>  mehr

 v   Schritte im Schneckentempo
Die Gründe für den schleppenden Informationsaustausch sind vielfältig: Dokumente werden teils von Hand weitergereicht. Mitarbeiter drucken Dokumente, Zeichnungen und elektronische Korrespondenz wie E-Mails und legen diese in Ordnern ab, wo die Inhalte verstauben.

Informationsinseln ohne Ende
Viele elektronische Lösungen gewährleisten keinen reibungsfreien Informationsfluss. Das Buchhaltungssoftware und die Systeme der Fachabteilungen kommunizieren nicht miteinander. Nicht alle Belege werden revisionssicher und allen Richtlinien konform archiviert. Mitarbeiter einzelner Abteilungen können nur auf die Daten ihres Fachsystems zugreifen. Keiner hat den Überblick. Der Kundenservice sieht etwa nicht auf seinem Monitor, ob eine Rechnung schon gestellt wurde. Dem Vertrieb liegen Kundenakten nur unvollständig vor. E-Mails sind in vielen Unternehmen regelrecht Privatbesitz.

Mit DocuWare Brücken schlagen
Mit DocuWare ist das anders: Autorisierte Mitarbeiter können weltweit über den zentralen Dokumenten-Pool auf alle Dokumente zugreifen. Über zertifizierte Schnittstellen lässt sich DocuWare in Drittsysteme einbinden. Auch sonst ist die Integration einfach - basiert DocuWare doch auf einer
offenen SOA-konformen Plattform.

 >  mehr

 v   Effiziente Geschäftsprozesse
Mit DocuWare legen Sie alle Belege im zentralen Dokumenten-Pool ab. Diese werden automatisch mit Indexbegriffen wie Kundennummer, -name, Adresse und Lieferscheinnummer versehen. Anschließend können weltweit berechtigte Mitarbeiter in Sekunden sicher wie aktuell auf diese zugreifen - auch über das Web. Doppelablagen entfallen und kostspielige Suchzeiten reduzieren sich. Egal, ob Kundenservice, Außendienst, Vertrieb, oder Buchhaltung - alle Abteilungen beantworten Fragen auf der Stelle. Kundenbindung und Wettbewerbsfähigkeit Ihres Unternehmens steigen.

Rechnungswesen/Controlling
Vom Rechnungseingang bis zur Zahlung vergeht oft soviel Zeit, dass Skontofristen verfallen. Die Gründe: Die Hauspost ist langsam, oft fehlen in den einzelnen Fachabteilungen Informationen zur Prüfung wie Verträge oder Lieferscheine. Auch die Rechnungsstellung läuft schleppend. Die liquiden Mittel Ihres Unter-nehmens sinken.

Rechnungsbearbeitung
Mit DocuWare verkürzen Sie Bearbeitungszeiten von Ein- wie Ausgangs- rechnungen. Eingangsrechnungen geben Sie durch elektronische Stempel in Sekunden frei. Rückfragen entfallen, da jede Fachabteilung unternehmensweit alle zur Prüfung notwendigen Dokumente über den zentralen Dokumenten-Pool einsehen und bearbeiten kann. Skontofristen werden gewahrt und Mahngebühren sowie Doppelzahlungen gehören der Vergangenheit an. Über den zentralen Dokumenten-Pool lassen sich auch Ausgangsrechnungen neben dem herkömmlichen Postversand via Kommunikationssoftware per Fax oder E-Mail verschicken. Ihr Unternehmen spart Zeit und Papier. Zusätzlich haben Sie mit DocuWare automatisch alle Ihre Dokumente revisionssicher und Compliance-konform archiviert.

Produktion/Qualitätssicherung
Alle Parameter einer Produktion – das können Messungen, handschriftliche Notizen, Zeichnungen und Verträge sein - werden in einem Aktenlager archiviert. Doch auch bei sorgfältiger Ablage gestaltet sich die spätere Suche beschwerlich.

Alle Produktparameter im Griff
Mit dem zentralen Dokumenten-Pool von DocuWare haben Sie alle Produktions- parameter im Griff. Abteilungsübergreifend können Mitarbeiter - unabhängig, ob in Qualitätssicherung, Einkauf oder Support - im zentralen elektronischen Archiv auf die gesammelte technische Dokumentation zugreifen. Ihr Unternehmen wird dem Produkthaftungsgesetz gerecht und steigert seine Produktivität.

 >  mehr

 v   Komplett elektronisch läuft auch im Vertriebsinnendienst die Auftragsabwicklung mittels des integrierten ERP-Systems Bäurer b2industry. Eingangsbelege werden mit Barcode versehen, gescannt und automatisch verschlagwortet. Hierbei wird der Kundenname ergänzt und die Materialsituation über das Warenwirtschaftssystem geprüft. Der Kunde erhält anschließend eine mit einem Liefertermin versehene Auftragsbestätigung. Diese wird vollautomatisch im Archiv abgelegt. Sind die bestellten Teile ausgeliefert, werden von der Buchhaltung parallel Lieferscheine und Rechnungen erstellt. Diese werden ebenfalls im zentralen Dokumenten-Pool archiviert. Für Thema-Federn stellen die durchgängigen Prozesse und der verbesserte Kundenservice einen wichtigen Wettbewerbsvorteil dar.

Aufgabe:

• Zentraler Dokumenten-Pool

• Unternehmensweiter Zugriff

• Integration mit Bäurer b2industry und mit Tobit David Connecto

• Durchgängige Geschäftsprozesse

Nutzen:

• Wegfall des Papierarchivs

• Zeit- und Kostenersparnis

• Transparente Arbeitsabläufe

• Verbesserter Kundenservice