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 v   Problemzone Speicherkapazität
Die zunehmende Flut an E-Mails und deren Anhänge überschwemmt die Posteingangsfächer der Mitarbeiter. Täglich verbringen diese im Schnitt ein bis eineinhalb Stunden damit, E-Mails zu lesen, zu sortieren und zu bearbeiten. Doch was passiert, wenn E-Mail-Server an ihre Grenzen stoßen? Wenn der Administrator das Mail-Volumen nicht mehr sichern kann?

Natürlich kann der IT-Verantwortliche die Postfachgröße der Anwender beschränken. Diese indirekt zwingen, ihre E-Mails zu löschen. Damit ist jedoch das Risiko hoch, geschäftsrelevante Informationen für immer zu verlieren. Eine nur kurzfristige Lösung stellt das Auslagern von E-Mails und deren Anhänge lokal auf den PC oder auf Netzlaufwerke dar. Ihr Nachteil: Der Anwender muss seine Nachrichten manuell sichern oder das Backup des Unternehmensnetzes wird belastet. Der letzte vermeintliche Ausweg scheint das Drucken der Mails zu sein und deren Ablage in Papierform und Aktenordnern. Allerdings werden damit sämtliche Vorteile des elektronischen Kommunikationsmediums zunichte gemacht.

Egal wie man das Problem Datensicherung und Speicherkapazität zu bewältigen versucht, es steht fest: E-Mail-Systeme sind nicht für die langfristige Aufbewahrung von Mail-Objekten gedacht.

Compliance-Anforderungen
Der elektronische Datenaustausch ersetzt zunehmend die herkömmliche Papierkorrespondenz. Auch rechtlich werden elektronische Informationen zunehmend papiergebundenen gleichgestellt. Eine Reihe von Gesetzen und Verordnungen stellen E-Mails bereits Briefen gleich. Verträge können per
E-Mail geschlossen werden und die elektronische Post hat vor Gericht volle Beweiskraft erlangt. Vorreiter für diesen Trend waren die USA mit dem Sarbanes-Oxley Act (SOX oder SOA). Dieser soll die Transparenz, Richtigkeit und Nachvollziehbarkeit von Finanzdaten börsennotierter Konzerne regeln. Auch in Deutschland gibt es ein Reihe von Compliance-Anforderungen, wie HGB, AO (Abgabenordnung), GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) sowie Basel II. Alle diese Gesetze und Verordnungen beinflussen die Verwaltung von E-Mails direkt. Trägt etwa eine E-Mail eine Elektronische Signatur entspechend dem Signaturgesetz, ist sie ein rechtsverbindliches Original. Dementsprechend hat der Anwender sie zentral zu verwalten und langfristig zu sichern. Ebenso müssen steuerlich relevante, per E-Mail verschickte Informationen laut GDPdU in digitaler Form aufbewahrt werden. Betriebe müssen ja den unmittelbaren bzw. mittelbaren Zugriff seitens der Steuerbehörden langfristig sichergestellen (sechs bzw. zehn Jahre). Weder Unternehmen noch Organisationen werden sich so auf Dauer dem „Compliance-Druck“ entziehen können. Die Ausseinandersetzung mit der Archivierung von E-Mails wird ein Muss.

Im Streitfall hilft das E-Mail-Archiv - Interview mit DocuWare-Vorstand Jürgen Biffar zu den rechtlichen Aspekten und gesetzlichen Auflagen >

Nutzen durch DocuWare
Mit der revisionssicheren Archivierung Ihrer geschäfts- und steuerrelevanten E-Mails in DocuWare erfüllen Sie sämtliche gesetzliche Anforderungen. Damit sind Sie bestens für etwa Steuerprüfungen und eventuelle Streitfälle vor Gericht gewappnet.

Wissens-Insel E-Mail?
E-Mails und die darin transportierten Informationen sind für Unternehmen zu wichtig, als dass sie in persönlichen Postfächern verbleiben. Aber wie sieht es in der Praxis aus? In der Regel werden E-Mails heutzutage als „Privateigentum“ einzelner Mitarbeiter angesehen.

E-Mails unterliegen dem Postgeheimnis, falls keine entsprechende Richtlinie existiert. Was passiert, wenn ein Mitarbeiter im Urlaub ist und niemand Zugriff auf dessen Mailbox hat? Der Kollege das Unternehmen verläßt und sämtliche elektronische Kundenkorrespondenz löscht? Das Unternehmen verliert wertvolle Informationen - im Streitfall ist alles Beweismaterial vernichtet. Die einzige Lösung ist ein ganzheitlicher Ansatz zur Archivierung sämtlicher Unternehmensinformationen einschließlich der elektronischen Post.

