| Production et service d'assurance qualité |
Tenez à jour l'ensemble de vos dossiers de production grâce à DocuWare
DocuWare vous permet d'accroître votre productivité tout en garantissant votre sécurité juridique. La maîtrise de la gestion des versions de vos document simplifie les tâches du service d'assurance qualité et vous permet de respecter les exigences documentaires fixées par la loi en matière de responsabilité du fabricant, ainsi que les obligations légales de conservation.
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| Description |
Obligations contre efficacité
Les lois et directives qui engagent la responsabilité des fabricants en ce qui concerne la qualité de leurs produits et les obligent à archiver leur documentation pendant plusieurs années sont de plus en plus sévères. Parallèlement, le délai de mise sur le marché est devenu un facteur concurrentiel décisif. L'efficacité et la qualité du développement et de la production sont donc primordiales pour les fabricants qui ne veulent pas se laisser distancer.
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La transparence appelle l'innovation
La transparence s'est imposée dans tous les domaines et de nombreux fa-bricants sont aujourd'hui dépassés par un volume croissant de documentation à gérer. Notes, lettres, courriers électroniques, protocoles, documents commerciaux, dessins techniques, plans, fichiers de CAO, photos... la loi contraint les fabricants à tout conserver. Outre les modifications régulièrement apportées à tous ces documents, de nouveaux dossiers viennent s'y ajouter chaque jour et l'ensemble finit par occuper un nombre considérable de classeurs et donc de place. Or les départements de fabrication et d'assurance qualité comme les services comptables ont parfois besoin d'accéder à des dossiers remontant à plusieurs années. Leurs recherches s'avèrent souvent vaines, car les documents papier ne sont pas nécessairement archivés sur les lieux de fabrication. Il faut alors les expédier par télécopie, par coursier ou par courrier électronique. Même les fichiers stockés sur le réseau de l'entreprise peuvent poser problème, car les applications nécessaires ne sont pas nécessairement disponibles sur tous les PC.
Une sécurité juridique renforcée
Une organisation chaotique de votre information et de son archivage peut porter gravement préjudice à votre entreprise. Votre entreprise doit de garantir du respect des contraintes légales strictes pour ne pas engager votre responsabilité de fabricant. La Gestion Electronique Documentaire garanti cette sécurité : grâce à DocuWare, vous êtes certain de pouvoir accéder en permanence à tous vos dossiers de fabrication et d'être en conformité avec toutes les directives.
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| Le processus |
Zoom sur les processus de fabrication
L'une des étapes d'un de vos processus de fabrication pose problème et la documentation correspondante est introuvable. Conséquences : le départe-ment d'assurance qualité interrompt la fabrication et les lignes de production s'arrêtent. Le chiffre d'affaires et la compétitivité de votre entreprise en pâtissent.
Tous les dossiers de production à portée de main
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DocuWare vous permet d'accroître l'efficacité de vos processus de production. Le système classe tous les dossiers de votre site de production dans une archive centralisée. Tous les documents papier sont numérisés, puis archivés aux côtés des documents électroniques, qu'il s'agisse de contrats, de protocoles, de courriers électroniques, de dessins techniques, de fichiers de CAO ou de photos. Quel que soit leur lieu de travail, tous les utilisateurs autorisés peuvent accéder à ces documents en temps réel, même s'ils ne disposent pas des applications avec lesquelles les fichiers ont été générés. Vous réduisez ainsi considérablement le délai de mise sur le marché de vos produits.
L'assurance de la qualité à tous les niveaux
Un employé a des doutes : Le plan qu'il a dans les mains correspond-il à la version la plus récente de la pièce qu'il doit mettre en fabrication ? Difficile de s'y retrouver dans les nombreux fichiers de CAO, car ils ont été archivés au petit bonheur et sans numéro de version.
Conséquences : le temps que le département d'assurance qualité intervienne, des erreurs coûteuses risquent d'avoir été commises. Si la confusion entre les versions n'est pas détectée, l'entreprise s'expose à des retours de produits, ce qui représante un coût pour l’entreprise.
