| Service comptable |
Diminuer les coûts et d'améliorer les flux de trésorerie
Pour respecter les besoins en documentation et les calendriers de conser-vation, il est pratiquement impensable de gérer un service comptable moderne sans système de gestion documentaire. DocuWare offre plusieurs avantages: durée de recherche considérablement écourtée, libération de l'espace et gains par accélération des rentrées de caisse.
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| Description |
out professionnel de la comptabilité connaît les montagnes de documents qu'il est nécessaire de stocker pour se conformer aux dispositions légales et financières d'aujourd'hui. L'archivage systématique des dossiers sans système de gestion documentaire peut vous faire perdre de l'espace et du temps, en particulier si vous recherchez des dossiers stockés sur un site externe, archivés de manière incorrecte, voire perdus.
Dispositions légales
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- Principes comptables généralement reconnus (P.C.G.R.)
Le caractère complet, actuel, précis, fiable, ainsi que le respect de l'adage " pas d'écriture comptable sans documentation " sont les principes directeurs de tout service comptable.
- Calendriers de conservation
Selon les réglementations fiscales en vigueur, les calendriers de conservation peuvent s'étendre sur dix ans. En outre, la documentation peut jouer un rôle très important, notamment en ce qui concerne la responsabilité liée au produit ou les litiges contractuels. Dans de tels cas, il peut s'avérer nécessaire de conserver les documents plus longtemps encore.
Processus internes
Les informations détaillées, comme les codes des services ou les inscriptions au grand livre, doivent être accessibles en permanence. Cela garantit la fiabilité de l'analyse comptable des coûts et des profits internes.
La garantie du succès avec DocuWare
Grâce à DocuWare, la gestion comptable gagne considérablement en efficacité. DocuWare organise les processus de vérification internes, rendant ceux-ci plus rapides ET sécurisés. Les retards de routage sont éliminés et les durées d'approbation réduites de manière significative. Il est possible d'accéder aux documents simultanément et de façon décentralisée. Les dirigeants disposent de toutes les informations les plus récentes, étant donné que chaque dossier est immédiatement accessible. Les pièces encombrées d'armoires de classement sont libérées. La préparation des audits s'en trouve grandement simplifiée.
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| Le processus |
Les comptes clients
De la facturation d'un client jusqu'à l'enregistrement de son paiement, en passant par l'envoi de factures de rappel, il peut s'écouler plusieurs semaines. De surcroît, il semble que de nombreuses questions se posent avant qu'un client ne s'acquitte finalement du montant de sa facture.
Les avantages offerts par DocuWare
Lorsque tous les documents pertinents sont stockés dans un bac de documents centralisé, les questions peuvent immédiatement trouver une réponse et des copies peuvent être envoyées en quelques clics de souris. Les obstacles ralentissant la régularisation des paiements sont donc éliminés et les règlements sont effectués plus rapidement. Moins sollicité pour la recherche de documents, le personnel dispose de plus de temps pour se consacrer à sa fonction principale. Résultat: une bien plus grande motivation et une meilleure satisfaction professionnelle.
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Les comptes fournisseurs
Le temps de recevoir les factures d'un fournisseur et d'en effectuer le paiement, le délai est souvent dépassé pour pouvoir bénéficier d'une remise pour paiement anticipé. Les factures passent entre de nombreuses mains avant que leur règlement ne soit approuvé. La vérification s'éternise par manque d'informations sur une commande ou un bordereau de livraison. Les interminables temps de traitement sont monnaie courante. Il arrive souvent que le statut d'approbation soit inconnu. Les questions des fournisseurs impliquent de passer beaucoup de temps à effectuer des recherches et à créer des copies.
Les avantages offerts par DocuWare
Le bac de documents DocuWare est directement accessible et contient toutes les informations requises. Ce système bien structuré rend les processus plus directs et transparents : les remises pour paiement anticipé peuvent désormais être obtenues très facilement! Le traitement est bien plus rapide et la gestion de documents originaux et de copies multiples n'est désormais plus une préoccupation. Le personnel gérant les comptes fournisseurs dispose également de plus de temps pour se consacrer aux tâches principales, car il ne perd plus son temps à chercher des documents. Des délais de règlement au fournisseur écourtés et des informations sur les contrats plus détaillées constituent autant d'avantages substantiels que seule l'intégration de DocuWare peut vous apporter. Les dépenses inutiles, telles que les frais de retard et les règlements en double, appartiennent désormais au passé.
