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 v   De nombreuses questions dont les réponses se trouvent dans la documentation relative aux marchandises, stockées, dans le meilleur des cas, dans des classeurs et autres systèmes de rangement. Vous devez donc chercher ces réponses. Une recherche qui s‘avère laborieuse et souvent infructueuse.

Des prix bas : quels avantages ?
Comparer les offres n‘est pas une tâche facile. Une incertitude demeure : le changement de fournisseur apporte-t-il un avantage ? Est-il vraiment moins cher de produire à l‘étranger ou est-ce que la réduction du prix de la marchandise se fait au détriment de la qualité ? Faut-il équiper les circuits imprimés de composants bon marché ? Des prix bas ne sont pas nécessairement avantageux. Les offres paraissent souvent identiques sans l‘être véritablement. Les conditions d‘achat d‘un même fournisseur peuvent également changer. Toutefois, en l‘absence de classification systématique sur plusieurs années, la comparaison des offres reste incomplète.

Un rapport qualité-prix insatisfaisant
Vous réceptionnez des marchandises ainsi que leur bordereau de livraison. La facture suit. Pour vous, cela signifie faire photocopie sur photocopie. Vous pouvez vérifier la marchandise d‘après le bordereau de livraison. Le service des achats souhaite également vérifier la commande. Cela prend du temps, car si tout paraît en ordre au premier abord, les réclamations ne tardent pas à arriver. Le circuit imprimé du fournisseur asiatique pose des problèmes. Le tissu de revêtement du nouveau fournisseur ne correspond pas à celui de l‘ancien fournisseur. L‘origine de ces difficultés réside dans l‘absence de documentation détaillée adéquate. Votre compétence est mise en doute et l‘entreprise doit prendre en charge les coûts supplémentaires générés.

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 v   Evaluation des offres
En matière d‘achats, la comparaison approfondie des offres des fournisseurs et des descriptions des prestations n‘est possible qu‘après leur classement. En l‘absence d‘un tel classement, l‘entreprise dépensera plus que nécessaire.

Comparaison des offres
Les archives centralisées de DocuWare regroupent toutes les offres de manière structurée. Il est ainsi possible de comparer les offres antérieures des fournisseurs avec les offres actuelles. Les documents peuvent être rapidement localisés en utilisant des critères d‘indexation tels que l‘offre et le nom du fournisseur. Vous pouvez suivre l‘évolution des prix et des prestations sur des dizaines d‘années et mettre ainsi en évidence les tendances du marché, informations sur lesquelles vous pourrez ensuite baser le choix du devis. Solidement étayée, votre décision évitera à l‘entreprise des frais supplémentaires inutiles.

Vérification des factures
Les processus internes de traitement d‘une facture qui permettent son paiement après sa réception sont souvent longs. Les copies de la facture, faites par le service des achats, passent par plusieurs étapes avant d‘être validées. Les services spécialisés ne disposent souvent pas des informations (contrats ou bordereaux de livraison) nécessaires à la vérification. Les temps d‘attente ou de traitement sont généralement longs et la progression du processus de libération inconnue. Alors que le temps passe, les délais pour l‘obtention d‘escomptes arrivent irréversiblement à expiration.

Traitement de factures par simple clic de la souris
DocuWare change tout, en rendant tout d‘abord inutile la photocopie des factures. Des mots d‘index, tels que le numéro et le nom du client, l‘adresse ou le numéro du bordereau de livraison, sont automatiquement attribués aux justificatifs (factures et bordereaux de livraison, par exemple) par le système, qui les enregistre ensuite dans les archives centrales. Chaque employé peut ensuite immédiatement accéder aux justificatifs par le biais du Progiciel de Gestion Intégré (ERP) ou de DocuWare. La recherche plein texte est également possible. Les temps d‘exécution et de traitement diminuent radicalement, le service des achats et les autres services pouvant consulter tous les documents requis pour la vérification de la facture. Le timbre électronique de validation indique clairement l‘état de traitement de la facture entrante. Les requêtes d‘information entrantes ne sont plus qu‘une exception et les délais pour l‘obtention d‘escomptes sont respectés.

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 v   Il y a une dizaine d‘années, le premier objectif était l‘archivage électronique des commandes. Aujourd‘hui, le système de GEIDE est mis en œuvre dans tous les services d’ABS Production : tous les documents relatifs aux commandes, aux plans de construction ou aux listes de pièces de rechange sont automatiquement stockés dans les archives centrales documentaires et sont immédiatement accessibles à tout employé de l‘entreprise par le biais d‘une licence Client site.
Le service des achats utilise aussi la GEIDE pour optimiser ses processus commerciaux. Toute commande créée dans le Progiciel de Gestion Intégré BPCS d‘Infor, puis imprimée ou envoyée par courrier électronique, est automatiquement stockée dans les archives centrales documentaires. En cas de questions ou de contestations, les employés peuvent d‘un clic de souris, consulter les délais de livraison ou les spécifications d‘un article convenus avec le fournisseur. Le temps employé à rechercher des informations a pu ainsi être considérablement réduit.
Le service Achats techniques apprécie en particulier la rapidité d‘accès aux archives électroniques de dessins, intervenant notamment dans le choix de nouveaux fournisseurs. L‘envoi par courrier électronique aux fournisseurs, des dessins stockés dans les archives centrales documentaires, facilite la discussion sur les spécifications d’un produit, soumise autrefois à la photocopie des documents et à leur envoi par courrier.
DocuWare accélère également le processus de validation lors du traitement des factures. La numérisation et l‘archivage centralisé des factures entrantes déclenchent un workflow prédéfini. Par l‘apposition de timbres, le responsable des ventes peut « valider » ou « refuser » la facture et ajouter des commentaires, sans que la comptabilité ne perde de vue la situation. Dans le service des achats et à travers l‘entreprise, la mise en œuvre de DocuWare est synonyme d‘accélération et d‘accroissement de la transparence du flux d‘informations

Avantages :

• Archivage documentaire centralisé

• Accès à l‘échelle de l‘entreprise

• Intégration au PGI BPCS d‘Infor

• Optimisation des processus

• Amélioration de la communication

Bénéfices :

• Disparition des archives papier

• Transparence des processus de travail

• Gain de temps et d‘argent

• Accélération du processus de traitement des factures et respect des délais d‘escomptes