>  en savoir plus

 v   « Halte » à l’isolement de l’entreprise
Pourquoi le progrès s’arrête aux portes de l’entreprise ? La réponse est simple: en interne, les informations continuent à circuler sous forme manuelle. En outre, les collaborateurs impriment souvente leurs e-mails. Ces documents sont ensuite placés dans des classeurs où leur contenu et donc leur valeur potentielle prennent la poussière.

À la vitesse de l’escargot
Bien souvent, le courrier entrant ne circule qu’une fois par jour, comme au bon vieux temps. Dotée d’un cachet indiquant la date, la correspondance est placée dans la corbeille d’entrée d’un collaborateur. Il ne reste plus qu’à espérer que celui-ci ne soit pas en vacances pour avoir l’occasion de bénéficier d’une remise temporaire sur une facture.

Et que dire du dossier du client qu’un chargé des ventes a emporté et que l’on considère comme disparu. Il ne refait surface qu’au retour du vendeur parti quelques jours en déplacement professionnel. Entretemps, le service clientèle ne peut qu’attendre et les demandes restent sans réponse. Même sans absence, les commandes reçues restent souvent bloquées au stade du traitement. Comment savoir sur quel bureau les documents se sont égarés ? Les clients attendent alors qu’en interne, rien ne se passe. Tous les collaborateurs font par conséquent le même constat: à la longue, une si faible productivité ne peut que nuire à la compétitivité de votre entreprise et, par voie de conséquence, à leur poste.

Traitement des factures
Entre la réception des factures et le paiement, des blocages se produisent fréquemment au cours des processus internes de validation: entretemps, les remises sont perdues à jamais.
Les copies de factures parcourent différents postes jusqu’à leur validation. Souvent, vous ne disposez pas des informations requises pour la vérification, telles que les contrats ou les bons de livraison. Impossible d’éviter les longs délais de traitement. Bien souvent, il est même impossible de connaître le statut d’approbation. Les demandes provenant des fournisseurs engendrent de laborieuses recherches et génèrent de nouvelles copies. Le stockage en double de l’original et de la copie est pratiquement inévitable.
Il faut également donner des réponses aux factures sortantes: sinon, les questions des clients restent ouvertes, notamment en ce qui concerne les marchandises achetées, et les encaissements ne sont pas effectués.
Les entreprises ne peuvent alors que différer l’enregistrement des chiffres d’affaires atteints.

Comptabilisation plus rapide
Avec DocuWare, le traitement des factures entrantes est plus rapide. Les délais des remises sont ainsi respectés. DocuWare conçoit des processus de validation s’organisant autour de timbres numériques. En outre, DocuWare intègre différents systèmes de comptabilité. Ainsi, il est possible de connaître immédiatement le stade de traitement actuels des factures entrantes et sortantes. Les demandes des clients en ce qui concerne les factures émises reçoivent des réponses immédiates.

Saisie des bons de livraison
Les livraisons de marchandises sont
de nouveau en retard. La raison? Les entrées et les sorties de marchandises sont enregistrées manuellement. Les états de stocks sont donc souvent erronés et en retard. Les collaborateurs des stocks doivent saisir à la main les données de livraison sur leur PC, imprimer des copies et envoyer les justificatifs à l’administration par le service du courrier interne. L’enregistre-ment n’a ainsi lieu que quelques heures ou jours plus tard. Le risque? Les demandes des clients en ce qui concerne les marchandises en stock reçoivent souvent des réponses erronées et les émissions de factures sont retardées.

Productivité accrue
En numérisant les bons de livraison à l’entrée comme à la sortie des marchandises et en les transférant automatiquement à la gestion des stocks, il est possible de réduire considérablement les délais de traitement. Tout cela accroît énormément la productivité de votre entreprise.

Service clientèle
De nombreuses entreprises sont confrontées à la même difficulté: les commandes d’assistance et les demandes des clients restent sans réponse. Souvent, il est difficile de désigner un coupable. Mais une chose est sûre: les clients perdus ne reviendront pas.

Des temps de réaction plus courts
Des automatismes peuvent être définis sans problème par DocuWare à des fins de contrôle du service clientèle et de l’assistance aux clients.
L’attribution de droits d’accès détaillés est un véritable jeu d’enfant. Ainsi, chaque collaborateur autorisé peut retracer toutes les étapes de travail du service clientèle. Tous les participants visualisent en un clic les commandes d’assistance et les demandes des clients en cours. Si un collaborateur de la Hotline prend le relais d’un autre, les commandes des clients sont transmises en quelques secondes, sans lacune ni erreur. Ainsi, les temps de réaction sont réduits et la qualité du service clientèle augmente.

 >  en savoir plus

 v   Aperçu grâce aux listes de travaux
Les listes de travaux répertorient toutes les factures qu’un utilisateur doit traiter actuellement. Elles donnent également à la comptabilité un aperçu de toutes les factures qui se trouvent au stade de l’approbation par un tiers. Ainsi, on obtient un aperçu global de l’ensemble du processus de travail en un seul clic.

Transparence maximale
Tous les collaborateurs autorisés peuvent suivre chaque flux de travail avec DocuWare. Toutes les étapes de validation sont dotées du nom de l’utilisateur et de la date. Tout comme une facture papier, la facture électronique suit le déroulement du processus et passe par différents statuts à mesure qu’y sont adjoints remarques et timbres. En fonction des besoins, DocuWare affiche ou masque les timbres et remarques sur les documents lors de l’affichage et de l’impression.

Utilisation très simple
Usage très facile: les processus numériques de validation par timbre reprennent exactement les processus de traitement de la facture papier.

 >  en savoir plus

 v   Sudhoff technik apprécie la nouvelle efficacité de son service clientèle et la productivité de ses collaborateurs. En outre, cela permet d’éliminer les archives papier encombrant.