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 v   La importancia de los datos
Planificar proyectos con buen ritmo, de manera efectiva y sin errores es sumamente importante. En ocasiones, un único error grave puede hacer que una compañía se encuentre en números rojos. Administrar y archivar la documentación importante de proyectos es una necesidad ineludible.

El personal que participa en un proyecto necesita acceder a documentos, sea cual sea el formato original. Pueden ser cartas, mensajes de correo electrónico, resúmenes de temas tratados en reuniones, registros de contabilidad, listas de componentes, dibujos CAD o fotografías. Esta colección de documentos se modifica diariamente y se añaden nuevos registros. Un único proyecto puede terminar ocupando varios archivadores. Los documentos en papel suelen perderse entre las oficinas externas, plantas de producción, laboratorios o áreas de construcción; estancados entre un montón de faxes, mensajes o en centros de digitalización. E incluso si una empresa ha hecho todo lo posible por almacenarlos en la red, los empleados suelen tener problemas para abrirlos o usarlos en su ubicación porque no disponen de la versión correcta del software.

Información actualizada o la competencia gana
También hay que tener en cuenta el problema de las versiones: se ha encontrado un documento pero el usuario no está seguro de que sea el más actual que necesita para pasar al siguiente paso. Hay una gran posibilidad de que se generen errores y se produzcan gastos adicionales. Y si además se incumple un contracto con el cliente por ello, éste dice „adiós“ y la competencia gana un puncto.

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 v   Con DocuWare, toda la documentación del proyecto se almacena en un archivador central de documentos. Los documentos en papel se escanean y se administran junto con el resto de documentos electrónicos; contratos, protocolos, mensajes de correo electrónico, dibujos, archivos CAD, fotografías; cualquier tipo de archivo. Los empleados pueden acceder a todos los documentos con facilidad y en todo momento. Y no es necesario tener instalados los programas con los que se crearon los documentos originales para poder verlos.

La lucha por mantener la coherencia
Mantener la coherencia de los datos es un auténtico desafío para los equipos de proyectos que trabajan en diferentes ubicaciones. Los cambios realizados en los archivos no se sincronizan regularmente con las ubicaciones externas y los usuarios móviles no siempre tienen acceso a los documentos almacenados en la oficina central. El resultado: es muy probable que se produzcan errores y que éstos afecten a las fechas de entrega.

Manténgase al día... en todo el mundo
Incluso con la versión básica, los empleados autorizados pueden usar un cliente DocuWare para trabajar de manera remota desde cualquier lugar del mundo. Pueden usar la conexión a Internet para acceder a documentos almacenados en la oficina central en tiempo real y aprovechar todas las funciones del programa; de manera segura y fiable. Los archivadores electrónicos de diferentes ubicaciones pueden sincronizarse a la perfección. Con las opciones detalladas puede determinar qué documentos almacenados en la oficina central deben sincronizarse automáticamente durante la noche con documentos guardados en otros archivadores de otras oficinas o lugares de trabajo. Se pueden sincronizar ordenadores portátiles de la misma manera. De este modo, todos los miembros de un equipo de proyecto trabajan con el mismo material, incluso cuando no disponen de conexión. Trabajo en equipo que funciona. Podrá observar cómo los proyectos se llevan a cabo de manera efectiva.

Controlar la información a la que acceden los usuarios
Incluso cuando algunos empleados tienen acceso a la documentación más actualizada, a veces no lo saben. Los cambios importantes simplemente se pasan por alto. El resultado: la compañía sufre las consecuencias de la falta de comunicación y se reduce la competitividad.

Transparencia total
Con DocuWare, puede saber al instante qué miembros del equipo han leído un documento y en qué momento. Los sellos electrónicos proporcionan la información. Gracias a ellos, podrá saber siempre a qué información acceden los empleados y con qué versiones de los documentos trabajan. Gracias a esta transparencia puede evitar errores, ahorrar tiempo y ajustarse al presupuesto inicial.

Lagunas en la documentación
Supongamos que se ha interpuesto una demanda contra su empresa y necesita presentar toda la documentación referente al desarrollo de un área de construcción, por ejemplo. Por desgracia, descubre que le falta mucha información. El resultado: la compañía pierde el juicio.

Sin lagunas y con total seguridad
Con DocuWare, puede acceder a documentos de forma organizada durante muchos años, incluso si se crearon con programas que ahora han quedado obsoletos. Es la protección que necesita para cualquier litigio jurídico.

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 v   Cuando DocuWare captura el resumen de una reunión, lo distribuye automáticamente a todos los participantes del proyecto. A su vez, los participantes responden que han registrado la información insertando su sello individual en el documento archivado. Los coordinadores de proyectos pueden ver inmediatamente que todo el mundo en su equipo se encuentra en el mismo punto... o no. Los usuarios también pueden insertar notas directamente en el documento para que el resto de trabajadores puedan ver lo que piensan. Ahora, se tardan unos 30 segundos en recuperar información, en lugar de unos 15 o 30 minutos como antes. Y han reemplazado la media de 25 clasificadores que usaban antes para almacenar el material de cada proyecto por un CD/DVD.

Cuando se termina un proyecto, los clientes reciben una carpeta digital en CD/DVD con todo el material, además del conjunto de documentos habitual.

Requisitos:

• Acceso en tiempo real desde varias ubicaciones remotas

• Acceso central a información de varios orígenes de datos

• Ahorrar tiempo y espacio

Ventajas:

• Imagen profesional mejorada mediante propuestas rápidas y procesos de trabajo eficaces

• Ejecución de proyectos efectiva

• Transparencia para empleados y clientes

• La documentación protege la inversión por parte del cliente