|
|
 |
| Kunden |
| Durchsuchen Sie unsere Datenbank nach Referenzanwendungen mit DocuWare Software weltweit! Wählen Sie einfach die Branche, die Sie interessiert oder ein Produkt, suchen Sie nach Firmen, die Sie kennen, oder lassen Sie einfach alle Felder ohne Auswahl und sehen sich die komplette Sammlung an - egal wofür Sie sich entscheiden, etwas passendes ist bestimmt dabei! |
| |
| Überblick |
| Wählen Sie hier direkt den Anwender- Bericht aus, über den Sie mehr erfahren wollen |
|
|
| Anforderungen und Rahmenbedingungen |
Um eine solche Weltmarktstellung zu erhalten, ist es erforderlich, dass in allen Unternehmensbereichen effektiv gearbeitet wird – der Einsatz eines modernen Dokumentenmanagement-Systems (DMS) ist für HARIBO somit unerlässlich. Die Entscheidung für DocuWare fiel 2006. Ausschlaggebend waren vor allem die einfache AS/400-Integration und die Fachkompetenz des nahe angesiedelten Systemhauses. Der DocuWare-Partner stand vor einer besonderen Herausforderung: Ein älteres, Access-basiertes DMS sollte abgelöst, die Migration von mehreren Millionen Dokumenten möglichst problemlos erfolgen.
v
Das Anforderungsprofil an die neue Lösung war klar umrissen: Sämtliche im Unternehmensalltag anfallenden Dokumente, beispielsweise Korrespondenzen, Kundeninformationen, Rechnungen, Lieferscheine, Quittungen, Einkaufs- und Logistikbelege, Auftragsbestätigungen sowie Lohn- und Gehaltsabrechnungen, sollten zentral erfasst und berechtigten Mitarbeitern in den einzelnen Abteilungen auf Knopfdruck zur Verfügung stehen. Es galt, gewachsene Arbeitsabläufe sinnvoll zu erweitern und zu standardisieren. Erklärte Ziele waren der weltweite Einsatz, die Anbindung aller Unternehmensbereiche an den zentralen Dokumenten-Pool, automatisierte COLD-Datenübernahmen sowie die Erfassungsarbeiten für Verschlagwortungen zu minimieren. Ebenso sollte die direkte Verfügbarkeit aller archivierten Dokumente aus der ERP-Anwendung sichergestellt werden, um die Anwender- und Kundenzufriedenheit zu steigern.
|
| Die Lösung |
Als zentraler Rechner fungiert bei HARIBO eine i5 (AS/400) mit ERP-Software. DocuWare ist auf einem Windows-2003-Server mit Microsoft SQL-Server-2005 installiert; die Windows-Arbeitsplätze haben über die Emulationssoftware Client Access auf den IBM-Rechner Zugriff. Da der Süßwaren-Spezialist auch den DocuWare INTERNET-SERVER im Einsatz hat, können die Mitarbeiter alternativ über Thin Clients via Web auf den zentralen Dokumenten-Pool zugreifen.
v
Sukzessive wurden alle Abteilungen auf das neue DMS umgestellt und die Dokumente aus dem Alt-Archiv in DocuWare übertragen. Inzwischen sind Logistik, Produktentwicklung, Ein- und Verkauf, Qualitätssicherung und das gesamte Finanzwesen an das elektronische Unternehmensarchiv angebunden. Ein weiterer wichtiger Einsatzbereich ist die Personalabteilung mit ihren sensiblen Daten – da DocuWare die höchste Sicherheitsstufe bietet, wird das DMS auch hier den Anforderungen der IT-Verantwortlichen gerecht. Der in DocuWare integrierte Workflow kommt derzeit hauptsächlich in der Produktentwicklung, die eng mit Abteilungen wie beispielsweise Marketing, Einkauf, Produktion, Qualitätssicherung und Labor zusammenarbeitet, zum Einsatz. Arbeitsabläufe konnten dadurch deutlich verkürzt werden.