La maîtrise des versions de vos documents
Grâce à DocuWare, votre département d'assurance qualité maîtrise la situation : timbre et signature électroniques permettent de dater les dernières informations dont dispose chaque employé. Le système consigne toute modification apportée aux documents et enregistre l'auteur et la date. La fabrication se déroule ainsi sans heurts : les coûts de production de vos produits et leur délai de mise sur le marché diminuent.
La sécurité juridique sous toutes les coutures
Suite à une action en justice, vous devez produire les dossiers de fabrication complets - de la simple esquisse aux courriers électroniques - d'un produit que vous fabriquez depuis trente ans. Impossible de trouver ces documents. Ils ont disparu ou n'ont jamais été archivés. Conséquences : la sécurité juridique de votre entreprise est en danger. Vous ne respectez pas toutes les directives de la loi qui engage votre responsabilité en tant que fabricant et essuyez un revers en justice. Cela génère des frais supplémentaires et la réputation de votre entreprise est discréditée.
La sécurité juridique avec DocuWare
DocuWare assure l'archivage longue durée de vos documents et vous permet ainsi de satisfaire les obligations de conservation fixées par la loi relative à la responsabilité des fabricants tout en garantissant l'intégrité de tous vos dossiers. Votre entreprise gagne en sécurité juridique et vous minimisez les risques contractuels auxquels elle est exposée.
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| En direct - Georg Fischer DEKA GmbH |
La mise en œuvre de DocuWare à l'échelle de l'entreprise a permis à l'industriel Georg Fischer DEKA, spécialiste des systèmes de tuyauteries, de satisfaire aux exigences de la loi relative à la responsabilité des fabricants tout en améliorant sa communication interne et son service client. Elle a aussi considérablement réduit la surface de stockage nécessaire à l'archivage des documents papier.
Avant de choisir DocuWare, DEKA agrafait, copiait et archivait manuellement tous les justificatifs. Chaque groupe de travail et chaque employé administratif possédait ses propres archives. Au bout d'un an, tous les documents étaient archivés dans un entrepôt centralisé, auquel seules quelques personnes pouvaient accéder. La recherche des justificatifs prenant énormément de temps et les échanges de documents entre les départements posant de nombreux problèmes, il était souvent impossible de répondre immédiatement aux demandes des clients. La loi exigeant que certains dossiers soient conservés pendant 50 ans, les archives occupaient par ailleurs une surface considérable.
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Aujourd'hui, grâce à DocuWare, DEKA archive chaque jour 200 dossiers représentant 600 documents papier. Le système classe les documents de tous les départements dans une archive centralisée, qu'il s'agisse de mesures, de notes manuscrites, de dessins ou de courriers. Toutes les personnes concernées peuvent accéder, d'un simple clic, aux documents archivés et aux paramètres de productions antérieures. Les clients obtiennent une réponse immédiate à leurs questions et le département d'assurance qualité peut consulter à tout moment l'ensemble des données.
DocuWare a ainsi durablement amélioré la compétitivité de DEKA.
Le défi: - Accès centralisé aux documents par tous les départements : vente, production, assurance qualité et de l’entrepôt
- Amélioration des processus de production
Les avantages : - Respect des exigences de la loi relative à la responsabilité des fabricants
- Accès immédiat à tous les documents, ainsi qu'aux données de production
- Amélioration de l'efficacité du service client
- Réduction du volume d'impression
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| Avantages |
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Accès immédiat aux données, quel que soit le format et l'origine des fichiers - flux ininterrompu d'informations |
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Consignation de toutes les modifications apportées aux documents et du niveau d'information des employés - gestion précise des versions des documents et fabrication sans erreur. |
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Accès universel et en temps réel à toutes les données - formation simple et rapide d'équipes de travail virtuelles |
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Processus de production sans heurts - réduction des délais de mise sur le marché et accroissement de la compétitivité. |
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Dossiers de fabrication complets - limitation des risques liés à la responsabilité des fabricants. |
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Archivage longue durée et garantie d'intégrité de tous les documents - augmentation de la sécurité juridique |
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Réduction de la surface d'archivage de près de 98 % |
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Lire l'étude de cas de Georg Fischer DEKA GmbH
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