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| Kunden |
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| Überblick |
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| Förch AG |
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Sukzessive ist die Schraubenhandlung Förch zum international agierenden Spezialisten für Befestigungstechnik aufgestiegen. Seit 2007 spielt der zentrale Dokumenten-Pool eine Schlüsselrolle, wenn Geschäftsprozesse der italienischen Förch-Tochter im Einklang mit der italienischen Rechtssprechung elektronisch
abgewickelt werden.
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| Land: |
Italien |
| Branche: |
Handel / Großhandel |
| Einsatzbereich: |
Rechnungswesen, Kundendienst, Personalabteilung, Workflow
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Global agierende Unternehmen müssen sich heutzutage vielfältigen Anforderungen stellen. Eine exzellente Produktqualität alleine reicht nicht aus, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Zu den Erfolgsfaktoren gehören ein hoher Servicelevel in der Kundenkommunikation sowie eine effiziente Lagerhaltung und Logistik. Ebenso ist es erforderlich, Geschäftsprozesse an lokale Mentalitäten und Gesetzgebungen anzupassen.
Kriterien, die ohne den konsequenten Einsatz moderner Informationstechnologien nicht zu erfüllen sind. Bei der italienischen Förch-Tochter in Bozen bildet eine 2005 implementierte Informationsplattform das Rückgrat der IT-Infrastruktur. Sie besteht aus der ERP-Lösung Microsoft Navision und einem für die Kommunikation mit den circa 48 Außendienstmitarbeitern konzipierten Webportal. Darüber haben die Vertriebsmitarbeiter rund um die Uhr Zugriff auf auftragsrelevante Kundendaten. Bestellungen können ohne Zeitverlust an die Logistik weitergeleitet werden, was die Effizienz des Kundenservices steigert und gleichzeitig Bearbeitungskosten reduziert. Zudem werden die internen Personalressourcen entlastet und den Mitarbeitern bleibt mehr Zeit, beispielsweise für die Bereitstellung von geschäftsrelevanten Statistiken, Analysen und Berichten.
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| Anforderungen und Rahmenbedingungen |
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Ein enormer Fortschritt, der Kunden wie Mitarbeitern gleichermaßen zugute kommt, bestätigt Karin Eberhöfer, als Direktionsassistentin verantwortlich für die Organisation der Geschäftsabläufe. Dennoch – die enorme Menge an papierbasierten Dokumenten im Zyklus der einzelnen Geschäftsprozesse konnte mit dieser Maßnahme kaum reduziert werden. „Das italienische Steuerrecht ist rigide. Angesichts von allein rund 40.000 Ausgangsrechnungen, die wir pro Jahr generieren und anschließend gemeinsam mit zugehörigen Unterlagen wie Lieferscheinen etc. archivieren mussten, drohte ein Papierkollaps“, beschreibt Karin Eberhöfer die Ausgangssituation. Abhilfe versprach ein 2004 verabschiedeter Gesetzesentwurf, der die digitale Archivierung steuerrelevanter Geschäftsdokumente erstmals erlaubte und die notwendigen Rahmenbedingungen exakt definierte. „Das war für uns der Startschuss, nach einer durchgängigen IT-Lösung zu suchen, welche die gesetzlichen Vorgaben mit unseren unternehmensspezifischen Anforderungen optimal in Einklang bringt“, so Karin Eberhöfer. |
| Die Lösung |
Bei der Wahl eines Dokumentenmanagement-Systems fiel bei Förch die Entscheidung zugunsten DocuWare, da dank offener Architektur weitere Applikationen einfach an das DMS angebunden werden können. Um kein zusätzliches Papierarchiv vorhalten zu müssen, verlangt die italienische Rechtsprechung eine zusätzliche Maßnahme, die sogenannte conservazione sostitutiva. Die beim Spezialisten für Befestigungstechnik realisierte Dokumenten-Management Lösung ist von der verantwortlichen Behörde CNIPA (Centro Nazionale per l’Informatica nella Pubblica Amministrazione) zertifiziert und bildet deren Vorgaben gesetzeskonform ab.
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Karin Eberhöfer hebt weitere Vorteile der DocuWare-Lösung hervor: „Im Vergleich mit anderen Produkten zeichnet sich DocuWare neben einfachen Integrationsmöglichkeiten und der Navision-Schnittstelle auch durch eine umfangreiche Funktionalität aus. Sie ermöglicht es uns, das DMS ohne großen Programmieraufwand jederzeit an unsere bestehenden Geschäfts-
prozesse anzupassen.”
