Kunden |
| Durchsuchen Sie unsere Datenbank nach Referenzanwendungen mit DocuWare Software weltweit! Wählen Sie einfach die Branche, die Sie interessiert oder ein Produkt, suchen Sie nach Firmen, die Sie kennen, oder lassen Sie einfach alle Felder ohne Auswahl und sehen sich die komplette Sammlung an - egal wofür Sie sich entscheiden, etwas passendes ist bestimmt dabei! |
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| Überblick |
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| Anforderungen und Rahmenbedingungen |
Seit dem Jahr 1979 hatten sich beim Versorgungswerk rund zwei Millionen Dokumente angesammelt, die meterweise Schränke mit Hängeregistern füllten. Täglich kommen bis zu 500 neue dazu. Dabei handelt es sich unter anderem um Renten- und Steuerbescheide, Verdienstbescheinigungen und Entgeldnachweise von Architekten, die gesamte Ein-und Ausgangspost sowie zwei jährliche Rundschreiben an alle Mitglieder. Die Übersicht drohte verloren zu gehen. Eine unterschiedliche Systematik bei der Ablage sowie Mehrfach- und Falschablagen machten eine effiziente Mitgliederbetreuung zusätzlich immer schwieriger, da die Suche nach einem benötigten Dokument immer mehr Zeit in Anspruch nahm.
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In dieser Situation entschied sich die Geschäftsleitung für die Einführung eines Dokumentenmanagement-Systems zur elektronischen Archivierung sämtlicher Unterlagen. Die berechtigten Mitarbeiter sollten einfachen und schnellen Zugriff auf die gespeicherten Daten erhalten. Platzersparnis durch den Wegfall des riesigen Papierarchivs war ein weiteres entscheidendes Kriterium. Hinzu kam bei der Geschäftsleitung der Wunsch nach einer revisionssicheren Archivierung von Belegen. Eine weitere Voraussetzung war die Integration der neuen Software in die Anwendungssoftware der Architektenkammer.
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| Die Lösung |
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Mit Hilfe von DocuWare werden sämtliche Dokumente elektronisch archiviert und in einem gemeinsamen Dokumenten-Pool abgelegt. Dadurch haben die zugangsberechtigten Mitarbeiter unmittelbaren Zugriff auf alle benötigten Dokumente. |
| Der Prozess |
Archivierung
Die Eingangspost wird eingescannt und per E-Mail an die 15 Sachbearbeiter geschickt. Diese prüfen die Korrespondenz, versehen sie mit Stempel oder Anmerkungen und legen die Schriftstücke elektronisch ab. Die gesamte Ausgangspost und die zwei jährlichen Rundschreiben an alle 42.000 Mitglieder werden vollautomatisch in das DocuWare-Archiv übertragen und die archivierten Dokumente somit aktualisiert. Jede Nacht wird zudem ein Datenbankabgleich vorgenommen, bei dem die Änderungen an Mitgliederstammdaten registriert werden. Sämtliche Belege werden jeden Tag auf WORM revisionssicher archiviert.
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Recherchen
Bei Anfragen von Mitgliedern können die zugriffsberechtigten Mitarbeiter auf Knopfdruck jederzeit aktuelle Informationen zu einem Versicherten aus dem zentralen Dokumenten-Pool abrufen.
Fazit
Sämtliche Anforderungen an DocuWare wurden erfüllt: Durch die elektronische Archivierung der Dokumente konnte das umfangreiche Papierarchiv aufgelöst werden, der so entstandene Platz steht nun anderweitig zur Verfügung. Die mehrfache oder falsche Archivführung gehört ebenso wie die langen Suchzeiten der Vergangenheit an. Durch die gelungene Integration in die bereits vorhandene Software können Datensätze aus der Mitgliederdatenbank ausgelesen und Dokumente vollautomatisch archiviert werden. Die Dokumente sind nun schnell, einfach und sicher abrufbar und berechtigte Mitarbeiter können jederzeit darauf zugreifen; Belege werden revisionssicher mit WORM archiviert.
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| Die Vorteile im Detail |
Mit DocuWare werden die Dokumente in einem gemeinsamen Dokumenten-Pool abgelegt, dort sind sie jederzeit sofort einsehbar. Durch den automatischen Datenbankausgleich jede Nacht und die automatische Aktualisierung der archivierten Dokumente bei der Übertragung der Ausgangspost ins Archiv steht den Mitarbeitern stets der aktuellste Stand der Dokumente zur Verfügung. Die Mitarbeiter sparen somit viel Zeit bei der Ablage und Suche nach benötigten Unterlagen.
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Sie können Anfragen von Mitgliedern schneller und in größerer Anzahl beantworten und gewinnen Zeit für andere Aufgaben. Die revisionssichere Archivierung der Belege garantiert eine sichere Bereitstellung der Informationen. Dies ist insbesondere bei den Unterlagen unerlässlich, die als Grundlage für die Altersversorgung oder Versicherungsfälle dienen. Insgesamt hilft DocuWare den Mitarbeitern des Versorgungswerks, den Mitgliedern eine Kundenbetreuung auf höchstem Niveau zu bieten.
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| Die Aufgabe |
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Einfacher und schneller Zugriff auf die archivierten Dokumente |
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Besserer Kundenservice |
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| Nutzen |
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Deutliche Reduzierung des Suchaufwands |
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Besserer Informationsfluss |
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Bessere Dienstleistung |
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Kostenersparnis |
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Riferimenti