| Recursos humanos |
Mejor trabajo personal gracias a procesos eficientes.
Currículos, correspondencia, referencias, informes salariales y un largo etcétera: a los departamentos de Recursos humanos llegan montañas de papeles cada día. El gran reto es procesar, archivar y recuperar los documentos de la forma más rápida y segura posible.
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| Descripción |
En momentos de presión financiera y reducciones de personal, los departamentos de Recursos humanos también comienzan a ser objeto de escrutinio. Las inmensas montañas de papeles y los requisitos legales estrictos dificultan todavía más el trabajo. Por ello resulta particularmente importante que los departamentos de Recursos Humanos realicen las tareas de rutina con rapidez y eficiencia. Esto se garantiza con un sistema de gestión de documentos y un archivo electrónico personal.
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Comunicación interna
Gracias a DocuWare, las preguntas que hacen los empleados, la dirección y los compañeros de contabilidad se pueden responder al momento por teléfono. Se eliminan las búsquedas adicionales y las devoluciones innecesarias de las llamadas.
Mayor eficiencia
Desde la contratación de personal hasta la asistencia, los ascensos y los informes salariales, todos los procesos en Recursos humanos ganan en eficiencia. Los compañeros reciben un mayor servicio y la dirección cuenta con la ayuda del sistema de gestión de documentos para sus tareas diarias. Aumenta la satisfacción de todo el personal.
Discreción y protección contra revisiones
La confidencialidad de los documentos y las estipulaciones de la Ley de protección de datos exigen que se gestionen con cuidado no sólo los documentos impresos, sino los archivos y mensajes de correo electrónico. La asignación segura de los derechos de acceso, el archivado con protección contra las revisiones y la integración en los sistemas de procesamiento de los datos existentes de Recursos humanos hacen casi indispensable la ayuda de un sistema de gestión de documentos. Ni el administrador puede acceder a los documentos.
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| Los procesos |
Gestión de personal
Los archivos personales incluyen cartas de solicitud, currículos, contratos, cartas de reubicación, aumentos salariales, evaluaciones, referencias, acuerdos de objetivos, certificados de formación, etc. Para brindar una asistencia óptima al personal, es absolutamente esencial acceder a sus datos, como las reubicaciones o los ascensos, cuando se trata de cuestiones sobre la legislación laboral o del acuerdo de objetivos anuales. En muchas organizaciones, el personal de Recursos humanos pierde la mayor parte de su tiempo en el papeleo. El trabajo con documentos impresos es ineficiente y lleva mucho tiempo.
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Ventajas de DocuWare
Con las soluciones de DocuWare se mejora significativamente la eficiencia del Con las soluciones DocuWare es más fácil cumplir con los requisitos legales: todos los documentos personales se archivan durante el tiempo y con la seguridad que exigen dichos requisitos. Las personas autorizadas pueden ver fácilmente los documentos en cualquier momento. Se ahorra espacio en la oficina y el almacén, pues por lo general no se necesitan los archivadores físicos. Los mensajes de correo electrónico se archivan automáticamente sin tener que imprimirlos, perforarlos y archivarlos. Se asegura el cumplimiento con los periodos de retención y se borran los datos al finalizar dichos periodos.
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| Caso práctico - Dr. Heimeier & Partner GmbH |
Presentar al mejor candidato para una plaza de dirección a la brevedad posible. Ésta es la tarea principal de una consultoría de dirección y empleo. Gracias a DocuWare, la selección del candidato ahora es más rápida y eficiente, a pesar de la gran cantidad de solicitudes.
Dr. Heimeier & Partner se compromete con una garantía ambiciosa: trabajar por el precio fijo acordado durante todo el tiempo que se tarde en ocupar la plaza con el mejor candidato. Esta garantía es válida durante seis meses a partir del comienzo del contrato laboral.
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Además de su sede central en Stuttgart, Dr. Heimeier & Partner tiene oficinas en Frankfurt y Düsseldorf. Parte del personal trabaja desde estas otras oficinas. Todas las sedes deben tener acceso a las solicitudes de trabajo. En el pasado, las solicitudes de trabajo se almacenaban en los archivos de proyectos. Con 350 clientes al año, los archivos no sólo ocupaban mucho espacio, sino que hacían casi imposible mantener una visión general. Con la ayuda de DocuWare, ahora se pueden realizar búsquedas en estas solicitudes por criterios importantes como el nombre o la cualificación, desde cualquier oficina. Duración: 30 segundos en vez de horas de búsqueda en cientos de archivos. La base de candidatos es mayor y, en caso de solicitudes repetidas, los comentarios previos facilitan la evaluación. Las especificaciones se comparan rápidamente con las cualificaciones, lo que permite al consultor realizar, con fundamento y rapidez, las propuestas de candidatos. Así es como encuentran los mejores candidatos.
Objetivo:
Acceder a los documentos de las solicitudes de empleo desde varias ubicaciones, hacerlo mediante criterios diferentes, ahorrar tiempo y espacio
Solución:
DocuWare, RECOGNITION
Ventajas:
Ocupar la plazas con mayor rapidez y eficiencia permite mantener la garantía del éxito y ofrecer un servicio al cliente superior
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| Las ventajas |
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Acceso sólo para las personas autorizadas |
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No se pierde ningún documento |
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Documentos siempre disponibles al instante |
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Más servicio para el personal y la dirección |
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Menos espacio |
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