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 v   Ziel der ersten Projektstufe war es, das Papierarchiv abzubauen. Zu diesem Zweck wurden mehr als 40.000 Bauakten – häufig mit farbigen Markierungen versehen – der Jahrgänge ab 1994 in Dienstleistung eingescannt und stehen den Mitarbeitern des Bauamtes heute digitalisiert im zentralen Dokumenten-Pool zur Verfügung. Per Knopfdruck können die Sachbearbeiter aus ProBAUG heraus auf das nach Aktenzeichen, Katasterbezeichnung und Antragstellernamen verschlagwortete Aktenmaterial zugreifen. Durch den konsequenten EDV-Einsatz inklusive Dokumenten-Management ließ sich die Bearbeitung von Bauanträgen im Vergleich zu den Vorjahren von 33,5 auf aktuell 22,7 Tage reduzieren.
Im nächsten Projektabschnitt wurden zwei Hochleistungsscanner implementiert – das Farbmodell Contex Cougar G600 DIN A0 sowie der Fujitsu FI-4750C DIN A3. Damit nehmen die Mitarbeiter des Bauamtes eigenständig Digitalisierungen vor. Künftig wird ein Großteil der Aktendigitalisierung schon im Posteingang, das heißt vor der Antrags-bearbeitung, als digitaler Workflow ablaufen.

Bis innerhalb umfassender E-Government-Konzepte nicht nur eine digitale Bearbeitung, sondern auch eine komplett digitale Bauantragstellung möglich sein wird, vergeht laut Ippen wohl noch einige Zeit. Zwar gibt es mit der Software ITeBau vom Osnabrücker IT-Dienstleister ITEBO bereits eine virtuelle Bauamtsplattform; solange jedoch entscheidende Rahmenbedingungen wie digitale Signaturen sich noch nicht auf breiter Front etabliert haben, steht die Umsetzung in den Sternen. „Selbst wenn alle Voraussetzungen geschaffen sind, kann man nicht erwarten, dass jeder Antragsteller in der Lage ist, großformatige Baupläne in digitaler Form einzureichen“, bremst Ippen allzu großen Optimismus.

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 v   Nach Angaben von Thomas Oltmanns, verantwortlicher EDV-Anwendungsbetreuer des Landkreises Aurich, ist das Spektrum an Dokumenten, die indiziert im elektronischen Archiv abgelegt werden, breit gefächert: Es reicht von Standardtexten rund um die Abfallberatung bis hin zu Abbuchungsgenehmigungen und bereits im Posteingang gescannten Eingangsrechnungen. Die Verbindung zum zentralen Dokumenten-Pool erfolgt über das zertifizierte Modul CONNECT to NAVISION FINANCIALS.

Dem Kampf gegen Papierberge hat sich inzwischen auch die Führerschein- und Zulassungsstelle des Landkreises Aurich verschrieben. Wie im Bauamt nahm man auch hier Scan-Dienstleistungen in Anspruch, um die jahrzehntelang aufgebauten Papierarchive abzuschaffen. Ob Personalausweise oder Ummeldebescheinigungen – alle Dokumente rund um die Kfz-Haltung werden heute von 30 Mitarbeitern in den Standorten Aurich und Norden in Eigenregie gescannt und zentral archiviert. Auf den Dokumenten-Pool wird aus dem Anwendungsprogramm IKOL-KFZ der Telecomputer GmbH zugegriffen. Die Branchensoftware realisiert alle notwendigen Schalterarbeiten in der Zulassungsstelle, angefangen von Neuzulassungen, Abmeldungen und Umschreibungen bis hin zu Versicherungs- oder Mängelanzeigen. „Mit IKOL-ARC wird zwar herstellerseitig eine eigene Archivlösung angeboten, aufgrund unser Hauslizenz und der durchweg positiven Erfahrungen haben wir uns entschieden, auch hier auf DocuWare zu setzen“, erläutert Thomas Oltmanns.

Fazit
Das erweiterte Sicherheitskonzept von DocuWare 5.1 ist für den Einsatz im Behördenalltag von besonderer Bedeutung. Für hochsensible Dokumente kann mit DocuWare ENTERPRISE Server einem Archiv die Sicherheitsstufe „hoch“ gegeben werden. Dokumente werden auf Systemebene verschlüsselt gespeichert und nur noch Sachbear-beiter mit Sicherheitsstufe „hoch“
haben Zugriff. Der unberechtigte Zugriff durch Systemadministratoren ist ausgeschlossen. Damit werden, so Thomas Oltmanns, die Voraussetzungen geschaffen, das elektronische Archiv in weiteren Ämtern einzusetzen, die bisher aus Sicherheitsbedenken zögerten.