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 v   Projektbeteiligte müssen über Jahre hinweg immer wieder auf einzelne Dokumente egal welchen Formats zugreifen können. Zu den Planungsunterlagen gehören etwa Briefe, E-Mails, Protokolle und kaufmännische Belege sowie Zeichnungen, CAD-Pläne und Fotos. Täglich werden Dokumente modifiziert und neue Unterlagen kommen hinzu. Oft füllt die Projektdokumentation so unzählige Aktenordner. Beteiligte suchen immer wieder nach Papierdokumenten, denn zumeist liegen diese nicht in Außenstellen, Fertigungsstätten, Laboren oder auf Baustellen vor. Sie müssen erst per Fax oder Kurier geschickt oder nach dem Scannen per E-Mail versand werden. Und selbst wenn die gesuchten Dateien im Unternehmensnetz gefunden werden, lassen sich diese häufig nicht öffnen, da die entsprechende Anwendung nicht auf dem Notebook oder PC vor Ort installiert ist.

Wissen als Wettbewerbsfaktor
Zudem bleibt oft unklar, ob es sich bei einem gefundenen Dokument wirklich um die aktuelle Version, etwa einer CAD-Datei oder Prozessbeschreibung, handelt. So ist das Chaos vorprogrammiert: Fehler treten auf und Mehrkosten für nachträgliche Änderungen entstehen. Am Ende sind Zeit- sowie Kostenrahmen gesprengt und eine Vertragsstrafe wird fällig. Ihr Kunde verabschiedet sich auf Nimmerwiedersehen.

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 v   Alle Projektdaten auf einen Klick
Mit DocuWare archivieren Sie die gesamte Projektdokumentation in einem
zentralen Dokumenten-Pool. Alle Papierunterlagen werden gescannt und mit
der elektronischen Dokumentation gemeinsam verwaltet, unerheblich ob es
sich um Verträge, Protokolle, E-Mails, Zeichnungen, CAD-Dateien oder Fotografien handelt. Ihre Mitarbeiter können so jederzeit auf alle Dokumente zugreifen. Die Erstellungsprogramme der Dateien müssen dafür nicht auf dem jeweiligen Rechner installiert sein.

Datenkonsistenz unter der Lupe
Nicht konsistente Daten behindern immer wieder die Zusammenarbeit weltweit tätiger virtueller Projektteams. Der Grund: Dateiänderungen werden nicht regelmäßig mit Außenstellen synchronisiert und mobilen Mitarbeitern sind Dokumente aus der Zentrale oft gar nicht zugänglich. Die Folge: Fehlern sind Tür und Tor geöffnet und der Projektfortschritt wird gefährdet.

Weltweit auf dem neuesten Stand
Bereits in der Basisversion kann mit dem DocuWare-Client jeder Mitarbeiter auch mobil weltweit über das Internet in Echtzeit Archive sowie Dokumente
der Zentrale konsultieren und alle Funktionen nutzen - sicher und zuverlässig. Auch Archive unterschiedlicher Standorte können problemlos miteinander synchronisieret werden. Es lässt sich im Detail regeln, welche Dokumente eines Archivs in der Zentrale beim automatisierten Synchronisationslauf zum Beispiel nachts mit dem Archiv einer bestimmten Fabrikniederlassung oder Baustelle abgeglichen werden sollen. Genauso läuft auch die Synchronisation
von Notebooks. Somit hat jeder im Projektteam stets alle Unterlagen aktuell zur Hand, kann aber vor Ort auch offline arbeiten. Die perfekte Zusammenarbeit ist sichergestellt und Projekte lassen sich effizient umsetzen.

Kenntnisstände auf dem Prüfstand
Doch selbst wenn Mitarbeitern stets die aktuelle Dokumentation vorliegt, nehmen Sie nicht immer von jeder neuen Version Kenntnis. Viele Modifikationen
werden einfach übersehen. Die Folge: Ihr Unternehmen muss die Kosten der Fehlentwicklungen zahlen und seine Wettbewerbsfähigkeit leidet.

Alle Wissensstände im Überblick
Mit DocuWare wissen Sie, wer, wann von welchem Dokument Kenntnis genommen hat. Elektronische Stempel verschaffen Ihnen den Überblick. Dank ihnen ist jederzeit sofort klar, wer welchen Wissenstand besitzt und wer mit welcher Version arbeitet. So können Sie Fehlentwicklungen entgegenwirken und das Kostenbudget einhalten.

Dokumentation mit Lücken
Auf Grund einer Klage müssen Sie die gesamte Dokumentation zum Beispiel eines Rohbaus offen legen. Schnell stellt sich heraus: Viele Dokumente sind nicht auffindbar. Die Folge: Ihr Unternehmen verliert das Gerichtsverfahren.

Lückenlos und rechtsicher
Mit DocuWare greifen Sie über Jahrzehnte geordnet auf alle Unterlagen zu, selbst wenn diese mit zwischenzeitlich veralteten Programmen erstellt wurden. Gegen Klagen sind Sie gewappnet.

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 v   Immer wenn DocuWare ein neues Besprechungsprotokoll erfasst, erhalten es automatisch alle Beteiligten. Sie signalisieren ihre Kenntnisnahme, indem sie elektronisch einen Namensstempel auf der ersten Seite des archivierten Dokuments aufbringen. Die Projektverantwortlichen sind so stets über den Informationsstand aller Mitarbeiter auf dem Laufenden. Zudem lassen sich aktualisierte Informationen in DocuWare als Anmerkung direkt auf dem Dokument festhalten. Somit sind sie sofort für alle zugänglich. Das schließt viele Fehler aus. Recherchen dauern nun 30 Sekunden und nicht wie bisher 15 bis 30 Minuten. Statt im Schnitt 25 Aktenordner einzunehmen, finden jetzt alle Unterlagen zu einem Projekt auf einer CD/DVD Platz.

Nach Projektabschluß erhalten die Auftraggeber als Kundenservice eine digitale Akte auf CD/DVD, zusätzlich zu den üblichen Übergabeunterlagen.

Aufgabe:

• Echtzeitzugriff von verteilten Standorten aus

• Zentraler Zugriff auf Informationen aus unterschiedlichen Datenquellen

• Zeit- und Platzersparnis

Nutzen:

• Vermittlung von Kompetenz, durch die schnelle Erstellung von Angeboten

• Effektive Projektrealisierung

• Transparenz für Mitarbeiter und Kunden

• Die Projektdokumentation sichert nachhaltig die Kundeninvestition