| DW pour la gestion de projet |
DocuWare facilite la gestion des données quel que soit le lieu d‘activité.
DocuWare archive tous vos documents dans une archive centrale. À toute heure et en tout lieu, vos employés peuvent y accéder aussitôt, quelle que soit la source des données ou le format. Les modifications apportées aux documents sont visibles instantanément. Les projets suivent leur cours de manière plus efficace et plus rentable.
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| Description |
La course contre la montre
Face à l’accélération continue du cycle de vie des produits, le temps de mise sur le marché est devenu un facteur déterminant de la compétitivité d‘une entreprise.
Le souci du détail
Pour garder la cadence, vous devez pouvoir compter sur une planification efficace et sans heurts : il suffit parfois d’une seule mais grave erreur pour que votre société rencontre des difficultés financières. La gestion et l’archivage des documents indispensables à vos projets représentent donc un défi conséquent. Dans le cadre de vos projets, les participants doivent pouvoir accéder immédiatement à tous types de documents, quel que soit leur format initial, qu’il s’agisse de courrier, d‘e-mails, de registres comptables, de plans techniques ou de photos. Chaque jour, de nouvelles modifications et de nouveaux composants sont apportés à cette collection organique de documents. Un seul projet suffit parfois à remplir plusieurs armoires d‘archivage. Souvent, les documents papier se perdent en passant d‘un site à un autre, entre le siège social et sa filiale, entre deux chaînes de production ou égarés dans l‘univers des fax, des coursiers. Même en faisant de son mieux pour archiver de manière adéquate ses documents, une société n’est jamais à l‘abri de voir ses employés dans l‘incapacité de les retrouver, de les ouvrir ou de les utiliser à distance, dès lors qu‘ils ne disposent pas du logiciel adéquat.
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Des informations récentes ou une clientèle absente
À cela s’ajoute le problème des versions d‘un document. L‘utilisateur a trouvé son document mais n’est pas sûr de détenir le bon. S‘agit-il du dernier fichier de CAO ou de la dernière description du protocole requise pour passer à la prochaine étape de production ? La confusion s‘installe. C‘est la porte ouverte aux erreurs et aux frais supplémentaires, créant des problèmes toujours plus pesants retardant l’arrivée sur le marché de vos produits. Une rupture de contrat peut s‘ensuivre et vous perdez votre client qui part chez la concurrence.
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| Le processus |
Des données manquantes pour un projet
Il arrive qu’un détail relatif à la fabrication soit en cours de réexamen et que le document susceptible d’éclairer la question reste introuvable. Résultat : votre projet piétine et vous devez faire face à des coûts supplémentaires.
La totalité des détails du projet disponible en un seul clic
Avec DocuWare, la documentation complète de vos projets est placée dans des archives communes centrales. Vos employés peuvent accéder à tous les documents, à tout moment et en toute simplicité et vos documents sur papier sont numérisés et administrés avec vos documents électroniques (contrats, protocoles, e-mails, dessins techniques ou photos). De plus, vous n‘avez plus besoin d’installer les programmes utilisés pour consulter ces documents.
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Des problèmes de cohérence
Conserver des données cohérentes relève souvent de l’exploit pour les équipes chargées de projet délocalisées. Les modifications apportées aux fichiers ne sont pas synchronisées régulièrement. Par conséquent, des erreurs s‘infiltrent et mettent en péril le déroulement du projet.
Restez à la page
Les employés autorisés peuvent utiliser, le logiciel client DocuWare, même dans sa version de base, pour travailler à distance. Ils peuvent accéder par Internet aux documents archivés au sein du siège social en temps réel, tout en profitant des fonctionnalités du programme, le tout de manière sécurisée et fiable. Les armoires d‘archivage électroniques situées au sein des différentes filiales peuvent facilement être synchronisées les unes avec les autres. Grâce aux options complexes de DocuWare, vous avez la possibilité d‘identifier les documents archivés au sein du siège social devant être synchronisés automatiquement au cours de la nuit avec les documents archivés au sein d‘une filiale ou d‘un site distant. Le même principe s’applique également aux ordinateurs portables.
