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 v   Aus Transparenz wird Innovation
Transparenz wird allerorts gefordert. Doch sind heutzutage viele Fertigungsbetriebe mit den sich zunehmend auftürmenden Dokumentationen überfordert. Zu den aufbewahrungspflichtigen Planungsunterlagen gehören alle Notiz und Schriftstücke, etwa Briefe, E-Mails, Protokolle und kaufmännische Belege genauso wie Zeichnungen, CAD-Pläne und Fotos. Täglich werden Dokumente modifiziert und neue Unterlagen kommen hinzu. Oft füllt die Fertigungsdokumentation unzählige Aktenordner. Fertigung, Qualitätssicherung und auch die Buchhaltung müssen über Jahre hinweg gezielt auf einzelne Dokumente egal welchen Formats zugreifen können. Doch häufig ist die Suche vergebens: Papierdokumente liegen nicht in allen Fertigungsstätten oder Außenstellen vor. Sie müssen per Fax oder Kurier geschickt oder nach dem Scannen per E-Mail versandt werden. Auch im Unternehmensnetz gefundene Dateien lassen sich oft nicht öffnen, da die benötigte Anwendung nicht auf dem entsprechenden PC installiert ist.

Wissen schafft Rechtssicherheit
Das Chaos ist perfekt: Die Schlappe bei Vertragsstreitigkeiten, Patent- und Produkthaftungsklagen somit vorprogrammiert. Mit Dokumenten-Management ist das anders: Mit DocuWare haben Sie Ihre gesamten Produktionsunterlagen im Griff und werden zudem allen Richtlinien gerecht. Ihre Fertigungsdokumentation ist vollständig und Sie können sich voll auf Ihre Kernkompentenzen konzentrieren.

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 v   Qualitätssicherung im Detail
Wieder ist einem Mitarbeiter im Werk unklar, ob er sich auf die aktuelle Version einer technischen Zeichnung eines Bauteils stützt. Zu viele CAD-Dateien wurden unstrukturiert ohne Versionsvernummern abgelegt.
Die Folgen: Bis die Qualitätssicherung eingreift, treten kostspielige Fehler auf. Bleibt der Missstand unentdeckt, kann es zu Rückrufaktionen kommen: Kosten in Millionhöhe entstehen und das Image Ihres Unternehmens leidet.

Alle Versionen im Überblick
Mit DocuWare behält Ihre Qualitätssicherung den Überblick: Kenntnisstände von Mitarbeitern werden ganz einfach mit elektronischen Stempeln und Signaturen erfasst. Das System zeichnet jede Änderung eines Dokuments auf und hält Urheber und Zeitpunkt der Modifikation fest. Die Fertigung läuft somit reibungsfrei: Produktionskosten sinken und Ihre Time to Market verkürzt sich.

Rechtssicherheit unter der Lupe
Auf Grund einer Klage müssen Sie sämtliche Fertigungsdaten eines Produkttyps von der Handskizze bis zur EMail-Korrespondenz der vorangegangenen drei Jahrzehnte offen legen. Nur die erforderlichen Unterlagen sind verschwunden oder sie wurden einfach nicht archiviert. Die Folge: Die Rechtssicherheit Ihres Unternehmens ist gefährdet - Sie werden nicht allen Richtlinien des Produkthaftungsgesetzes gerecht und müssen vor Gericht eine Schlappe einstecken. Mehrkosten entstehen und Ihr Unternehmen wird diskreditiert.

Rechtssicherheit mit DocuWare
Durch die manipulationssichere Langzeit-Archivierung mit DocuWare werden Sie den Aufbewahrungsvorschriften der Produkthaftungsgesetze gerecht. Darüber hinaus archivieren Sie Ihre gesamten Geschäftspapiere revisionssicher. Ihr Unternehmen gewinnt an Rechtssicherheit und Vertragsrisiken werden minimiert.

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 v   Heute werden mit DocuWare täglich rund 200 Vorgänge mit insgesamt bis zu 600 Blatt Papier archiviert. Das System stellt die Dokumente aller Abteilungen geordnet in einem zentralen Dokumenten-Pool bereit - unabhängig ob Messungen, handschriftliche Notizen, Zeichnungen, oder Korrespondenz. Alle Beteiligten haben auf Knopfdruck Zugriff auf die Dokumente. Auch Parameter aus früheren Produktionen sehen die Mitarbeiter auf Knopfdruck ein. Kundenanfragen lassen sich sofort beantworten und die Qualitätskontrolle greift jederzeit auf sämtliche Daten zu. Somit hat DocuWare die Wettbewerbsfähigkeit des Rohrsystemspezialisten nachhaltig verbessert.

Aufgabe:

• Zentraler Zugriff auf Dokumente, etwa aus Vertrieb, Produktion, Qualitätssicherung und Lager

• Prozessverbesserung

Nutzen:

• Einhalten der Vorgaben des Produkthaftungsgesetztes

• Alle Dokumente und Produktionsdaten sofort zur Hand

• Effizienter Kundenservice

• Reduziertes Druckaufkommen

• Platzersparnis