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 v   Ein ambitioniertes Ziel, das – so musste Hansjörg Siffert erkennen – ohne den Einsatz moderner IT-Lösungen heutzu-tage nicht mehr zu realisieren ist. Die positive Geschäftsentwicklung der CEWAG AG verbunden mit einem stark wachsenden Papiervolumen veranlassten ihn im Herbst 2006 dazu, eine Möglichkeit zu suchen, um die bislang papierbasierten Bearbeitungsprozesse im Bereich des Auftrags- und Rechnungswesen zu digitalisieren. Zehn Mitarbeiter sind bei der CEWAG AG im Bereich der Verwaltung tätig. Monatlich erstellen beziehungsweise bearbeiten sie 1.500 bis 2.000 Belege. Klassische Angebote bis hin zu komplexen Ausschreibungen zählen ebenso dazu wie Auftragsbestätigungen, Liefer- und Rücknahmescheine sowie Debitoren- und Kreditorenrechnungen. „Lange Such- und damit verbunden wachsende Bearbeitungszeiten sowie ein Archivraum, der langsam an die Grenze seiner Aufnahmekapazität stieß, waren die Hauptgründe für die Entscheidung, ein Dokumentenmanagement-System einzusetzen“, so Siffert.

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 v   Die DocuWare-Implementierung erfolgte in zwei Schritten. Involviert waren das Systemhaus, das den Betrieb der CEWAG-EDV verantwortet, sowie der lokale DocuWare-Partner. In enger Abstimmung wurden die zur Umsetzung des Anforderungsprofils notwendigen Maßnahmen festgelegt und koordiniert. Als Implementierungszeitraum wurde die geschäftlich ruhige Periode am Jahreswechsel 2006/2007 ausgewählt. Eine unter Sicherheitsaspekten sinnvolle, wie sich im Nachhinein herausstellte aber nicht benötigte Vorsichtsmaßnahme, da die Installation dank exakter Vorbereitung problemlos verlief. Als Erstes wurden der DocuWare-Server sowie zehn Client-Lizenzen installiert und das DMS in das Sage-System eingebunden. Die kaufmännische Software deckt bei CEWAG alle wesentlichen betriebswirtschaftlichen Abläufe in Einkauf, Vertrieb, Buchhaltung und Logistik ab. Somit können Ausgangsdokumente wie Lieferscheine und Debitorenrechnungen per Knopfdruck im zentralen Dokumenten-Pool abgelegt werden, ohne dass der Anwender seine gewohnte Bildschirmmaske verlassen muss. Im Rahmen der Implementierung wurden des Weiteren die Arbeitsplätze der Verwaltungsmitarbeiter mit 21-Zoll-Großbildschirmen ausgestattet sowie ein DVD-Brenner installiert. Über ihn werden die digitalen Archivbestände in regelmäßigen Abständen automatisiert gesichert.

In der zweiten Stufe, die Anfang 2009 erfolgte, wurden Eingangsdokumente wie Kreditorenrechnungen und die mittels Kundenunterschrift quittierten Lieferscheine digitalisiert. Zu diesem Zweck installierte man im Posteingang einen Scanner vom Typ Böwe Bell+Howell. Die mit einem Barcode-Aufkleber versehenen Eingangsrechnungen werden eingescannt und zur Vorerfassung an das ERP-System übertragen. Ein Sachbearbeiter, der die Buchung der Dokumente auf das Konto „Vorerfasste Kreditorenrechnungen“ vornimmt, bestimmt je nach Art des Lieferanten den weiteren Bearbeitungsweg. Dieser ist mittels klar definierter Workflows festgelegt. Beispielsweise ist vorgegeben, welche Abteilungen eine Rechnung prüfen und freigeben müssen, damit sie zur Zahlung freigegeben werden kann. „Die Steuerung der Eingangsrechnungsprüfung via Workflow sorgt nicht nur dafür, dass die Bearbeitung transparenter wird, da der Status jeder Rechnung auf Knopfdruck abgefragt werden kann – die Bearbeitung wird insgesamt deutlich beschleunigt. Damit können wir sicherstellen, dass sich die in unserer Branche typischerweise kurzen Skontofristen einhalten und nutzen lassen“, erläutert Hansjörg Siffert.

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 v   Fazit

Im Vorfeld der Implementierung wurden keine konkreten Return-on-Investment-Kalkulationen durchgeführt. Dennoch geht Hansjörg Siffert davon aus, dass durch die Effizienzsteigerung bei der Dokumentenbearbeitung und Einsparungen bei den Kosten für Archivräume sich das DMS-Projekt bereits nach einem Jahr amortisiert hat. Dementsprechend positiv steht er dem weiteren, sukzessiven Ausbau gegenüber. Langfristig gesehen ist die E-Mail-Archivierung geplant, mittelfristig steht für Hansjörg Siffert die Ablage von Angeboten und Lieferanten-Lieferscheinen im zentralen Dokumenten-Pool sowie die digitale Verwaltung wichtiger Vertragsunterlagen auf der To-do-Liste. „Im Rahmen einer internen Untersuchung überprüfen wir derzeit das mit diesen Schritten realisierbare Einsparungs- und Verbesserungspotential. Abhängig von den Ergebnissen werden wir die notwendigen Aktivitäten einleiten“, so Siffert.