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Beschreibung
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Enterprise-Content-Management (ECM)
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Mit Enterprise Content Management (ECM) ist in den letzten Jahren ein neuer Begriff entstanden, der mittlerweile fest etabliert ist. Er folgt dem Bedürfnis, die Einschränkung auf dokumentbasierte Anwendungen aufzuheben. Unterschiedlichste Daten und Informationen, die man nicht mehr als „Dokument“ kennzeichnen würde, wie Auslagerungsdateien aus den ERP-Anwendungen, Video- oder Audiodateien etc. müssen aber nicht einfach nur sicher abgelegt oder archiviert werden, das würde nicht den maximalen Nutzen schaffen. Sie sollen vielmehr in die Abläufe und Funktionen der Tagesarbeit von Sachbearbeitern und Fachkräften und deren Anwendungsumgebungen integriert werden, weil a) aus diesen Funktionen heraus auf die Objekte zugegriffen werden muss und b) diese Funktionen selbst Daten und Unterlagen erzeugen, die abteilungs- und standortübergreifend und manchmal auch anwendungsunabhängig abgelegt werden sollen. Damit wird das ECM-System zu einem zentralen Unternehmens-Repository. Das Thema hat also einen sehr realen Hintergrund in vielen Unternehmen, deren Probleme mit der wachsenden Flut elektronischer Objekte immer größer werden.
Mit „Enterprise“ soll daher auch deutlich gemacht werden, dass nicht nur einzelne Abteilungen oder Bereiche eines Unternehmens adressiert werden. Die Anbieter sind daher dazu übergegangen und stellen mehr als vorher den Infrastrukturaspekt und die dazu notwendigen Funktionen und Werkzeuge ihrer Systeme als „Content-Dienst“ für unterschiedliche Quell- und Zielsysteme in einer heterogenen Anwenderorganisation dar. Unseres Erach-tens wird sich der Markt auch in diese Richtung weiterentwickeln: von den reinen Archiv- und DMS-Systemen der 80er Jahre zu funktional umfassenden Content Management Systemen.
Die Nachteile des Begriffs „Enterprise Content Management“ sind aber, dass er aufgrund seiner Abstraktheit deutlich mehr Fragen aufwirft als der bisher verwendete und von der Mehrheit der Anwender auch besser verstandene Begriff Dokumenten-Management. Ein wichtiger Aspekt hierbei ist auch, dass er aufgrund des Teilbegriffes „Enterprise“ all diejenigen kleineren, mittleren und vielleicht auch großen Unternehmen abschreckt, die keine konzernübergreifende Lösung für ihr Unternehmen oder ihre Organisation suchen, sondern einfach nur eine einfach zu implementierende und zu betreibende Lösung für ein bestimmtes Dokumentenproblem. Der Begriff „Enterprise Content Management“ ist damit – zumindest auf absehbare Zeit - nicht geeignet, die mögliche Stelle von „Dokumenten-Management“ als Oberbegriff des Marktes für Dokumenten- und Content Management einzunehmen. Er ist aber ein sehr gut geeigneter Begriff für all jene Anbieter und Anwender, die bereits heute diese unternehmensweiten Aspekte im Fokus haben.
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Quelle: “Code of Practice” – Dokumenten-Management (VOI)
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| Begriffe rund um DMS |
| Die ständig anwachsende Informationsflut und daraus resultierende Datenexplosion benötigt immer ausgefeiltere Systeme zur Erfassung und Archivierung von Daten. Das führte dazu, dass insbesondere im letzten Jahrzehnt das Thema Dokumenten-Management stark an Bedeutung gewonnen hat. Allerdings führte die Komplexität des Themas auch zu einer gewissen Verwirrung, was die Definition der Begriffe anbelangt. Das folgende Glossar bietet eine Zusammenfassung über DMS-verwandte Themen und Begriffe. |
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