| Service commercial |
Davantage de recettes, davantage de clients satisfaits
Dépasser les objectifs est un pari difficile compte tenu du contexte concurrentiel. Les équipes commerciales courent contre la montre tout en s'efforçant de satisfaire les clients. Tout repose sur les informations et sur les personnes les plus à même de les utiliser efficacement. C'est là que DocuWare intervient.
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| Description |
Les chargés de clientèle doivent être capables de résoudre une grande variété de problèmes pour des clients très différents. Les commerciaux itinérants sont bombardés de questions, tandis que le personnel dans les bureaux de l'entreprise se démène pour y répondre. Les clients cherchent des réponses sur les sites Internet des sociétés. Nul doute, la gestion commerciale repose sur la rapidité d'accès aux informations. À l'aide d'un dossier client électronique, c'est garanti: toute requête provenant d'un client existant ou d'un prospect peut être traitée par téléphone. Nul besoin d'effectuer d'interminables recherches et de rappeler inutilement l'interlocu-teur. Les processus, de la création de propositions jusqu'au traitement des réclamations produits, gagnent considérablement en efficacité.
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La communication interne
Malheureusement, la réalité veut que les commerciaux soient souvent les derniers informés. Seul un commercial bien renseigné aura l'assurance nécessaire pour entamer des négociations avec les clients et leur inspirer confiance dans les produits et les services qu'il propose. La facilité d'accès aux données et à la documentation commerciale joue un grand rôle dans la connaissance de ces produits et services.
Les informations accessibles aux clients
Aujourd'hui rompus à l'utilisation d'Internet, les clients exigent un accès rapide et simple aux données et documents récents. Si tous vos documents sont centralisés dans des archives communes et accessibles par Internet, il s'agit là encore d'un net avantage sur la concurrence.
Une productivité accrue avec DocuWare
DocuWare garantit une meilleure productivité. Le travail décentralisé et simultané, pour les appels d'offres par exemple, est possible. Les employés internes et externes, ainsi que les clients, bénéficient d'un accès permanent à des informations actualisées. Les contrôles et autorisations nécessaires sont rationalisés. Tout est pensé pour le client.
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| Le processus |
La communication interne
Gestion commerciale et définition des objectifs
Un vendredi après-midi, dans le bureau d'un directeur commercial, plusieurs questions se posent : quelles commandes ont été passées cette semaine et les prévisions de vente ont-elles été respectées? Le service Compatibilité ne donne aucune nouvelle et l'accès au programme de traitement des commandes est refusé. En outre, les rapports attendus des commerciaux concernés ne sont pas encore parvenus.
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Les avantages offerts par DocuWare
Grâce à un dossier commercial électronique, vous pouvez regrouper tous types d'informations, lesquelles peuvent être classées ou envoyées par courrier électronique. Ce dossier contient des liens vers tous les documents pertinents, tels que les offres, les contrats et les enregistrements, afin de garantir l'accès aux versions les plus récentes. Dès que de nouveaux documents conformes aux critères utilisés pour définir le dossier sont ajoutés aux archives, les liens correspondants s'affichent. Nul besoin de rechercher constamment les informations: celles-ci vous parviennent sous la forme la plus actualisée et la plus adaptée.
La génération d'offres
Une requête sur une offre nécessite une réponse rapide. Les clients existants veulent connaître un prix aujourd'hui pour déterminer le budget de l'année à venir. Où se trouvent la fiche technique, les spécifications et la liste des tarifs actualisées? Quel fichier contient le contrat final? Quels accords tarifaires ont été instaurés l'année dernière? Une offre commerciale met du temps à aboutir… et le délai peut quelquefois dépasser celui qui a été initialement promis au client. Les commerciaux sont pendus au téléphone, s'efforçant d'accélérer les choses en interne, alors qu'ils devraient mener des discussions constructives avec le client. Beaucoup d'informations figurent encore sur papier. L'utilité du système de gestion de la relation client est donc limitée.
Les avantages offerts par DocuWare
En intégrant un système de gestion des documents, toutes ces informations sont accessibles à chacun. Les interminables recherches dans d'innombrables classeurs et meubles de bureau appartiennent désormais au passé. Le processus de création d'offres est activement géré et l'efficacité du département commercial augmente sans cesse.
Les informations accessibles aux clients
Customer Service
Les clients bénéficient d'un accès en ligne à des informations importantes fournies par leurs partenaires commerciaux, notamment les bordereaux d'emballage, les factures et les contrats de support et d'entretien. Les cycles d'innovation plus courts et les temps de réponse désormais plus rapides compliquent singulièrement la mise à disposition d'informations précises.
Les avantages offerts par DocuWare
Grâce à DocuWare, vous pouvez fournir à vos employés internes, à votre personnel mobile, à vos partenaires commerciaux et à vos clients existants et potentiels les informations précises dont ils ont besoin. Une fois de plus, tout repose sur les archives communes DocuWare qui centralisent des documents et informations qui restent à portée de main.
Un utilitaire fournissant ce type d'accès … ne peut que procurer la satisfaction de vos clients.
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| En direct - Seeberger |
Les 70 employés des services administratif, commercial, de comptabilité et d'achat de Seeberger, spécialiste des fruits secs et noix nobles, utilisent DocuWare. L'accès quasi-instantané aux archives communes garantit une gestion optimale des communications et du service client. Pour les commerciaux itinérants, l'accès aux données via Internet est devenu indispensable.
Les informations sur les clients avaient été précédemment stockées dans plusieurs dossiers différents chez Seeberger. Les factures, les bordereaux d'emballage, les confirmations de commandes et les lettres constituaient autant de documents papier qui envahissaient les bureaux.
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Cependant, il ne s'agissait pas seulement de libérer de l'espace. En réalité, c'est le temps perdu dans les interminables recherches pour faire face aux requêtes des clients et pour préparer les visites commerciales qui a poussé la direction de l'entreprise à investir dans un système de gestion de documents.
Aujourd'hui, les membres de l'équipe commerciale disposent de plus de temps pour se consacrer à leur véritable fonction. Toutes les informations relatives à un processus en particulier sont constamment accessibles (rapidement et dans une version à jour), même en déplacement. Les recherches fastidieuses et les multiples requêtes adressées aux autres services ne sont plus qu'un mauvais souvenir. Même sur site avec un client, les commerciaux peuvent accéder à des informations de première importance et fournir une réponse immédiate, sans devoir retourner aux bureaux de l'entreprise. Grâce à DocuWare, Seeberger s'est bâti une réputation de partenaire commercial professionnel et prompt.
Défi:
Donner aux responsables de services et aux commerciaux itinérants l'accès à des archives centralisées; fournir un lien vers une application de gestion des processus existante; intégrer un panel de programmes.
Solution:
DocuWare,
COLD/READ,
ACTIVE IMPORT,
INTERNET-SERVER
Avantages:
Une vue d'ensemble exhaustive des données sur les clients, une réponse plus rapide à leurs requêtes, un accès aux informations récentes, même en déplacement, et un meilleur service client.
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| Avantages |
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Seul le personnel autorisé détient l'accès aux documents |
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Aucune perte de documents |
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Récupération rapide de documents |
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Meilleure prise en charge des employés et de la direction |
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Optimisation de l'espace de stockage |
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