Vorteile durch DocuWare
Durch die Ablage im Dokumenten-Pool von DocuWare archiviert das Dokumentenmanagement-System geschäftsrelevante E-Mail. Sie werden in einem fachlichen sowie sachlichen Zusammenhang mit anderen Quellen abgelegt. So kann etwa ein Vertriebsmitarbeiter sämtliche Unterlagen eines Kunden auf einen Blick einsehen, unabhängig davon, ob es sich um Briefe, Faxe oder eben

E-Mails handelt. Auch Anhänge von Mails, die meistens die Kerninformation enthalten, stehen jederzeit der gesamten Organisation zur Verfügung. Der verringerte Zeitaufwand für Ablage und Suche senkt interne Kosten. Doch nicht nur das, durch die schnelle Auskunftsbereitschaft verbessert sich auch der Service für Ihre Kunden.
DocuWare - Software für integriertes Dokumenten-Management
Unabhängig von Format und Quelle vereint DocuWare beliebige Papierunterlagen und elektronische Daten in einem zentralen Dokumenten-Pool, etwa Belege, Briefe, Listen, Dateien und E-Mails. DocuWare unterstützt im Standard alle Formen der Elektronischen Signatur und lässt sich sehr einfach in Fremdapplikationen integrieren. Via Internet steht das elektronische Archiv weltweit rund um die Uhr allen Berechtigten zur Verfügung.

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 v   Durch eine Anbindung ans Adressbuch oder andere Datenbanken ergänzt
DocuWare E-Mails um wichtige Informationen, wie Firma oder Name. Betreff, Sender, Empfänger und Datum werden dabei automatisch übernommen. E-Mails lassen sich so einfach Fach- und Sachgebieten zuordnen. Die Anhänge archiviert DocuWare zusammen mit dem Mailtext und den Index-Informationen. Dabei erzeugt das System zusätzlich einen Volltextindex, der auch alle Anhänge erfasst. Dieser erleichtert eine eventuelle spätere Suche erheblich.

Die Konfiguration von DocuWare ACTIVE IMPORT ist dank mitgelieferter Schritt-für-Schritt-Anleitung in wenigen Minuten erledigt.
Die erforderliche Konfiguration von DocuWare ACTIVE IMPORT ist in wenigen Minuten erledigt. Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung ist vorhanden.

Zentrale Archivierung am Server
Eine zentrale Archivierung aller E-Mails auf dem Server kann für manche Unternehmen unumgänglich sein - etwa aus börsenrechtlichen Gründen (SOX). Damit hierbei nicht eine Unmenge SPAM und Viren archiviert werden, empfiehlt sich, entsprechende Filter und Virenscanner der Mailsysteme zu nutzen. Diese können DocuWare problemlos vorgeschaltet werden.
Die Konfiguration von DocuWare erfolgt einfach nur am Exchange Server mit DocuWare ACTIVE IMPORT.

Doch Achtung: Ihr Unternehmen sollte eine E-Mail-Policy besitzen, sonst widerspricht das Löschen von SPAM genauso wie das Archivieren privater E-Mails dem Datenschutz.

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 v   Vom Warenwirtschaftssystem B2 von Bäurer erstellte ausgehende Belege wie Lieferscheine, Bestellungen, Rechnungen, Fertigungspapiere oder Prüfberichte des Labors gelangen automatisch ins Archiv.

Alle eingehenden Belege, etwa Lieferscheine oder Rechnungen, werden zur automatischen Archivierung mit einem Barcode versehen und eingescannt.

Da E-Mails Geschäftsbriefen gleichgesetzt werden, gilt für sie ebenfalls die gesetzliche Aufbewahrungspflicht. Seit einiger Zeit archiviert TECHNO COLOR so elektronische Post bereits automatisch mit DocuWare. Nutzer können keine Mails löschen, sondern müssen alle ablegen. Allerdings vergibt der Anwender selbst sinnvolle Ablagekriterien, was das Wiederfinden angesichts der E-Mail-Flut wesentlich erleichtert.

Aufgabe:
Zugriff auf zentralen Dokumenten-Pool von allen Arbeitsplätzen aus, Workflow-Optimierung, E-Mail-Archivierung, Zeit- und Platzersparnis

Lösung:
ACTIVE IMPORT, AUTOINDEX, COLD/READ, CONTENT-FOLDER, RECOGNITION

Vorteile:
Transparente Arbeitsabläufe; gut funktionierende abteilungsübergreifende Geschäftsprozesse; Mitarbeiter sparen sich viele Kopien, Telefonate und Laufwege; besserer Kundenservice