Synchronisation des armoires électroniques
Les armoires d’archivage électroniques situées à différents emplacements peuvent également être synchronisées entre elles. Un système de règles précis détermine quels documents d‘une armoire électronique des archives centrales devront être synchronisés avec ceux l‘armoire d‘une succursale au cours de la prochaine synchronisation et vice versa. Le siège social et la succursale peuvent ainsi travailler en toute sécurité sur les mêmes documents, avec des temps de réponse réduits et sans surcharger les lignes terrestres. Il s‘agit d‘une méthode optimale pour l‘intégration de filiales et succursales nationales et internationales dans votre système de GEIDE.
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Travail hors ligne sur un ordinateur portable
DocuWare utilise la même technologie de synchronisation pour intégrer les utilisateurs mobiles avec ordinateurs portables. Les équipes commerciales et les ingénieurs sur site ont besoin que toutes les informations disponibles sur leurs clients soient constamment à jour. Les e-mails et autres documents qu‘ils créent eux-mêmes sont archivés dans l‘armoire électronique de l‘ordinateur portable. Puis, lors de la synchronisation suivante, ils sont automatiquement transférés vers les locaux de la société, où ils sont immédiatement mis à disposition du personnel interne. Le fait que le personnel interne et le personnel itinérant aient accès aux mêmes informations améliore non seulement votre service client, mais aussi la satisfaction des employés. De plus, vous pouvez étendre vos workflow afin d‘y inclure les utilisateurs mobiles.
Workflow à distance
L‘architecture DocuWare permet l‘extension des workflow documentaires aux bureaux-à-domicile et aux autres postes de travail distants. Les utilisateurs mobiles intégrés : les factures et les devis sont approuvés hors ligne sur l‘ordinateur portable, les étapes du workflow sont ensuite transférées au bureau au cours de la synchronisation suivante, où DocuWare continue le workflow. Inclure les postes de travail distants et les utilisateurs mobiles au contrôle des processus électroniques DocuWare renforce l‘efficacité du système par rapport aux processus de travail basés sur le papier.
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L‘un des principaux avantages de la GEIDE est la possibilité d‘accéder à vos documents en ligne, indépendamment de leur emplacement. Le programme client DocuWare 5 peut offrir un accès autorisé aux documents et armoires des archives de documents centralisées partout dans le monde par le biais d‘Internet et avec une fonctionnalité totale. Tout ce dont vous avez besoin est l‘adresse IP correcte configurée sur l‘ordinateur client.
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Verteilte Standorte
Remote locations
Ubicaciones remotas
Utilisateurs mobiles
Utenti remoti