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| Anforderungen und Rahmenbedingungen |
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Bis zur Einführung des DMS war die Verwaltung und Prüfung von Bestellungen, Lieferungen und Rechnungen sehr kompliziert und deshalb äußerst zeitaufwändig. Die räumliche Trennung von Lager und Buchhaltung waren ein weiteres Hindernis. Die Höfer Parfümerien sind an der Beauty Alliance angeschlossen, einem Dachverband für Parfümerien, der teilweise die Bestellung von Waren zu Vorzugspreisen übernimmt. Daneben ordern die Höfer Parfümerien selbst eine breite Palette von Waren bei der Industrie direkt oder über den Außendienst. „Bei monatlich mehr als 200 umfangreichen Lieferungen und der Vielfalt an über 13 000 Produkten war es äußerst schwierig und zeitaufwändig, Bestellungen, Rechnungen und Lieferscheine abzugleichen“, erinnert sich Rosemarie Zinn, zuständig für die Verwaltung bei Höfer Parfümerien. Rechnungen kamen direkt von den Herstellern oder gesammelt über die Zentralregulierung der Beauty Alliance in die Buchhaltung und wurden in Pultordnern aufbewahrt. Die Lieferscheine wurden im Außenlager gesammelt und jeweils nach ein paar Tagen in die Zentrale in Erlangen geschickt. Einmal im Monat waren zwei Mitarbeiter und ein Auszubildender ausschließlich damit beschäftigt, sowohl die Rechnungslisten und Rechnungen vom Dachverband als auch die übrigen Rechnungen, Lieferscheine sowie Bankauszüge aus den verschiedenen Ordnern und Papierstapeln herauszusuchen und zu vergleichen, Rechnungen abzustempeln und diese zusammen mit den passenden Kontoauszügen in Lochordnern für den Steuerberater zu sammeln. „Wir mussten dafür mindestens vier Tage im Monat investieren, zu Stoßzeiten wie Weihnachten und Geschäftsabschluss leicht die doppelte Zeit“, erklärt Rosemarie Zinn. „Die ganze übrige Arbeit blieb dabei liegen.“ Unter anderem war das die Ursache für viele Überstunden, die man sich gerne sparen wollte. |
| Die Lösung |
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Seit Juni 2009 wird DocuWare bei Höfer Parfümerien in der Zentrale in Erlangen und im Außenlager eingesetzt. Eine Präsentation des Systems durch den nahe angesiedelten autorisierten DocuWare-Partner und ein Probelauf im Mai hatten auch Skeptiker im Unternehmen überzeugt. „Unsere speziellen Probleme und Anforderungen an die Software waren sehr umfangreich“, betont Rosemarie Zinn. „Doch innerhalb von drei Monaten hat das Systemhaus die Lösung ganz auf unser Unternehmen zugeschnitten.“ Das DMS ist in der Erlangener Geschäftszentrale installiert; das Lager und die Ladengeschäfte in der Region können über ein gesichertes Virtual Private Network (VPN) via Internet auf den zentralen Dokumenten-Pool zugreifen. Zum Erfassen eingehender Papierbelege wird das in der Parfümerie bereits vielfach genutzte Multifunktionsgerät Toshiba Studio 281c eingesetzt, für das Scannen der Lieferscheine im Lager wurde ein Fujitsu-Scanner vom Typ 6130 angeschafft. Insgesamt kostete die Dokumentenmanagement- und Workflow-Lösung inklusive Hardware knapp 30.000 Euro. |
| Der Prozess |
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Höfer Parfümerien erhält heute sämtliche Rechnungen von Beauty Alliance elektronisch per E-Mail-Anhang. Über das vom DocuWare-Partner entwickelte Interface Parma Connect werden diese dann mit einem Mausklick automatisch importiert, verschlagwortet und im zentralen Dokumenten-Pool archiviert. Alle anderen eingehenden Rechnungen werden in der Zentrale einmal wöchentlich gescannt und – da die Belege der Kosmetikfirmen sehr unterschiedlich gestaltet sind – von Hand verschlagwortet und abgelegt, ebenso die Kassenbelege der Filialen. Die Lieferscheine dagegen werden – sobald die Ware kontrolliert ist – direkt an einem eigenen PC-Arbeitsplatz im Lager gescannt und im elektronischen Archiv abgelegt. |
| Die Vorteile im Detail |
