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| Überblick |
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| ABS Lohmar Production |
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Alle Dokumente rund um Aufträge, Konstruktionszeichnungen oder Ersatzteillisten werden bei ABS Lohmar Production vollautomatisch im zentralen Dokumenten-Pool archiviert und stehen unternehmensweit auf Knopfdruck bereit. Ein integrierter Workflow beschleunigt beim Pumpenhersteller abteilungsübergreifende Genehmigungsprozesse und macht sie transparent.
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| Land: |
Deutschland |
| Branche: |
Produzierendes Gewerbe |
| Einsatzbereich: |
Rechnungswesen, Logistik, Fertigung, Support, Produktion, Qualitätssicherung, Unternehmensweit, E-Mail-Archivierung, Workflow
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Sauberes Wasser ist inzwischen ein wertvoller Rohstoff: Die schwedische ABS-Gruppe, Spezialist für Abwassertechnologie, sorgt mit einem umfassenden Angebot an Pumpen, Rührwerken und Steuerungssystemen dafür, dass
aus verschmutztem Wasser wieder Trinkwasser wird. Das deutsche Produktionswerk ABS aus Lohmar beliefert die wichtigsten Märkte der Welt mit individuell nach Kundenwünschen gefertigten Abwasserpumpen. Ein Schlüssel zum Geschäftserfolg bei ABS ist jedoch nicht nur eine leistungsfähige Produktion – hohe Anforderungen werden auch an eine standortübergreifende Informationstechnologie gestellt.
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| Anforderungen und Rahmenbedingungen |
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Bis zur DMS-Einführung gab es beim Pumpenhersteller für jeden Auftrag einen eigenen Papierordner, in dem zugehörige Unterlagen wie Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Rechnungen oder Bestellungen gesammelt wurden. Das Auftragsarchiv war in den Keller ausgelagert, die Suche mühsam und zeitaufwändig, wenn etwa vom Ersatzteilverkauf Anfragen zu alten Bestellungen kamen. Ausschlaggebend für den DocuWare-Einsatz in 1997 war letztendlich der Konzern-Entscheid für ein neues ERP-System und die problemlose Integration in BPCS von Infor. „Die Daten der alten Piuss-Lösung, etwa Auftrags- und Bestelldaten, Stücklisten oder Artikelstamm, wurden via COLD übertragen und standen den Mitarbeitern in der neuen kaufmännischen Software sofort wieder zur Verfügung“, erinnert sich Bernd Wasserschaff, IT Manager bei ABS in Deutschland. |
| Die Lösung |
Heute werden alle in Papierform vorliegenden Unterlagen digitalisiert und zusammen mit den im Warenwirtschaftssystem generierten Belegen, etwa Aufträgen, Lieferscheinen und Rechnungen sowie ein- und ausgehenden E-Mails automatisch im zentralen Dokumenten-Pool abgelegt. Auftragsbegleitende Unterlagen wie handschriftliche Notizen, Zeichnungen oder Versandpapiere, werden ebenfalls mit den dazugehörigen Daten archiviert. Zum Scannen stehen verschiedene Geräte, etwa der Fujitsu fi-5120C in der Zentrale, mehrere über die Abteilungen verteilten Canon-Multifunktionsgeräte vom Typ iR2018i und iRC2880i sowie der DINA0-Scanner/Plotter UTAX C026 in der Konstruktion zur Verfügung. DocuWare wird bei ABS inzwischen in allen Abteilungen eingesetzt.
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Der standortübergreifende Zugriff auf den zentralen Dokumenten-Pool über nationale Grenzen hinweg spielt beim Abwasserspezialisten zunehmend eine wichtige Rolle. Seit Anfang 2007 übernimmt DocuWare bei der Lohmarer ABS die Rechnungsablage der beiden Produktionswerke in Schweden sowie der in Irland und Deutschland. Wenn beispielsweise das schwedische Werk an die Vertriebsgesellschaft in Frankreich liefert, werden die dafür gestellten Rechnungen in Deutschland zentral archiviert. Dabei wird die E-Mail mit der angehängten Rechnung an den Exchange Server geschickt und via DocuWare ACTIVE IMPORT abgelegt. Der Dateiname des Anhangs dient dabei als Index-Begriff. Ein automatisierter Job übernimmt nachts zusätzliche Informationen wie Kundennummer, Name oder Adresse von den AS/400-Systemen der Produktionswerke. Die Vertriebsgesellschaften sparen sich so ein eigenes Rechnungsarchiv und können via Internet von jedem Ort und jederzeit auf ihre Dokumente zugreifen.