|
| Der Prozess |
Anfallende Dokumente
Pro Arbeitstag werden allein in der Bonner Zentrale mehrere tausend Belege elektronisch archiviert; die meisten davon sind mehrseitige Dokumente. Die Ablage von mit der ERP-Lösung erstellten Massendaten – etwa Listen, Auslieferungsbelegen und Ausgangsrechnungen – im zentralen Dokumenten-Pool erfolgt via DocuWare COLD vollautomatisch über Nacht. DocuWare unterstützt dabei Dutzende von Belegarten.
v
Papierunterlagen werden zentral über drei Canon-Hochleistungsscanner vom Typ DR-3080CII erfasst. Mit Barcode versehen werden die gebuchten Belege ebenfalls vollautomatisch archiviert. Sachbearbeiter können dadurch alle für ihren Bereich wichtigen Daten jederzeit auf Knopfdruck aufrufen und bearbeiten – das umständliche Wühlen in Aktenordnern und lange Wege durch die Abteilungen sind passé.
|
| Die Vorteile im Detail |
Der übergreifende Einsatz von DocuWare schafft Synergieeffekte, die sich schnell bemerkbar gemacht haben. Der Nutzen für den einzelnen Mitarbeiter, egal in welchem Unternehmensbereich, liegt auf der Hand. Wolfgang Breuer, Ansprechpartner für DocuWare bei HARIBO, bringt es auf den Punkt: „DocuWare hat bei uns zu einer signifikanten Leistungs- und Qualitätssteigerung im Dokumenten-Management geführt. Die Vorteile der zentralen Ablage zusammengehöriger Dokumente – egal welchen Typs – mit automatischer Verschlagwortung sind enorm. Langwierige Recherchen gehören der Vergangenheit an, auf Knopfdruck stehen gewünschte Unterlagen am Bildschirm zur Verfügung. Das frühere alte Archivsystem war an seine Leistungsgrenzen gestoßen. Dank zentralem Dokumenten-Pool und schnelleren Arbeitsabläufen steht unseren Mitarbeitern jetzt erheblich mehr Zeit für ihre Kernaufgaben zur Verfügung. Beispielsweise konnte auch der Kundenservice deutlich verbessert werden.“ Damit entspricht man beim Süßwaren-Spezialisten auch der generellen Verpflichtung des Unternehmens zur ständigen Qualitätsoptimierung.
v
Rainer Heisel, Leiter EDV/Organisation bei HARIBO, äußert sich sehr zufrieden über die einfache Bedienung des DMS: „Unsere Mitarbeiter konnten ohne großen Schulungsaufwand schnell mit der intuitiv bedienbaren Programm-oberfläche arbeiten. DocuWare ist ein Baustein unserer IT-Strategie, um Softwareanwendungen in den weltweiten Niederlassungen zu harmonisieren, Kosten durch globale Verträge zu senken und den Erfahrungsaustausch intern und mit dem Softwareanbieter zu kanalisieren und zu vereinfachen.“ Herr Heisel geht davon aus, dass sich die Investitionen auch durch die enge Integration mit der bestehenden Warenwirtschaftssoftware in kurzer Zeit amortisiert haben.
Fazit
Aufgrund der guten Erfahrungen im Bonner Stammhaus haben sich bereits Niederlassungen in England, Frankreich und Österreich für den DocuWare-
Einsatz entschieden. Belgien, die Niederlande und USA folgen als Nächste.
Wie auch die Goldbären – Büros ohne Aktenberge machen weltweit froh!
|
| |
| Testimonial |
Rainer Heisel,
Leiter EDV/Organisation:
"DocuWare ist ein Baustein unserer IT-Strategie, um Softwareanwendungen in den weltweiten Niederlassungen zu harmonisieren, Kosten zu senken und den Erfahrungsaustausch zu vereinfachen. "
|
|
| Die Aufgabe |
|
Baustein zur weltweiten Softwareharmonisierung |
|
Zentraler Dokumenten-Pool |
|
Integration in ERP-Lösung |
|
Geschäftsprozesse optimieren |
|
| Nutzen |
|
Höhere Produktivität und Wettbewerbsfähigkeit |
|
Verbesserter Kundenservice |
|
Transparenter Informationsfluss |
|
Ein globaler Ansprechpartner |
|
|
|
Kunden - 
Customers - 
Clientes - 
Témoignages clients - 
Riferimenti