Die früher so aufwändige Rechnungsprüfung ist für Rosemarie Zinn heute nur noch Routinearbeit, die sie jederzeit und ohne Unterstützung eines weiteren Mitarbeiters bequem am Bildschirm und in einem Bruchteil der Zeit durchführen kann. Stimmen Rechnung und Lieferschein überein, wird ein elektronischer Stempel zur Freigabe gesetzt und die Rechnung im Ordner „verbuchte Rechnungen“ im zentralen Dokumenten-Pool abgelegt. Ist kein Lieferschein vorhanden, geht die Rechnung automatisch zur Prüfung ins Lager. Die Rechnung erreicht sofort die zuständige Mitarbeiterin, die sie so ohne Zeitverzögerung prüfen kann. Erst mit dem OK-Stempel aus dem Lager wird sie dann verbucht. „Heute habe ich sofort den Überblick, welche Rechnungen noch offen sind“, ist Rosemarie Zinn zufrieden. „Ich kann sie dann prüfen, wenn ich Zeit dafür habe.“
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Direkt anschließend an die Rechnungsprüfung wurde noch ein weiterer Arbeitsablauf optimiert: Sämtliche für den Steuerberater relevanten Belege werden heute automatisch aus dem Dokumenten-Pool in einer digitalen Steuerakte zusammengestellt und online dem Rechenzentrum der Datev zur Verfügung gestellt. Für den automatischen Upload der Belege wurde über das Zusatzmodul Datev-Export das Programm Beleg-Transfer 2.0 der Datev an DocuWare angebunden. Früher mussten einmal im Monat die Belege für den Steuerberater zusammengestellt und per Kurier in die Kanzlei geschickt werden. In der Parfümerie konnte man in dieser Zeit nicht auf die Dokumente zugreifen. Heute ruft Rosemarie Zinn die nach Dokumententypus und -status vorselektierten Dokumente mit einem Mausklick auf. Mit der Eingabe des gewünschten Zeitraums stellt das Programm automatisch die gewünschte Steuerakte zusammen und mit einem weiteren Knopfdruck wird sie zum Export freigeben. Über das Zusatzmodul werden die Dateien vom TIF- ins PDF-Format konvertiert und über Datev dem Steuerberater online übermittelt. Dieser kann sofort auf die bereits zusammengehefteten Dokumente zugreifen und entsprechend verbuchen. Gleichzeitig kann man in der Parfümerie weiterhin jedes Dokument einsehen, das bekannte Problem – der Ordner ist gerade beim Steuerberater – entfällt. „Ein Vorteil, den auch unser Chef sehr zu schätzen weiß“, hebt Rosemarie Zinn hervor. „Hartmut Höfer kann jetzt jederzeit schnell einen Blick auf bestimmte Rechnungen werfen und etwa prüfen, ob eine Firma versprochene Konditionen auch eingehalten hat.“
Fazit
Insgesamt ist man bei Höfer Parfümerien mit dem Einsatz des DMS sehr zufrieden, betont die Verwaltungsexpertin: „Wir sparen sehr viel Zeit, die wir nun sinnvoller nutzen können.“ Ein Vorteil, der Schritt für Schritt auch in anderen Bereichen genutzt werden soll: Zunächst steht die elektronische Personalakte auf der Agenda, sämtliche Unterlagen über die Mitarbeiter stehen dann im zentralen Dokument-Pool allen Zugriffsberechtigten zur Verfügung. „Wir können auf DocuWare nicht mehr verzichten“, erklärt Rosemarie Zinn. „Da stehen noch sehr viele Möglichkeiten für uns bereit.“
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| Testimonial |
Rosemarie Zinn,
Leiterin der kaufmännischen Verwaltung:
„Vor der DMS-Einführung waren zwei Mitarbeiter und ein Auszubildender monatlich mindestens vier Tage, zu Stoßzeiten wie Weihnachten leicht die
doppelte Zeit, damit beschäftigt, Rechnungen, Lieferscheine und Bankunterlagen aus Ordnern und Papierstapeln zu suchen und zu bearbeiten. Heute stehen zusammengehörige Dokumente auf Knopfdruck zur Verfügung. Mitarbeiter haben mehr Zeit für die Kunden. Gestärkt sehen wir unserer Expansion entgegen.“
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| Die Aufgabe |
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Abbau des Papierarchivs |
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Zentraler Dokumenten-Pool |
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Integration mit Parma, Beauty Alliance |
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Rechnungseingangsprüfung |
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Datev-Anbindung |
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| Nutzen |
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Archiv-Zugriff von allen Filialen via Web Client |
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Zeit- und Kostenersparnis |
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Besserer Service |
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Transparente Arbeitsabläufe |
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Digitale Steuerakten |
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Riferimenti