De cette manière, tous les membres travaillant sur le projet disposent d‘informations identiques. Le travail d’équipe s‘en trouve renforcé. Vous pourrez constater vous-mêmes l‘efficacité avec laquelle vos projets sont mis en œuvre.
Le savoir examiner à la loupe
Même lorsque les employés ont accès à la documentation la plus récente, certaines modifications sont tout simplement ignorées. Votre entreprise finit par en payer les conséquences et votre compétitivité s‘en retrouve affectée.
Une transparence absolue
DocuWare vous permet de savoir immédiatement quels membres de votre équipe ont consulté le document. Grâce à des timbres électroniques, vous pouvez à tout moment effectuer un suivi des consultations effectuées. Cela vous fait gagner du temps et respecter votre budget.
La documentation incomplète
Votre entreprise fait l‘objet d‘un procès et vous devez fournir une documentation complète, relative par exemple au développement d’un chantier. Malheureusement, certaines informations sont manquantes et vous perdez le procès.
Le respect des exigences juridiques
Grâce à DocuWare, vous pouvez soigneusement organiser vos documents et y accéder sans limitation dans le temps, même s‘ils ont été créés par des programmes devenus obsolètes. Vous bénéficiez ainsi d‘une protection idéale en cas d’exigences juridiques.
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| En direct - kulle & hofstetter tga consulting |
Avec DocuWare la société d’ingénierie kulle & hofstetter peut maintenant accéder aux données de ses projets en temps réel, à partir de tous ses chantiers. Quelle que soit leur source, les informations sont disponibles à toute heure. Les erreurs onéreuses sont éliminées. Les projets sont mis en œuvre de façon plus efficace et la compétitivité de la société est renforcée.
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La société a commencé par numériser ses archives papier et s‘occupe actuellement de numériser le courrier entrant et les plans réalisés par ordinateur. Les documents et messages électroniques sont également placés directement dans les archives communes centrales.
Lorsque DocuWare capture le compte-rendu d’une réunion, celui-ci est automatiquement distribué à tous les participants. Ces derniers indiquent à leur tour qu’ils ont consulté les informations en appliquant un timbre particulier au document archivé. Les chefs de projet sont dès lors en mesure de savoir si tous les membres de l‘équipe sont sur la même longueur d‘onde. Les utilisateurs peuvent également apposer des annotations directement sur le document afin de rendre leurs notes et leurs suggestions accessibles à tous. Il suffit maintenant d‘environ 30 secondes pour récupérer les informations recherchées, alors que cette opération nécessitait 15 à 30 minutes auparavant.
Par ailleurs, un seul CD-ROM/DVD suffit maintenant pour contenir l‘équivalent des 25 classeurs qui étaient nécessaire pour archiver la documentation de chaque projet. kulle & hofstetter le remet ensuite à son client qui accède ainsi à toute l’information.
Les exigences : - Accès en temps réel depuis les sites distants
- Accès centralisé à des informations provenant de sources différentes
- Gain de temps et d’espace
Les avantages : - Mise en avant du professionnalisme de l‘entreprise grâce à un traitement rapide des propositions
- Mise en œuvre efficace des projets
- Transparence pour les employés comme pour les clients
- Pour les clients sécurité garantie sur le long terme grâce à l’accès à l’ensemble de la documentation
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| Avantages |
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Accès en temps réel aux données partout dans le monde |
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Toutes les informations peuvent être retrouvées, quels que soient le format ou la source des données |
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Structure claire pour les équipes chargées de projets, permettant de réduire les coûts |
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Timbres électroniques indiquant le statut de chaque employé, pour une meilleure gestion des informations |
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Réduction du nombre d‘erreurs |
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Transparence de chaque étape de l‘exécution de vos projets et sécurité juridique renforcée |
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Une mise sur le marché plus rapide |
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