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 v   Trasparenza
La trasparenza è un requisito fondamentale. Numerosi impianti di produzione non sono più in grado di far fronte alla crescente quantità di documenti e alle altre incombenze tipiche del lavoro d'ufficio. E tuttavia, per ottemperare alle normative vigenti, è necessario conservare tutti i documenti relativi a produzione e costruzione, inclusi tutti gli eventuali messaggi di posta elettronica, disegni, documenti CAD, annotazioni e fotografie. Questi documenti sono soggetti a modifiche giornaliere e all'aggiunta di nuove sezioni e in molti casi la documentazione correlata ai processi di produzione occupa centinaia di schedari. Il personale addetto alla produzione, al controllo di qualità e alla contabilità deve essere in grado di recuperare singoli documenti raccolti nell'arco di diversi anni, una ricerca che può essere frustrante e talvolta vana, perché non tutti i documenti cartacei sono disponibili in tutte le sedi o in tutti gli uffici.

Conformità alle normative legali
Con una documentazione caotica, eventuali dispute contrattuali o di responsabilità del prodotto finiranno. La situazione è completamente diversa se si dispone di un sistema di gestione documentale. DocuWare consente di disporre istantaneamente di tutti i documenti e di adempiere alle rilevanti direttive e normative legali. Grazie alle documentazione di produzione è possibile concentrarsi sui compiti più importanti.

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 v   Grazie a DocuWare, è possibile aumentare l'efficienza dei processi produttivi. Il sistema consente l'archiviazione di tutta la documentazione presente in sedi diverse in un unico pool centrale di documenti. Consente infatti di eseguire la scansione di tutti i documenti cartacei, inclusi contratti, verbali di riunioni, messaggi di posta elettronica, disegni, file CAD e fotografie e di memorizzarli insieme ai file elettronici. Una volta archiviati, tutti gli utenti autorizzati possono recuperarli in tempo reale, indipendentemente dalla loro posizione fisica e senza dover disporre delle applicazioni originali di creazione. Il time-to-market risulta così inferiore e l'azienda più competitiva.

Controllo di qualità a tutti i livelli
Un progettista non è sicuro che la versione del disegno tecnico di un particolare componente da lui utilizzato sia realmente quella più aggiornata, perché esistono troppi file CAD archiviati senza struttura e senza numero di versione.
Risultato: quando il controllo di qualità rileva il problema, possono essersi già verificati dei costosi errori. E se tali errori non vengono individuati, può essere necessario il ritiro del prodotto, che comporterà costi proibitivi e danni alla reputazione dell'azienda.

Tutte le versioni sott'occhio
Grazie a DocuWare i responsabili del controllo di qualità dispongono di una visione più chiara della situazione. I livelli di conoscenza del personale vengono acquisiti mediante timbri e firme elettronici. Il sistema registra tutte le modifiche apportate a un documento, tra cui l'autore e l'applicazione di origine e la data e l'ora della modifica. Ciò consente una produzione più snella, che a sua volta si traduce in costi di produzione e time-to-market ridotti.

La conformità alle normative legali
Un reclamo contro la vostra azienda, che ora si trova costretta a divulgare il set completo dei dati di produzione di un particolare prodotto, dalla prima bozza di disegno fino alla corrispondenza tramite posta elettronica degli ultimitre anni. Ma i documenti necessari sono introvabili oppure non sono stati archiviati.
Risultato: L'azienda non risulta conforme alla normativa sulla responsabilità dei prodotti e pertanto non potrà difendere la propria posizione in tribunale. Ne derivano costi aggiuntivi e la reputazione dell'azienda viene screditata.

Con DocuWare la conformità alle normative legali è assicurata
Grazie alle funzionalità di archiviazione a lungo termine a prova di manomissione, DocuWare garantisce la conformità alle direttive sulla conservazione dei documenti delineate nella normativa sulla responsabilità dei prodotti. Inoltre si può essere certi che tutti i documenti di business verranno memorizzati secondo modalità a prova di manipolazione e di verifiche. L'azienda risulterà così conforme alla normativa vigente riducendo i rischi dovuti a responsabilità contrattuali.

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 v   Oggi, grazie a DocuWare, vengono archiviate ogni giorno circa 200 operazioni per un totale di 600 pagine di carta. Il sistema raccogli i documenti da tutti i reparti, li ordina e li rende disponibili in un pool centrale di documenti, indipendentemente dal fatto che si tratti di misurazioni, annotazioni manuali, disegni o corrispondenza. Chiunque ne abbia bisogno, può recuperare i documenti con la semplice pressione di un tasto. Questo accesso istantaneo include persino i parametri di cicli produttivi precedenti. Le richieste dei clienti vengono soddisfatte all'istante e gli addetti al controllo di qualità dispongono di un accesso immediato atutti i dati.

Obiettivi:

• Accesso/recupero centrale di documenti del reparto vendite, di produzione, controllo di qualità, magazzino...

• Ottimizzazione dei processi

Vantaggi:

• Conformità alle disposizioni della normativa in materia di responsabilità dei prodotti

• Accesso immediato a documenti e dati di produzione

• Servizio clienti efficiente

• Minore numero di stampe

• Risparmio di spazio