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| Der Prozess |
Der schnelle Zugriff von allen Kontinenten der Welt ist auch der entscheidende Vorteil des Ersatzteillisten-Archivs in DocuWare. „Wenn eine Abwasserpumpe ausfällt, ist schneller Service gefragt“, betont Bernd Wasserschaff. In Lohmar werden die Pumpenanlagen individuell nach Kundenanforderungen produziert – jedes Produkt ist eine Einzelfertigung. Bei der Auslieferung einer Pumpe wird automatisch die dazugehörige Ersatzteilliste im zentralen Dokumenten-Pool gespeichert. Mit der Serien- oder Artikelnummer des Produkts können sämtliche Vertriebsgesellschaften weltweit auf die spezielle Ersatzteilliste zugreifen. Der Vorteil: Der Reparaturservice kann sich schon vor der Fahrt zum Kunden auf den Einsatz vorbereiten und die nötigen Ersatzteile zusammenstellen. „Den Vertriebsgesellschaften bringt dies mindestens einen halben Tag Zeitersparnis pro Fall“, ist der IT-Leiter zufrieden. Für die Zukunft ist eine zusätzliche Verknüpfung mit dem Zeichnungsarchiv geplant, das schon heute rund 20.000 Konstruktionspläne in elektronischer Form enthält. Ältere Zeichnungen wurden dafür inhouse gescannt, die neueren, mit dem 3D-CAD-System Solid Works erstellten Pläne werden dagegen direkt im zentralen Dokumenten-Pool archiviert. Künftig kann sich jede Vertriebsgesellschaft neben der Ersatzteilliste auch die zugehörige Konstruktionszeichnung der Pumpenanlage auf Knopfdruck auf den Bildschirm rufen und damit den Kunden im Reparaturfall noch präzisere Informationen liefern.
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Für mehr Transparenz und Schnelligkeit bei abteilungsübergreifenden Prozessen sorgt der integrierte Dokumenten-Workflow. Soll etwa ein Fertigungsteil technisch verändert werden, müssen Abteilungen wie Mechanische Fertigung, Qualitätssicherung, Logistik oder Einkauf der Konstruktionsabteilung zustimmen. Der Änderungsantrag wird als Word-Datei im zentralen Dokumenten-Pool abgelegt, gleichzeitig startet ein Workflow: Per E-Mail werden die zuständigen Abteilungen informiert; über die Stempelfunktion können sie zustimmen oder den Antrag ablehnen. Die Konstruktionsabteilung behält den Überblick, welche Anträge in welchen Abteilungen unterwegs sind. „Der Bearbeitungsprozess hat sich deutlich verkürzt und unsere Kunden erhalten ihre Lieferungen wesentlich schneller“, Bernd Wasserschaff äußert sich zufrieden.
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| Die Vorteile im Detail |
Kontinuierlich wird der DMS-Einsatz in allen Abteilungen weiter ausgebaut. Ein Workflow in der Buchhaltung etwa reduziert den Aufwand für die Rechnungsprüfung erheblich. Die täglich bis zu 100 Eingangsrechnungen müssen in Lohmar nicht mehr kopiert und per Hauspost an die zuständigen Abteilungen verschickt werden. Sobald sie gescannt und zentral archiviert sind, startet ein Rechnungsprüfungs-Workflow. Per Stempelfunktion kann der
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Verantwortliche der jeweiligen Kostenstelle die Rechnung genehmigen, Kommentare schreiben oder ablehnen. Gleichzeitig ist die Buchhaltung immer über den Stand der Dinge informiert, kann Skonti früher nutzen und die Finanzen besser disponieren.
Mit DocuWare hat sich nicht nur die Qualität der abteilungsübergreifenden Arbeitsabläufe verbessert, meint Bernd Wasserschaff. Auch im gesamten Unternehmen und besonders im Austausch mit anderen Konzerntöchtern weltweit sei der Informationsfluss erheblich schneller und transparenter geworden. Die Mitarbeiter wissen die Vorteile des DMS sehr zu schätzen und können sich mehr auf ihre Kernaufgaben konzentrieren, berichtet der IT-Spezialist: „Die Fachabteilungen haben oft auch eigene Ideen, die Software für weitere Aufgaben zu nutzen.“ Die Einsatzmöglichkeiten von DocuWare stoßen bei ABS noch lange nicht an ihre Grenzen.
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| Testimonial |
Bernd Wasserschaff,
IT Manager, ABS Lohmar Production GmbH:
„Ein Workflow in der Buchhaltung etwa reduziert den Aufwand für die Eingangsrechnungsprüfung erheblich. Die Abteilung ist immer über den Stand der Dinge informiert, kann Skonti früher nutzen und die Finanzen besser disponieren.“
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| Die Aufgabe |
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Zentraler Dokumenten-Pool |
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Weltweiter Zugriff |
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Integration mit AS/400-System BPCS |
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Integration 3D-CAD-System Solid Works |
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| Nutzen |
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Weniger Lagerraum |
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Höhere Arbeitseffizienz |
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Transparente Prozesse |
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Besserer Service |
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Kunden - 
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Clientes - 
Témoignages clients - 
Riferimenti