DocuWare - Workflow - DocuWare hilft dabei, dokumentbasierte Unternehmensprozesse zu automatisieren.

v „Halt“ an den Unternehmenstoren
Doch wie kommt es zu dem brüsken Stop an den Unternehmenstoren? Ganz einfach - intern werden wie eh und je Informationen von Hand weitergereicht. Zudem drucken Mitarbeiter elektronische Korrespondenz wie geschäftliche E-Mails oft aus. Diese Schriftstücke werden dann in Ordner abgelegt, wo ihre Inhalte und damit potentielles Wissen verstaubt.

Schrittweise im Schneckentempo
Zumeist nur einmal täglich macht die eingehende Post wie der Brotzeitmann die Runde. Mit einem Datumsstempel versehen, wird die Korrespondenz in den Post-Eingangskorb eines Mitarbeiters gelegt. Von Glück kann man reden, wenn dieser nicht im Urlaub ist, und so zum Beispiel bei einer Rechnung der Anspruch auf Skonto verfällt.

Auch die Kundenakte, die ein Vertriebsbeauftragter mitgenommen hat, gilt oftmals als verschollen. Sie taucht erst mit der Rückkehr des Verkäufers von der mehrtägigen Geschäftsreise wieder auf. Zwischenzeitlich liegt der Kundenservice brach und Anfragen bleiben unbeantwortet. Doch selbst ohne Abwesenheiten hängen etwa eingehende Aufträge öfter grundlos in Bearbeitungsschritten fest. Unklar bleibt, auf welchem Schreibtisch sich wieder vermisste Dokumente häufen. Die Kunden warten, während intern gar nichts läuft. Bei dieser schleppenden Produktivität ist allen Mitarbeitern klar: Auf Dauer steht die Wettbewerbsfähigkeit ihres Unternehmens genauso wie ihr Abeitsplatz auf dem Spiel.

Rechnungsbearbeitung
Zwischen Rechnungseingang und Zahlung verlaufen interne Freigabeprozesse oft schleppend: Zwischenzeitlich verfallen Skonti unwiederbringlich.

Rechnungskopien durchlaufen bis zur Freigabe viele Stationen. Oft fehlen für die Prüfung notwendige Informationen wie Verträge oder Lieferscheine. Lange Liege- und Bearbeitungszeiten sind die Regel. Der Genehmigungsstand ist zumeist unbekannt. Nachfragen von Lieferanten verursachen aufwändige Recherchen und wiederum Kopien. Somit sind Doppelablagen von Original und Kopie nahezu unumgänglich - sie verwirren ebenfalls.

Auch Fragen zu ausgehenden Rechnungen gilt es zu beantworten: Denn bleiben Kundenfragen offen, etwa bezüglich gekaufter Ware, wird erst einmal nicht gezahlt. Unternehmen können so erzielte Umsätze erst später, beispielsweise im Folgequartal verbuchen.

Schnellere Rechnungslegung
Mit DocuWare verläuft die Bearbeitung der Eingangsrechnungen schneller. Dadurch werden Skontofristen gewahrt. Freigabeprozesse gestaltet DocuWare übersichtlich mit digitalen Stempeln. Zudem integriert DocuWare unterschiedliche Buchhaltungssysteme. Immer ist sofort klar, wo und in welchem Bearbeitungsschritt sich Ein- und Ausgangsrechnungen befinden. Kundenanfragen zu gestellten Rechnungen lassen sich sofort beantworten. Damit kurbeln die kurzen Reaktionszeiten den Umsatz an. Die Liquidität Ihres Unternehmens vergrößert sich.

Lieferscheinerfassung
Die Warenauslieferung ist wieder im Verzug. Der Grund: Unternehmen erfassen Warenein- und -ausgänge und damit Lagerbestände oft nur fehlerlastig und mit Verspätung. Per Hand müssen Lagerarbeiter die Lieferscheindaten in PCs eintippen, Kopien ziehen und Belege mit der Hauspost an die Verwaltung schicken. Das geschieht oft nur einmal am Tag. Gebucht wird so Stunden oder Tage später. Das Risiko: Kundenanfragen zu vorrätigen Artikeln werden falsch beantwortet und die Rechnungsstellung verzögert sich.

Größere Produktivität
Durch das Scannen der Lieferscheine bei Warenein- sowie -ausgang und ihre automatische Weiterleitung an die Lagerverwaltung verkürzen sich Lauf- und Bearbeitungszeiten erheblich. Zudem erfolgt die Datenübernahme fehlerfrei. Das vergrößert die Produktivität Ihres Unternehmens wesentlich. Damit legen Sie den Grundstein für weiteres Wachstum und sind dem Wettbewerb eine Nasenlänge voraus.

Kundenservice
Viele Unternehmen sehen sich damit konfrontiert: Supportaufträge und Kunden- anfragen gehen verschütt oder bleiben liegen. Oft ist es schwer, Schuldige zu ermitteln. Doch verlorene Kunden bringt niemand zurück.

Kürzere Reaktionszeiten
Zur Kontrolle von Kundenservice und -support lassen sich mit DocuWare problemlos Automatismen definieren. Die Vergabe detaillierter Zugriffsrechte ist ein Kinderspiel. Damit kann jeder autorisierte Mitarbeiter alle Arbeitsschritte des Kundenservices nachvollziehen. Alle Beteiligten haben laufende Supportaufträge und Kundenanfragen mit einem Klick im Blick. Löst etwa ein Hotline-Mitarbeiter einen anderen ab, werden Kundenaufträge in Sekunden - lückenlos und fehlerfrei - übergeben. Somit verkürzen sich Reaktionszeiten und die Qualität Ihres Kundenservices steigert sich: Die Wettbewerbsfähigkeit Ihres Unternehmens wird verbessert.