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 v   - Aufbewahrungsfristen
Laut Steuergesetzgebung staffeln sich Aufbewahrungsfristen bis zu zehn
Jahre. Dokumente spielen beispielsweise eine wichtige Rolle bei der
Produkthaftung oder bei vertraglichen Ansprüchen. In diesen Bereichen ist
teilweise eine noch längere Aufbewahrung erforderlich.

Interne Abläufe
Der Zugriff auf aktuelle Informationen wie Kostenstellen oder Buchungscodes muss jederzeit möglich sein. Nur so ist sichergestellt, dass die interne Kosten und Leistungsrechnung richtige Zahlen liefert.

Effektiv mit DocuWare
Durch den Einsatz des Dokumentenmanagement-Systems DocuWare wird im Rechnungswesen eine wesentlich höhere Transparenz erreicht. DocuWare organisiert interne Prüfungsvorgänge sicher und zeitnah. Durchlauf-, Transport- und Liegezeiten von Belegen werden verkürzt oder entfallen komplett. Dezentrales gleichzeitiges Arbeiten ist möglich. Die aktuelle Informationsversorgung aller Verantwortlichen ist sichergestellt, da man jeden Beleg sofort recherchieren kann. Notwendige Kontrollen lassen sich einfacher und besser abwickeln, Archivräume werden überflüssig und eine Betriebsprüfung lässt sich deutlich schneller vorbereiten.

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 v   Kreditorenbuchhaltung
Vom Rechnungseingang bis zur Zahlung vergeht oft mehr Zeit, als der Hersteller für die Gewährung des Skontos bereitstellt. Rechnungskopien durchlaufen bis zur Freigabe viele Stationen, oft fehlen für die Prüfung notwendige Informationen wie Verträge oder Lieferscheine; lange Liege- und Bearbeitungszeiten sind die Regel. Oftmals ist der aktuelle Genehmigungsstand nicht bekannt. Nachfragen von Lieferanten verursachen aufwändige Recherchen und wiederum Kopien. Doppelablagen von Original und Umlaufkopien verwirren ebenfalls.

Nutzen durch DocuWare
Der DocuWare-Dokumenten-Pool hält alle notwendigen Informationen bereit und gewährleistet einen transparenten Bearbeitungsstand, Skontoerlöse sind gesichert. Der Bearbeitungsprozess wird deutlich kürzer, die Zusammenführung von Kopien und Original sowie Doppelablagen entfallen.

Auch in der Kreditorenbuchhaltung haben die Mitarbeiter durch weniger Suchaufwand mehr Zeit für ihre Kernaufgaben. Das Unternehmen profitiert von den reduzierten Gesamtkosten für die Rechnungsprüfung. Bessere Konditionen beim Lieferanten sowie die Ausnutzung von Vertragsmodalitäten sind klare Vorteile des DocuWare-Einsatzes. Mahngebühren und Doppelt-Zahlungen gehören der Vergangenheit an.

Abweichungsanalyse
Regelmäßig erstellt das Controlling detaillierte Kostenstellen- sowie Kostenträgerauswertungen und legt sie den Verantwortlichen zur Steuerung der Geschäftsabläufe vor. Hieraus ergeben sich Fragen, die die Kostenstellenleiter wiederum nur durch den Zugriff auf Dokumente beantworten können.

Nutzen durch DocuWare
Alle relevanten Dokumente, Plan- und Budget-Änderungen liegen im DocuWare-Dokumenten-Pool auf Knopfdruck bereit, Fragen lassen sich schnell beantworten. Die Kontrollmöglichkeiten der Abweichungen werden verbessert, der Aufwand dafür gleichzeitig reduziert. Eine effektivere Steuerung des Unternehmens ist die Folge. Die richtigen Zahlen stehen zur richtigen Zeit am richtigen Ort zur Verfügung.

Planung
In eine (Budget-)Planung sind unterschiedliche Personen und Abteilungen eingebunden; dies setzt eine exakte Koordination und Abstimmung voraus.

Nutzen durch DocuWare
DocuWare stellt im Dokumenten-Pool alle Planungsprämissen, Projekt- und Zeitpläne sowie ein Versionsmanagement für die Dokumentation der Planungsstände bereit. Zudem gewährleistet das Dokumentenmanagement-System, dass sich über Workflow-Funktionen einzelne Teilschritte einfach steuern lassen - etwa Freigabe, Zugriff auf sämtliche Pläne vergangener Jahre sowie anderer Abteilungen. Der schnelle Zugriff auf Kostenstellenauswertungen, Rechnungen, Statistiken und Berichte der laufenden Periode ist sichergestellt.

Bei erhöhter Planungsqualität wird durch DocuWare gleichzeitig der Planungsaufwand reduziert. Fehler aufgrund unterschiedlicher Versionen von Planungsdateien, Planungsvorlagen oder -prämissen werden vermieden.

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 v   Heute werden ausgehende Belege bei der Erstellung unmittelbar und automatisch archiviert. Eingehende Belege erhalten einen Barcode-Aufkleber. Sie werden geprüft und anschließend im R/3-System verbucht. Erst dann gelangen die Dokumente ins Archiv, über den Barcode werden sie automatisch dem Datensatz zugeordnet. Somit musste die Bearbeitung nicht umorganisiert werden. Die Mitarbeiter können direkt aus ihrer gewohnten Anwendung auf die Belege zugreifen, ohne in das DMS wechseln zu müssen. Die Dokumente sind unmittelbar per Knopfdruck am Bildschirm verfügbar, beispielsweise während eines Telefonats mit Kunden oder Lieferanten.
BARTEC schätzt auch den Sicherheitsaspekt: Feuer und Wasser sind keine Gefahr mehr.

Aufgabe:
Platzsparende und übersichtliche Archivierung von Dokumenten, Verkürzung der Such- und Ablagezeiten, einfacher Zugriff direkt aus der gewohnten Anwendungssoftware

Lösung:
DocuWare, COLD/READ, RECOGNITION, CONNECT to R/3

Vorteile:
Deutliche Reduzierung des Suchaufwands, besserer Informationsfluss, bessere Dienstleistung, Kostenersparnis