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| Prophete GmbH & Co. KG |
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Zweiradspezialist Prophete hat sich seit seiner Gründung in 1908 von einer Fahrradwerkstatt zu einem der führenden Herstellungs- und Großhandelsunternehmen entwickelt. Diesen Erfolg verdankt der Mittelständler nicht zuletzt seiner exzellenten Servicequalität und vorbildlichen Logistik. Ein elektronisches Unternehmensarchiv spielt dabei eine Schlüsselrolle.
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| Land: |
Deutschland |
| Branche: |
Handel / Großhandel |
| Einsatzbereich: |
Rechnungswesen, Kundendienst, Personalabteilung, Vertrieb, Unternehmensweit, E-Mail-Archivierung, Workflow
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Um sich langfristig erfolgreich am Markt zu behaupten, müssen Unternehmen die zentralen Kundenanforderungen nach Top-Produkten zu angemessenen Preisen, schneller Verfügbarkeit und hoher Servicequalität ins Gleichgewicht bringen. Moderne IT-Konzepte, die die Effizienz von Geschäftsprozessen ebenso steigern wie die Auskunftsfähigkeit in der Kommunikation mit Kunden und Vertriebspartnern, sind dafür unerlässlich.
Diese Erkenntnis führte 2006 beim Zweiradspezialist Prophete zu der Entscheidung, das unternehmensinterne EDV-Zentrum im westfälischen Rheda-Wiedenbrück um einen zentralen Dokumenten-Pool zu erweitern.
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| Anforderungen und Rahmenbedingungen |
Das weitgehend homogen mit HP-Servern und einer fünf Terabyte starken HP-Speicherlösung ausgestattete Rechenzentrum liefert als interner Dienstleister EDV-Services für alle Prophete-Unternehmen. Über breit-bandige Citrix-Terminalverbindungen greifen 220 Benutzer sowohl in Rheda-Wiedenbrück als auch im 200 Kilometer entfernten Oldenburg auf die unternehmensinternen Software-Applikationen zu.
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„Die kontinuierliche Vergrößerung unseres Unternehmens, nicht zuletzt durch Firmenübernahmen an unterschiedlichen Standorten in ganz Deutschland, machte ein zentrales Controlling zunehmend schwieriger“, erläutert Christian Grochtmann, Leiter Controlling und verantwortlicher DMS-Projektleiter. Um Akten schnell einsehen zu können, wurden viele Schriftstücke per Fax ausgetauscht, was die ohnehin steigende Papierflut weiter wachsen ließ. Durchschnittlich 4.000 Dokumente unterschiedlichster Art müssen pro Tag bearbeitet werden. „Ausschlaggebend für die Implementierung eines elektronischen Archivs war jedoch der Wunsch, zentrale Geschäftsprozesse kontinuierlich zu verbessern“, so Grochtmann.
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| Die Lösung |
Eine intuitiv zu bedienende Benutzeroberfläche, die problemlose Anbindung an das ERP-System Navision und die Möglichkeit, ein Workflow-Modul einzubinden, sprachen für DocuWare. „Auch beim Preis-Leistungs-Verhältnis und den einfachen Lizenzbedingungen hebt sich DocuWare positiv ab“, begründet Christian Grochtmann die Wahl.
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Da zwar Handlungsbedarf, aber kein akuter Handlungsdruck bestand, entschied sich Grochtmann für eine sukzessive Integration des zentralen Dokumenten-Pools in die bislang papierbasierten Geschäftsprozesse. Im Rahmen eines dreitägigen Workshops wurden mit dem nahe angesiedelten DocuWare-Partner die Eckpunkte des DMS-Projekts definiert. Nach Implementierung des DocuWare-Servers folgte eine zweimonatige Pilotphase, in der Datenstrukturen und -felder definiert und angepasst wurden, ehe das elektronische Archiv erstmalig operativ genutzt wurde.
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| Der Prozess |
In einem ersten Schritt wurden unterschiedliche Unternehmensbereiche mit Scannern ausgestattet und diverse Unterlagen digitalisiert. „Heute verfügen wir unternehmensweit über rund zehn Dokumentenscanner sowie vier Kyocera-Multifunktionsgeräte KM-4050“, erläutert Grochtmann. Das Spektrum der digitalisierten Dokumente reicht von Preislisten über mit Unterschriften der verantwortlichen Lagermitarbeiter versehenen Packlisten bis hin zu kompletten Kunden- und Personalakten. Auch das gesamte Bestellwesen wird inzwischen über das elektronische Archiv abgebildet. Etwa 25 unterschiedliche Belegtypen, einschließlich digital erstellter Dokumente wie Ausgangslieferscheinen oder -rechnungen, werden laut Grochtmann aktuell im zentralen Dokumenten-Pool abgelegt.
