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 v   Ist günstig gleich preiswert?
Der Angebotsvergleich fällt schwer - unklar bleibt, ob der Wechsel zum anderen Zulieferer wirklich Vorteile bietet? Ist die Produktion im Ausland tatsächlich billiger, oder wurde der Preis der Ware nur auf Kosten der Qualität gedrückt? Die Platine mit Billigbausteinen bestückt? Nicht immer ist günstig gleich preiswert. Oft entspricht ein Angebot nur scheinbar dem anderen. Auch die Konditionen ein und desselben Lieferanten können variieren. Doch nicht alle Dokumente wurden in den vergangenen Jahren systematisch abgeheftet und in Ordner einsortiert. Mangels Dokumentation bleibt der Angebotsvergleich lückenhaft.

Viel gezahlt - wenig bekommen
Sie nehmen Ware und Lieferschein von der Poststelle entgegen. Die Rechnung folgt darauf. Für Sie heißt das: Kopien und wieder Kopien. Zwar können Sie die Ware im Bezug zum Lieferschein prüfen, doch will auch die Fachabteilung die Bestellung verifizieren. Dazu braucht diese Zeit. Erst einmal scheint alles in Ordnung. Später kommen die Reklamationen. Die Platine des asiatischen Zulieferers bereitet Probleme. Auch entspricht der Bezugstoff des neuen Lieferanten dem des anderen nicht. Ihnen fehlte die entsprechend detaillierte Dokumentation. Ihr Image als Einkäufer leidet und Ihr Unternehmen muss die Mehrkosten tragen.

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 v   Evaluieren von Angeboten
Im Einkauf Äpfel mit Birnen zu vergleichen hat wenig Sinn. Liegen die Angebote aller Lieferanten mit Leistungsbeschreibungen nicht geordnet vor, lassen sich diese nicht fundiert vergleichen. Ihr Unternehmen gibt mehr Geld aus als es eigentlich muss.

Offerten im Vergleich
Im zentralen Dokumenten-Pool von DocuWare liegen alle Angebote geordnet vor. Sie können auch Offerten von Lieferanten, die Sie vor Jahren angefordert haben, mit aktuellen vergleichen. Dokumente lassen sich über entsprechende Indexkriterien wie Angebot und Lieferantenname mit einem Klick aufrufen. Sie verfolgen Preise und Leistungen und ihre Entwicklung über Jahrzehnte. Markttrends sind somit jederzeit für Sie transparent. Somit wägen Sie fundiert zwischen aktuell vorliegenden Kostenvoranschlägen ab. Damit setzen Sie Ihre Kaufentscheidung auf eine solide Basis und vermeiden unnötige Mehrkosten.

Prüfen von Rechnungen
Zwischen Rechnungseingang und Zahlung verlaufen interne Freigabeprozesse oft schleppend. Rechnungskopien, die der Einkauf erstellt, durchlaufen bis zur Freigabe viele Stationen. Häufig fehlen in der Fachabteilung für die Prüfung notwendige Informationen wie Verträge oder Lieferscheine. Lange Liege- und Bearbeitungszeiten sind die Regel. Der Genehmigungsstand ist zumeist unbekannt. Zwischenzeitlich verfallen Skonti unwiederbringlich.

Rechnungsfreigaben auf Klick
Mit DocuWare ist das anders, denn Kopien entfallen. Belege wie Rechnungen und Lieferscheine werden zur Archivierung vollautomatisch mit Indexbegriffen wie Kundennummer und -name, Adresse oder Liefer-scheinnummer versehen. Das System ordnet sie entsprechend zu und legt sie selbständig im zentralen Dokumenten-Pool ab. Jeder Mitarbeiter greift bei Bedarf sofort über das ERP-System oder über DocuWare auf die Belege zu. Auch eine Volltextsuche ist möglich. Lauf- und Bearbeitungszeiten verkürzen sich erheblich, da der Einkauf und die Fachabteilung alle notwendigen Dokumente zur Rechnungsprüfung vorliegen haben. Dank elektronischer Freigabe-stempel ist immer sofort klar, wo und in welchem Bearbeitungsschritt sich eine Eingangsrechnung befindet. Rückfragen sind eine Ausnahme, und Skontofristen werden gewahrt.

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 v   Die Recherchezeiten haben sich damit erheblich reduziert. Die Abteilung Technischer Einkauf schätzt besonders den schnellen Zugriff auf das elektronische Zeichnungsarchiv, etwa bei der Auswahl neuer Lieferanten. Um Produktspezifikationen besser besprechen zu können, werden Zeichnungen aus dem zentralen Dokumenten-Pool per E-Mail an die Lieferanten gesendet. Früher mussten dafür zuerst aufwändige Kopien erstellt und dann per Post verschickt werden.
Mit DocuWare verringert sich auch der Aufwand für die Rechnungsprüfung.
Sobald Eingangsrechnungen gescannt und zentral archiviert sind, startet ein
vordefinierter Workflow. Per Stempelfunktion kann der Verantwortliche im
Einkauf die Rechnung genehmigen, Kommentare schreiben oder ablehnen,
die Buchhaltung behält den Überblick. Nicht nur hier, sondern im ganzen
Unternehmen gilt: Mit DocuWare ist der Informationsfluss erheblich schneller
und transparenter geworden.

Vorteile:

• Zentraler Dokumenten-Pool

• Unternehmensweiter Zugriff

• Integration mit ERP-Lösung BPCS von Infor

• Optimierte Arbeitsabläufe

• Verbesserte Kommunikation

Nutzen:

• Wegfall des Papierarchivs

• Transparente Arbeitsabläufe

• Zeit- und Kostenersparnis

• Schnellere Rechnungsprüfung

• Skontofristen wahren