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 v   „Unsere Organisation arbeitet intensiv mit der katalanischen Regierung zusammen. Oftmals müssen Subventionen hier gerechtfertigt und verschiedene Dokumente ein- beziehungsweise nachgereicht werden“, erklärt Xavier Millan, verantwortlich für Verwaltung und Personal bei CHMLC. „Auf den Unterlagen muss genauestens dokumentiert sein, welche Bearbeitungsschritte durchlaufen wurden. Das gilt für Eingangsrechnungen genauso wie für Fortbildungsanträge, die uns die Zentren zur Freigabe stellen.“ Je größer CHMLC wurde, desto schwieriger war es, sämtliche Dokumente mit aktuellem Bearbeitungsstatus unter Kontrolle zu halten und den Ministerien schnell zur Verfügung zu stellen. Die internen Prozesse wurden mit jedem zusätzlichen Beleg langsamer. „Wir mussten etwas ändern, um uns für die Zukunft zu rüsten – das war uns klar. Ein nicht mehr auffindbares Dokument hätte für uns im Extremfall den Verlust einer wichtigen Subvention bedeutet“, so Xavier Millan.

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 v   Die Bestandsaufnahme aller Dokumententypen und bestehenden Arbeitsabläufe bei CHMLC dauerte nur einen Tag; anschließend entwickelte der autorisierte DocuWare-Partner gemeinsam mit dem Kunden innerhalb von nur wenigen Tagen ein Pflichtenheft als Projektdokumentation. Die DMS-Implementierung nahm eine Woche in Anspruch und umfasste auch die Einbindung von 9 Scannern vom Typ Nashuatec DSM 622, Nashuatec MPC 2500 Color und ein Toshiba e-studio 2500. Die Arbeitsplätze sind über synchrone 2-Mega-Bit-COLT-Leitungen an den zentralen Dokumenten-Pool angebunden, als Speichermedium dient ein RAID5-Datenserver mit einer Kapazität von einem Terabyte. Abschließend erfolgte die Schulung der Anwender und des Administrators.

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 v   Die Bearbeitung der internen Anträge der Zentren an die zentrale Verwaltung erfolgt analog. Wird beispielsweise in einem Zentrum eine Fortbildung benötigt, so füllt die verantwortliche Sekretärin eine Word-Vorlage aus, welche anschließend automatisch indexiert und mit dem Status „offen“ versehen direkt in das elektronische Archiv gedruckt wird. Der zuständige Mitarbeiter erhält es in seiner Aufgabenliste, kann es sofort bearbeiten und mit dem elektronischen Stempel freigeben. Die Sekretärin bekommt das Dokument in der Gruppe „Freigegebene Anträge“ angezeigt und kann sofort die betroffenen Mitarbeiter im Zentrum informieren.
Besonders bei Subventionen ist eine schnelle Abwicklung sehr wichtig. Alle relevanten Dokumente für die Beantragung und Rechtfertigung einer staatlichen Unterstützung werden heute im zentralen Dokumenten-Pool abgelegt. Hierzu zählen auch E-Mails, die früher mühsam ausgedruckt und zusammen mit den dazugehörigen Schriftstücken in Papierordnern abgeheftet wurden. Inzwischen werden sie vollautomatisch direkt aus Microsoft Outlook heraus in DocuWare archiviert.

Formulare, die CHMLC bei den Ministerien einreicht, müssen oft von verschiedenen Mitarbeitern ausgefüllt werden. Diese elektronisch archivierten Formulare im PDF-Format werden heute ebenfalls über Aufgabenlisten digital an die Mitarbeiter verteilt – zahlreiche Kopien der Papierbelege und eine lange Bearbeitungszeit gehören somit der Vergangenheit an. Die Verwaltung von CHMLC kann immer erkennen, wo sich beispielsweise ein Subventionsantrag oder eine Rechtfertigung gerade befindet und welche Schritte zur Vervollständigung des Formulars noch ausstehen. Verstrichene Fristen, die früher einen hohen Mehraufwand bedeuteten, sind passé.

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 v   Selbst Mitarbeiter, die bei der DMS-Einführung dem neuen System skeptisch gegenüber standen, sind äußerst zufrieden mit der neuen Lösung.

Subventionsanträge lassen sich heute ohne Ausnahme zeitgerecht einreichen, da Mitarbeiter nicht mehr in letzter Minute noch fehlende Dokumente im Papierarchiv suchen müssen. Da jedes Dokument auf Knopfdruck zur Verfügung steht, kann es bei Bedarf innerhalb von Sekunden dem entsprechenden Ministerium zugesandt werden, um beispielsweise eine freigegebenen Subvention zu rechtfertigen. Selbst kritische Prozesse sind dadurch vollständig unter Kontrolle, das Risiko des Verlusts einer Subvention ist bis auf ein Minimum reduziert und die beteiligten Mitarbeiter haben weniger Stress.

Fazit
Nachdem DocuWare erfolgreich in der Verwaltung von CHMLC eingeführt wurde, plant die Organisation als nächsten Schritt die Überführung sämtlicher Patientenakten in den zentralen Dokumenten-Pool. Auch alle klinischen Vorgeschichten sollen Teil dieser elektronischen Akten werden; Patienten erhalten dadurch eine höhere Servicequalität.
Damit ist El Centre d’Higiene Mental Les Corts gut gerüstet für die Zukunft. Denn die Organisation plant, in 2010 eine neue Krankenhausstätte in Barcelona mit Rund-um-die-Uhr-Betreuung an 365 Tage im Jahr zu errichten.