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Workflows
Im Frühjahr 2008 startete in einer zweiten Phase die Implementierung des Workflows, um unterschiedlichste Geschäftsprozesse transparent abzubilden. Als erstes wurde ein elektronisch gesteuerter Ablauf für die Bearbeitung der täglich circa 150 eingehenden Rechnungen definiert. Im Gegensatz zur bisher praktizierten Methode des „späten Scannens“ steht die Digitalisierung jetzt am Anfang der Prozesskette. Ein Sachbearbeiter der Einkaufsabteilung ergänzt die dort eintreffenden Dokumente um unternehmensspezifische Belegdaten, führt eine Vorsortierung durch und leitet die Dokumente anschließend zwecks Rechnungsprüfung an die Verantwortlichen weiter. Im Rahmen der Rechnungsprüfung werden weitere Daten wie Kontonummern oder Fälligkeitstermine ergänzt. Wird die Rechnung in der vorliegenden Form anerkannt, wird deren Status anschließend auf „sachlich und preislich korrekt“ gesetzt, somit freigegeben und an die Buchhaltung weitergeleitet. Sie übernimmt die eingetragenen Angaben in das ERP-System und veranlasst die Überweisung des Rechnungsbetrags.
E-Mail-Archivierung
Auch den gesetzlichen Vorgaben zur Archivierung geschäftsrelevanter E-Mails trägt Prophete Rechnung. „Da wir aus Datenschutzgründen keine generelle E-Mail-Archivierung durchführen, erfolgt die Speicherung relevanter E-Mails selektiv“, erläutert Christian Grochtmann. Der jeweilige Sachbearbeiter entscheidet, ob wichtige E-Mails Vorgängen zuzuordnen und vorgangsbezogen im elektronischen Archiv zu speichern sind. Zu diesem Zweck wurde das eingesetzte E-Mail-Programm Outlook um einen entsprechenden Button erweitert.
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| Die Vorteile im Detail |
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Zur automatischen Verarbeitung unterschiedlichster Eingangsbelege wird ABBYY FlexiCapture 8.0 Professional eingesetzt. Ausschlaggebend für den Einsatz der ABBYY-Lösung waren die hohen Erkennungsraten, das ebenfalls gute Preis-Leistungs-Verhältnis und die ausgezeichnete Export-Schnittstelle zu DocuWare. Beispielsweise ließ sich dank Data-Capturing-Software die Bearbeitung sogenannter Belastungsanzeigen wesentlich vereinfachen. Dabei handelt es sich um Gutschriften, die etwa aufgrund von Retour-Sendungen anfallen – im Gegensatz zu üblichen Gutschriften aber vom Kunden eigenständig eingefordert werden. „Es geht darum, bei den täglich etwa 100 eintreffenden Belastungsanzeigen eine automatische Kopfdatenerfassung durchzuführen, das heißt, innerhalb des Dokuments nach Kundennummer, Belegnummer, Betrag usw. zu suchen. Nach erfolgreicher Analyse werden die digitalisierten Dokumente dann verschlagwortet und archiviert. Durch die Archivierung wird automatisch ein Workflow gestartet, der die weitere Bearbeitung dieser Belastungsanzeige bis hin zu der Verbuchung der Zahlung ermöglicht“, erläutert Grochtmann. Der Arbeitsaufwand ist deutlich geringer geworden. Für die Erfassung der 100 Belastungsanzeigen – im Schnitt werden bei einer Anzeige acht Felder ausgelesen – würde ein Mitarbeiter rund 1,5 Stunden benötigen. Durch den neuen Ablauf wird allein hier circa eine Mannstunde pro Arbeitstag eingespart. Zusätzliche Zeit für einen exzellenten Service den Kunden gegenüber! |
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| Testimonial |
Christian Grochtmann,
Leiter Controlling und verantwortlicher DMS-Projektleiter :
„Dank schnellerer Bearbeitung unserer Eingangsrechnungen lassen sich heute Skontofristen besser einhalten und somit wird auch dadurch Geld gespart.
Außerdem konnten wir unseren Kundenservice weiter optimieren.“
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| Die Aufgabe |
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Zentraler Dokumenten-Pool |
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Unternehmensweiter Zugriff |
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Workflow-Funktionalität |
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Integration mit Navision |
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Integration mit ABBYY FlexiCapture 8.0 Professional |
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| Nutzen |
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Transparente Geschäftsprozesse |
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E-Mail-Archivierung |
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Skontofristen einhalten |
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Besserer Service |
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Kunden - 
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Clientes - 
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Riferimenti