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 v   Les questions des employés, de la direction et des collègues du service comptabilité peuvent immédiatement trouver une réponse grâce à DocuWare. Les recherches qui s'éternisent et la multiplication des rappels téléphoniques appartiennent au passé.

Du recrutement à la formation, en passant par les promotions et le calcul des salaires, tous les processus administrés par le service des ressources humaines gagnent en efficacité. Les salariés se sentent mieux soutenus et la direction peut s'appuyer quotidiennement sur le système de gestion documentaire pour prendre judicieusement ses décisions.

Un caractère confidentiel et inaltérable
Étant donné le caractère sensible de certains documents, et en accord avec les dispositions légales relatives à la confidentialité, les documents papier, les fichiers et les messages électroniques sont à traiter avec la plus grande précaution. Le nombre croissant de documents électroniques et la variété de supports disponibles compliquent singulièrement le respect des normes actuelles. Pour instaurer des droits d'accès sécurisés, un archivage électronique inaltérable et l'intégration dans le système informatique du service des ressources humaines, un système de gestion documentaire constitue pratiquement une nécessité.

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 v   Les avantages de DocuWare
La solution DocuWare permet d'accroître nettement la productivité : un fichier sous forme électronique donne au service des ressources humaines et à la direction le moyen d'accéder de façon centralisée aux données et aux documents les plus pertinents concernant les employés. Des droits d'accès nominatifs restreignent l'accès aux dossiers du personnel, ce qui offre une meilleure garantie de confidentialité. Les tâches récurrentes, comme les autorisations d'absence, les congés payés ou sans solde, les heures supplémentaires, sont nettement accélérées grâce à un processus de travail simplifié. Le système s'assure que les documents passent automatiquement d'un poste à l'autre pour accélérer les autorisations. Les fonctions de vérification permettent aux responsables d'identifier et d'éliminer les goulots d'étranglement qui peuvent apparaître.

L'accès aux informations cruciales
Pour assurer une certaine productivité, les employés des ressources humaines doivent accéder rapidement et facilement aux documents les plus récents, notamment les descriptions de postes, les recommandations, les dispositions, les lois, les décrets officiels, les accords syndicaux, le règlement administratif, etc. Souvent, les documents les plus récents sont disséminés dans divers services et à divers emplacements. Cela oblige à jongler avec des sources de données multiples, à effectuer des recherches fastidieuses et récurrentes et à subir une charge de travail dédoublée.

Les avantages de DocuWare
Lorsque tous les documents sont stockés dans un seul et même bac centralisé DocuWare, les employés peuvent accéder aux informations générales du service des ressources humaines d'un clic de souris. Les collègues des ressources humaines sont libérés des tâches répétitives. Ils sont mieux et plus rapidement informés. Résultat: une meilleure productivité et une plus grande satisfaction professionnelle.

Le respect des dispositions légales
Les législations nationales et internationales exigent de plus en plus de conserver les documents du personnel à long terme et de façon sécurisée. Gérer administrativement les documents sur papier, indépendamment des fichiers et des messages électroniques, manque de garantie de sécurité. De surcroît, cela représente un coût en termes d'occupation de l'espace et de classement. Au fur et à mesure, il devient toujours plus difficile de retrouver rapidement des informations.

Les avantages de DocuWare
Il est plus facile de respecter les législations en vigueur en recourant à une solution DocuWare: tous les documents concernant le personnel peuvent être archivés électroniquement aussi longtemps que nécessaire et en assurant la sécurité requise. Les membres du personnel autorisés peuvent récupérer toutes les informations, à tout moment. Cela permet de réduire l'espace de bureau et d'entreposage occupé, puisqu'il n'est dès lors plus nécessaire de conserver les documents papier dans des classeurs ou des armoires de classement. Les messages électroniques sont automatiquement archivés sans avoir besoin de les imprimer ni de les perforer pour les ranger dans un classeur. Le respect des programmes de verrouillage et de notification, ainsi que la suppression de données après la période légale d'archivage, sont garantis.

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 v   Auparavant, les C.V. étaient stockés dans les bureaux du district et consultés par les directeurs lorsqu'un poste était à pourvoir. Ce processus était extrêmement long du fait de la taille du district et du nombre de candidatures déposées. Malheureusement, les C.V. ne pouvaient être empruntés que par un seul directeur à la fois et celui-ci mettait parfois plusieurs semaines à revenir.

Aujourd'hui, les C.V. sont scannés, indexés et disponibles en ligne. Ils peuvent être consultés et triés, ce qui accélère le processus de recrutement et accorde à chaque directeur d'école davantage de temps pour se con-centrer sur l'éducation des écoliers. Les dossiers du personnel sont électroniques et davantage sécurisés, le service des ressources humaines peut facilement se conformer aux règlements internes et nationaux.
Le district réduit les frais de recrutement et les risques de poursuites judiciaires en attribuant d'emblée le poste au bon profil.

Défi:
Rationaliser les procédures de recrutement pour faciliter la recherche, le tri et l'accès aux C.V. Renforcer la sécurité et la confidentialité des dossiers du personnel.

Solution:
DocuWare,
AUTOINDEX,
INTERNET-SERVER

Avantage:
L'efficacité des processus de gestion des ressources humaines permettant d'attribuer d'emblée un poste au bon profil, plus grand respect des dispositions réglementaires et renforcement de la sécurité des documents. Les directeurs d'école peuvent davantage se consacrer aux élèves de leur établissement.