L'analyse des coûts
Le contrôleur de gestion met régulièrement des analyses concernant les dépenses des services et des différents bureaux à la disposition de la direction afin que celle-ci puisse mieux suivre la gestion comptable et financière. Ces analyses aboutissent souvent à des questions auxquelles les responsables des services ou des bureaux peuvent répondre en accédant à certains documents.
Les avantages offerts par DocuWare
Tous les documents pertinents, y compris ceux concernant les variations budgétaires, sont directement accessibles depuis les archives communes DocuWare. Les questions peuvent rapidement trouver une réponse. L'équipe de direction peut davantage anticiper les variations budgétaires et les dépassements de dépenses, facilitant ainsi le travail du contrôleur de gestion. Les données comptables recherchées sont disponibles au bon endroit, toujours accessibles et analysables.
La planification budgétaire
La planification budgétaire fait intervenir plusieurs personnes et différents services. Cette démarche annuelle requiert une coordination et des ajustements précis.
Les avantages offerts par DocuWare
Les paramètres de planification, les projets et les calendriers sont accessibles depuis les archives communes, y com-pris les outils pour gérer les évolutions de la planification. Cela comprend les fonctions de flux de travail permettant de diviser le processus en étapes distinctes, comme les autorisations, en fournissant l'accès aux informations sur le budget des dernières années et les informations sur les autres services. La rapidité d'accès aux analyses, aux factures, aux statis-tiques et aux rapports internes est assurée. Une planification du budget de meilleure qualité permet de réduire les efforts.
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| En direct - BARTEC |
BARTEC, une entreprise spécialisée dans la sécurité, a intégré le système de gestion documentaire DocuWare dans sa solution de gestion comptable SAP. Les processus sont depuis lors rationalisés et les employés n'ont plus à effectuer des recherches dans des archives papier poussiéreuses. Ils peuvent donc pleinement se consacrer à leurs fonctions principales.
Avant de passer à l'archivage électronique, ce spécialiste allemand de la sécurité administrait tous ses dossiers au format papier. En plus de ceux contenus dans des archives centralisées, quelques-uns étaient copiés et conservés sur des postes individuels. Les employés qui n'avaient pas la chance d'avoir accès aux archives sur leur poste devaient chaque jour parcourir de longues distances pour récupérer des dossiers dans les archives centralisées. Aujourd'hui, les documents sortants (dossiers des comptes clients) sont automatiquement archivés à leur création. Un code barres est apposé sur tous les documents entrants (enregistrements des comptes fournisseurs). Les documents sont vérifiés et intégrés dans un système R/3. Ce n'est qu'à ce moment que les documents sont placés dans les archives. Le code barres sert à indexer automatiquement chaque document.
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La gestion comptable et financière en place n'a pas eu besoin d'être réorganisée. Les employés peuvent accéder directement à leurs dossiers depuis leur logiciel comptable, sans avoir besoin de basculer vers un système de gestion documentaire. Les documents sont lisibles sur écran d'une simple pression sur un bouton, ce qui peut s'avérer pratique pendant une conversation téléphonique avec un client ou un fournisseur. Naturellement, BARTEC apprécie les aspects de sécurité de son système : les incendies et les inondations ne sont plus à craindre.
Défi:
Trouver un système de gestion documentaire clairement structuré et permettant de gagner de l'espace, diminuer les temps de recherche et de stockage de documents, y accéder simplement depuis les logiciels de comptabilité existants
Solution:
DocuWare,
RECOGNITION,
COLD/READ,
CONNECT to R/3
Avantages:
ne réduction drastique des temps de recherche, un meilleur flux d'informations, un service client plus efficace, une gestion économique
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| Avantages |
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Meilleure gestion du temps |
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Efficacité renforcée |
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Obtention de remises par règlement anticipé |
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Archivage inaltérable |
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Respect des dispositions légales |
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Amélioration des flux de trésorerie |
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