>  mehr

 v   Innerbetriebliche Kommunikation
Fragen von Mitarbeitern, Vorgesetzten und Kollegen auch aus der Lohn- und Gehaltsbuchhaltung lassen sich dank DocuWare ad hoc am Telefon klären. Zusätzliche Recherchen und unnötige Rückrufe entfallen.

Effizienzsteigerung
Von der Rekrutierung über die Betreuung, Förderung und Gehaltsabrechnung der Mitarbeiter – alle Prozesse in der Personalabteilung werden effizienter. Die Kollegen erhalten mehr Service, und auch die Führungskräfte werden durch das DMS bei ihren täglichen Aufgaben unterstützt. Die Zufriedenheit aller Mitarbeiter wächst.

Diskret und revisionssicher
Die sensiblen Inhalte der Dokumente und die Bestimmungen des Datenschutzgesetzes erfordern einen sorgsamen Umgang sowohl mit Papierunterlagen als auch mit Dateien und E-Mails.
Die steigende Anzahl der elektronischen Dokumente sowie Medienbrüche erschweren die Einhaltung sämtlicher Bestimmungen zusätzlich. Die sichere Festlegung von Zugriffsrechten, die revisionssichere Archivierung und die Integration in die bestehenden DVSysteme der Personalabteilung machen ein DMS als Hilfsmittel nahezu unverzichtbar. Selbst der Administrator kann nicht auf die Dokumente zugreifen.

 >  mehr

 v   Nutzen durch DocuWare
Mit DocuWare-Lösungen verbessern Sie die Effizienz der Personalabteilung erheblich:
Eine elektronische Akte gibt allen Personalsachbearbeitern und Managern einen zentralen Zugriff auf relevante Mitarbeiterdaten und -dokumente. Individuelle Zugriffsrechte ermöglichen den Zugang auch nur zu Teilen einer „Mitarbeiterakte“; so wird die Vertraulichkeit verbessert. Routineprozesse werden durch einfach bedienbare elektronische Workflows, z. B. zur Genehmigung von Urlaubsanträgen, bezahltem/unbezahltem Freizeitausgleich, Überstunden etc., erheblich beschleunigt. Dabei werden die Unterlagen automatisch an die richtigen Personen im Unternehmen zur Freigabe weitergeleitet. Protokollfunktionen ermöglichen dem Management, Engpässe im Prozess schnell zu identifizieren.

Informationspflicht
Um produktiv arbeiten zu können, müssen Mitarbeiter möglichst einfach und schnell Zugriff auf aktuelle Dokumente wie Stellenbeschreibungen, Richtlinien, Vorschriften, aushangpflichtige Gesetze, Tarifverträge, Betriebsvereinbarungen etc. haben.
Häufig liegen die aktuellen Dokumente nur in wenigen Abteilungen an verteilten Standorten vor. Mehrfache Datenhaltung, aufwändige Suchvorgänge und Doppelarbeit sind häufig die Folge.

Nutzen durch DocuWare
Befinden sich alle Dokumente in einem zentralen DocuWare-Dokumenten-Pool, erhalten Mitarbeiter allgemeine Informationen aus dem Personalbereich auf Knopfdruck. Die Kollegen der Personalabteilung werden von Routineaufgaben entlastet und alle sind besser und schneller informiert. Effizienz und Zufriedenheit am Arbeitsplatz steigen.

Einhalten rechtlicher Vorschriften
Eine wachsende Zahl nationaler und internationaler Gesetze verlangt die langfristig sichere Aufbewahrung von Personaldaten und -dokumenten. Das Verwalten der Unterlagen in Papierform, getrennt von den selbst erstellten Dateien und E-Mails, ist unsicher und bringt hohe Lagerkosten mit sich. Es wird mit der Zeit immer schwieriger, wichtige Informationen schnell wiederzufinden.

Nutzen durch DocuWare
Mit DocuWare-Lösungen können Sie rechtliche Vorschriften leichter einhalten:
Alle Personalunterlagen werden langfristig und sicher entsprechend rechtlicher Vorgaben archiviert. Sie lassen sich von berechtigten Personen jederzeit schnell einsehen. Büro- und Lagerraum wird eingespart, denn die Ablage von Unterlagen in Ordnern und Aktenschränken ist in der Regel nicht mehr notwendig. Die Archivierung von E-Mails erfolgt automatisch ohne Ausdruck, Lochen und Abheften. Das Einhalten von Mahn- und Sperrfristen und die Löschung der Daten nach Ablauf der Aufbewahrungspflicht kann dadurch sichergestellt werden.

 >  mehr

 v   Neben dem Hauptsitz in Stuttgart hat Dr. Heimeier & Partner weitere Standorte in Frankfurt und Düsseldorf. Einige Mitarbeiter arbeiten vom Home-Office aus. Alle Standorte müssen auf Bewerbungen Zugriff haben. Früher wurden Bewerberunterlagen in Projektordnern abgelegt. Bei 350 Mandanten im Jahr nahmen die Ordner nicht nur viel Platz ein - es war unmöglich, den Überblick zu behalten.
Mit Hilfe von DocuWare können die Bewerbungen heute nach wichtigen Kriterien wie Name oder Qualifikation recherchiert werden - von allen Standorten aus. Die Dauer: 30 Sekunden statt stundenlanger Suche in hunderten von Ordnern.

Die Bewerberbasis ist größer, und im Fall von Wiederholungsbewerbungen helfen frühere Anmerkungen bei der Bewertung. Anforderung und Qualifikation sind rasch abgeglichen, so dass die Berater schneller fundierte Personalvorschläge machen können. So wird der optimale Kandidat gefunden.

Aufgabe:
Zugriff auf Bewerbungsunterlagen von verteilten Standorten aus, Zugriff nach unterschiedlichen Kriterien, Zeit- und Platzersparnis

Lösung:
DocuWare, RECOGNITION

Vorteile:
Schnellere, effizientere Besetzung von Stellen erleichtert das Einhalten der gegebenen Erfolgsgarantie; besserer Kundenservice