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Parola chiave
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Descrizione
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Archiviazione elettronica
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Una parte significativa dei sistemi DMS istallati oggi in Germania, Austria e Svizzera sono utilizzati per lo più per la creazione e l'archiviazione elettronica di voci in entrata e in uscita e di dati da Host, ERP e altri sistemi di base. I primi sistemi hanno fatto la loro comparsa sul mercato nella metà degli anni '80 e hanno reso molto più facile all'utente la gestione di volumi considerevoli di documenti da archiviare. I sistemi di archiviazione dispongono di sistemi di rilevazione scalabili, supporti di memoria per documenti in ingresso e dati di massa, strumenti per l'integrazione che consentono l'impiego nelle più comuni applicazioni e strumenti per la gestione dei documenti e degli accessi. Altri requisiti e funzioni importanti sono l'integrazione nei sistemi di classificazione automatica dei documenti, di gestione della posta, per l'elaborazione elettronica (workflow) e l'archiviazione di e-mail e di documenti di ufficio. In passato come oggi l'eliminazione delle ingenti quantità di documenti cartacei, l'adempimento degli obblighi legali di archiviazione dei documenti e l'integrazione di procedure e processi hanno costituito i motivi salienti per l'introduzione di un sistema di archiviazione elettronica. La stampa o la realizzazione di microfilm in molti casi è inutile e inoltre non è più un'alternativa accettata dai regolamenti in vigore dal 1° gennaio 2002, sia per i documenti con firma elettronica quanto per i documenti di tipo fiscale provenienti dalle applicazioni commerciali. Questi ultimi devono essere conservati in forma leggibile nelle macchine per consentire l'accesso ai dati durante le verifiche esterne. L'archiviazione elettronica continuerà pertanto ad essere a medio e a lungo termine una motivazione determinante per l'impiego di sistemi di gestione elettronica della documentazione.
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| Ulteriori informazioni |
| La continua crescita del flusso di informazioni genera volumi di dati di dimensioni tali da richiedere sistemi sempre più sofisticati per l'acquisizione e l'archiviazione dei documenti. Ciò spiega perché, in particolar modo nell'ultimo decennio, il problema della gestione dei documenti ha assunto un'importanza cruciale. Tuttavia, la complessità dell'argomento ha generato anche confusione sul significato dei termini. Di seguito viene fornito un glossario riepilogativo delle tematiche e dei termini relativi ai sistemi DMS (Document Management Systems, sistemi di gestione dei documenti). |
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