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 v   Innovación gracias a transparencia
La transparencia es un requisito demandado por todos. Sin embargo, muchas empresas productoras se ven sobrepasadas por la cada vez mayor cantidad de documentos. Entre la documentación de planificación que precisa ser guardada se encuentran todas las notas y documentos, tanto cartas, correos electrónicos y comprobantes comerciales como diagramas, planos CAD y fotos. A diario se modifican y se crean nuevos documentos. Con frecuencia la documentación ocupa montañas de archivadores. Los departamentos de producción, control de calidad y contabilidad deben poder acceder durante muchos años a determinados documentos con independencia de su formato. Pero a menudo la búsqueda es en vano: los documentos en papel no se encuentran en todas las plantas de fabricación ni delegaciones. Por tanto, deben enviarse por fax, por mensajero o por correo electrónico. Otras veces los archivos encontrados en la red interna de la empresa no pueden abrirse porque el programa necesario no está instalado.

El conocimiento proporciona seguridad legal
El caos es perfecto: el fracaso en caso de conflictos contractuales, quejas por patentes y responsabilidades por productos está asegurado. Con la gestión documental integrada todo es diferente: con DocuWare tendrá todos sus documentos de producción bajo control y además cumplirá con todas las normativas vigentes. Su documentación de producción estará completa y su compañía se podrá concentrar al 100% en sus actividades principales.

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 v   Todos los documentos de producción bajo control
Con DocuWare llevará a cabo los procesos de producción y fabricación de forma eficiente. El sistema archiva toda la documentación procedente de varias ubicaciones en un repositorio central de documentos. Para ello se escanean y almacenan todos los documentos en papel junto con los documentos electrónicos, sin importar si se trata de contratos, actas, correos electrónicos, diagramas, archivos CAD o fotografías. Una vez archivados, todos los empleados autorizados pueden acceder en tiempo real a toda la documentación. Para ello no son necesarios los programas con que se crearon los archivos. El Time to Market se acorta y con ello aumenta la capacidad competitiva de su empresa.

Minucioso control de calidad
De nuevo un empleado duda si está utilizando la versión más actual de un diagrama técnico de una pieza. Se han almacenado muchos archivos CAD sin respetar ninguna estructura y sin número de versión. Las consecuencias: hasta que el departamento de control de calidad interviene se producen fallos muy costosos. Si no se descubre la causa del problema esto puede derivar en llamadas a revisión, lo cual puede desembocar en millones de euros en gastos y en un perjuicio en la imagen de su empresa.

Todas las versiones de un vistazo
Con DocuWare su departamento de control de calidad conserva la visión global. Los estados de información de los empleados se registran de forma muy sencilla mediante sellos y firmas electrónicas. El sistema anota todas las modificaciones realizadas en un documento junto con el autor de los mismos y el momento en que se introdujeron. La fabricación marcha de esta forma sin problema alguno. Todo esto se traduce en unos costes de producción menores y en la reducción del Time to Market.

La seguridad jurídica bajo la lupa
A raíz de una queja puede tener que presentar todos los datos de fabricación relativos al tipo de producto afectado, desde el esbozo a mano hasta la correspondencia por correo electrónico de la última década. Y como no, los documentos necesarios han desaparecido o simplemente no se archivaron. La consecuencia: se pone en riesgo la seguridad legal de su empresa ya que no cumple con todas las disposiciones establecidas por la ley de responsabilidad por productos y deberá encajar una derrota frente a la justicia con toda seguridad. Todo esto deriva asimismo, como no, en gastos adicionales y en el descrédito de su empresa.

La seguridad legal con DocuWare
Con DocuWare, gracias al almacenamiento a largo plazo a prueba de manipulaciones indebidas cumplirá con todo lo establecido por la ley de responsabilidad por productos en relación a la conservación. Además archivará todos sus documentos comerciales a prueba de revisión. De esta forma su empresa ganará en seguridad legal y se minimizarán los riesgos de incumplimientos contractuales.

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 v   Actualmente, gracias a DocuWare se archivan diariamente alrededor de 200 operaciones con un total de hasta 600 hojas de papel. Este sistema prepara y facilita los documentos de todos los departamentos ordenados en un repositorio central de documentos independientemente de si se trata de mediciones, notas escritas a mano, diagramas o correspondencia. Las personas autorizadas sólo tendrán que apretar un botón para acceder a los documentos. Además, los empleados podrán examinar los parámetros de producciones anteriores apretando también un simple botón. De esta forma es posible resolver de inmediato las dudas de los clientes y el departamento de control de calidad tiene acceso en todo momento a todos los datos. DocuWare ha conseguido mejorar la capacidad competitiva.

Objetivos:

• Acceso central a los documentos ya sea de los departamentos de ventas, producción, control de calidad o almacén

• Mejora de procesos

Ventajas:

• Cumplimiento de lo dispuesto en la ley de responsabilidad por productos

• Todos los documentos y datos de producción a su alcance de inmediato

• Eficaz servicio de atención al cliente

• Volumen de impresión reducido

• Ahorro de espacio