>  mehr

 v   Dokumenten-Management via Internet: individuell und flexibel
Ein DocuWare-Dokumentenmanagement-Projekt ist stets ganz spezifisch den einzelnen Erfordernissen eines Unternehmens angepasst, dies gilt auch für DocuWare SaaS. Ein Autorisierter DocuWare-Vertriebspartner (ADP) definiert gemeinsam mit dem Kunden die jeweiligen Arbeitsabläufe, bestimmt die nötigen Archive und fixiert die erforderlichen Indexkriterien für die Archivierungs-Prozesse der Dokumente. Zudem werden die Benutzer und ihre Ablage-, Zugriffs- und Workflow-Rechte festgelegt. Nach dieser individuellen, konzeptionellen Vorarbeit installiert der DocuWare-Partner bei DocuWare SaaS Dokumentenmanagement-Projekte lediglich die Client-Software auf den Rechnern der einzelnen Benutzer. Alle erforderlichen Server-Komponenten aber sind komplett ausgelagert und laufen im DocuWare-Datacenter. Hier steht für jeden SaaS-Kunden mindestens ein dezidierter, virtueller Server bereit. Auch Datenbank und Storage-Systeme sind im Datacenter angesiedelt. Über eine sichere Internetverbindung archivieren die Benutzer ihre Dokumente in den unternehmenseigenen Archiven im Datacenter, greifen darauf zu und bearbeiten sie.

Outsourcing ins Datacenter – für optimale Sicherheit ist gesorgt
Die Betriebsverantwortung für das DocuWare-System auszulagern schafft neben viel Komfort ein Höchstmaß an Schutz. Ausgefeilte und absolut zuverlässige Kontrollsysteme im DocuWare-Datacenter sorgen für Sicherheit – sowohl im Bezug auf alle Daten als auch auf die Performance und Verfügbarkeit des Systems. Mit DocuWare SaaS gewinnt der Kunde bei der Archivierung seiner Geschäftsunterlagen nicht nur Flexibilität und Kostentransparenz, sondern auch Sicherheitsstandards, die innerhalb der eigenen Inhouse-IT nur schwer zu realisieren sind. Ein wichtiger Bestandteil der Security-Strategie des Datacenter ist die gesamte Gebäudetechnik, die potenzielle äußere Risikofaktoren konsequent abschirmt: Die komplette IT-Infrastruktur ist in eine nach außen hin optimal abgesicherte Umgebung integriert. Streng überwachte Zugangsrechte bestehen. Alle Anforderungen in puncto Zuverlässigkeit und Effizienz des Systems sind umfassend erfüllt. Selbstverständlich hierfür ist ein ausgefeiltes Backup-Konzept: Ein regelmäßiges Backup je Woche sowie ein inkrementelles Backup jeden Tag schaffen optimalen Schutz vor Datenverlusten. Die Kontrolle der lückenlosen Verfügbarkeit und Performance erfolgt rund um die Uhr periodisch in 5-Minuten-Intervallen. So wird etwa die Auslastung der CPU, des Speichers und der Festplatten permanent geprüft, protokolliert und analysiert. Dasselbe gilt für das Netzwerk sowie die Betriebssystemprozesse. Eine Vielzahl komplexer Sicherheitslösungen sorgt für ein Höchstmaß an IT-Funktionssicherheit: Zertifizierte Ablaufprozesse verhindern Ausfälle und Einschränkungen auf Server-, System- und Netzwerkebenen. So können Sie sicher sein: Die Verfügbarkeit der gesamten Systemumgebung liegt bei 97,5 % p.a. Dazu gehört auch eine performante Internetverbindung. Modernste Glasfasertechnologie gewährleistet schnellste Übertragungswege, Ausfallsicherheit und damit Hochverfügbarkeit. Für jede Verbindung weltweit wird das optimale Routing gewählt. Firewall, Virenschutz und Intrusion Detection System (IDS) sichern die Infrastruktur optimal ab. Und nicht zuletzt bewahren vertrauliche Authentifikations- und Identifikationsdaten vor Datenmissbrauch.

Ein weiterer Service: Jahresarchive erstellen
Als zusätzliche Dienstleistung besteht die Möglichkeit, ausgewählte Dokumentensammlungen auf externen Datenträgern bündeln zu lassen – jeweils inklusive aller Suchfunktionen. Dies ist nützlich, falls etwa Prüfbehörden Unterlagen anfordern. Damit die Daten auch hierbei vor Missbrauch geschützt bleiben, wird im Vorfeld vertraglich eindeutig festgelegt, wer die Erstellung solcher selbsttragender Archive initiieren darf. Zudem ist gewährleistet, dass bei der Auftragsabwicklung nur autorisierte Mitarbeiter involviert sind.

Gut zu wissen
Um DocuWare SaaS Dokumentenmanagement-Projekte zu nutzen, schließt der Kunde einen Hosting-Vertrag mit seinem Autorisierten DocuWare-Partner ab. Das SaaS-Angebot offeriert nach Bedarf die Anwendung eines DocuWare-Systems inklusive aller Zusatzmodule außer MSSQL-Server. Die Mindestanzahl an Lizenzen umfasst zehn Benutzer. Zusätzlich kann optional eine Read-Only-Lizenz für beliebig viele Benutzer gemietet werden. Die Laufzeit eines Vertrags beträgt mindestens zwölf Kalendermonate, Erweiterungen des Projekts innerhalb dieses Zeitraums sind jederzeit möglich, Reduzierungen jeweils zur 12-Monatsfrist. Neben einem High-Performance-Storage-System für Ablage und Schreib-Lese-Zugriff, steht ein weiteres Storage-System zur Langzeitarchivierung von unveränderbaren Dokumenten zur Verfügung.

Alle Leistungen klar definiert
Transparenz und Vertrauen schafft das Service Level Agreement (SLA), eine freiwillige Selbstverpflichtung des Vertragspartners. Dieses SLA fixiert alle Serviceleistungen genau und regelt die Qualitätsparameter verbindlich. Das SLA legt die Richtlinien zur Verfügbarkeit des Systems, zum Störungs- und Change-Request-Management sowie zur Wartung der einzelnen Service-Komponenten exakt fest. Selbstverständlich sind auch die spezifischen Aspekte zur Daten- und Zugriffssicherheit, zur Störungsbeseitigung, zu Hotline und E-Mail-Support sowie zum Reporting und Performance Management genau aufgeführt.