Prozessdarstellung
Implementiert wurde die gesetzeskonforme elektronische Dokumentenmanagement-Lösung im Januar 2007 vom ebenfalls in Bozen ansässigen autorisierten DocuWare-Partner. Sukzessive erfolgte in den darauf folgenden Monaten eine Umstellung vieler bislang papierbasierter Geschäftsprozesse auf die elektronische Bearbeitung. „Aufgrund der rechtlichen Tragweite der Umstellung haben wir in der Anfangsphase Papierunterlagen nach ihrer Digitalisierung noch nicht vernichtet, sondern solange parallel abgelegt, bis wir uns der Funktionalität und Stabilität der elektronischen Abläufe absolut sicher waren“, erläutert Karin Eberhöfer. Heute werden nahezu alle Geschäftsunterlagen im zentralen Dokumenten-Pool archiviert. Das gilt für elektronisch über das Navision ERP-System erzeugte Dokumente, etwa Ausgangsrechnungen, Gutschriften und Lieferscheine, genauso wie für große Teile des Posteingangs. Dazu gehören die jährlich etwa 3.000 Eingangsrechnungen sowie wichtige Korrespondenz. Sie werden mit Barcode versehen und anschließend automatisch indexiert und archiviert. Zur Digitalisierung kommt bei Foerch im Posteingang der Kyocera-Mita-Scanner KM 5035 KX zum Einsatz; zur Erfassung einzelner Dokumente während der Bearbeitungsphase steht den Mitarbeitern zudem ein zweiter Scanner vom Typ Brother MFC 7820N zur Verfügung.
Die Bearbeitung und Ablage steuerrelevanter Dokumente erfolgt anhand unterschiedlicher Workflows. Dabei ist sichergestellt, dass diese Unterlagen unveränderbar im zentralen Dokumenten-Pool archiviert werden. Des Weiteren schreibt der Gesetzgeber vor, dass steuerrelevante Dokumente auf alle Fälle zweifach auf externen Speichermedien gesichert werden müssen. Im Fall von Förch erfolgt diese Datensicherung auf CDs. Eine CD verbleibt im Unternehmen, eine zweite wird im Schließfach einer Bank hinterlegt. Aufgrund der guten Erfahrungen beschloss die Förch AG nach Angaben von Karin Eberhöfer im Jahr 2008 die elektronische Archivierung steuerrelevanter Daten auszuweiten. Neben den Dokumenten aus der klassischen Bestellabwicklung werden seitdem auch Journale aus der Buchhaltung, das Mehrwertsteuerregister und die Inventurverzeichnisse elektronisch verwaltet.
Auch nicht steuerlich relevante Dokumente werden inzwischen elektronisch archiviert. Im Rahmen eines Projektes wurde Anfang 2009 ein Verzeichnis für die Personalakten der Außendienstmitarbeiter im zentralen Dokumenten-Pool angelegt und die entsprechenden Unterlagen werden in Eigenregie gescannt. Sowohl die Arbeitsverträge als auch die monatlichen Gehaltsabrechnungen des Vertriebsteams stehen berechtigten Mitarbeitern auf Knopfdruck zur Verfügung.
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| Die Vorteile im Detail |
Nach dreijährigem Produktivbetrieb des elektronischen Archivs zieht Karin Eberhöfer ein durchgängig positives Resümee. „Neben messbaren Verbesserungen wie einer höheren Arbeitseffizienz bei der Bestellabwicklung und einer deutlichen Reduzierung des Raumbedarfs spielen bei der Beurteilung des Projekts auch weiche Faktoren eine Rolle. Dazu zählt unter anderem ein besserer Service im Mahnwesen, da die zuständigen Sachbearbeiter jetzt auf Knopfdruck alle Dokumente, beispielsweise eine Pfändung betreffend, am Bildschirm sehen. Sie können so noch gezielter einen speziellen Fall bearbeiten.“
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Fazit
Aufgrund der bisherigen guten Erfahrungen sollen sukzessive weitere Geschäftsprozesse papierlos werden. So ist zum Beispiel der Aufbau eines elektronischen Kundenarchivs geplant, in dem alle Unterlagen zu Bestellabwicklungen, wichtige Korrespondenzen und andere spezifische Informationen rund um die Geschäftsbeziehung abgelegt werden sollen. Mittelfristig werden auch die Förch-Außendienstmitarbeiter vor Ort beim Kunden Zugriff auf den zentralen Dokumenten-Pool erhalten.
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| Testimonial |
Karin Eberhöfer,
Direktionsassistentin, verantwortlich für die Organisation der Geschäftsabläufe:
„DocuWare garantiert uns ein Höchstmaß an Sicherheit bei unserer Geschäftstätigkeit und bringt Gesetzesvorgaben mit unseren unternehmensspezifischen Anforderungen optimal in Einklang.“
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| Die Aufgabe |
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Zentraler Dokumenten-Pool |
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Integration mit Microsoft Navision |
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Papierberge abbauen |
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Dokumenten-Workflow |
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| Nutzen |
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Transparente Geschäfts-prozesse |
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Höhere Arbeitseffizienz |
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Besserer Service |
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Riferimenti