>  mehr

 v   Desaster Management für Geschäftsunterlagen
Jedes Unternehmen sieht sich somit gezwungen, geeignete Maßnahmen einzuleiten, um geschäftskritische Dokumente nicht nur übersichtlich zu archivieren, sondern auch vor unvorhersehbaren Risiken wie Feuer- und Wasserschäden oder Diebstahl zu schützen. DocuWare bietet im Gegensatz zu herkömmlichen Ablagesystemen eine sehr gute Basis für Desaster-Management-Strategien. Beliebige Archivdokumente lassen sich unkompliziert inklusive komfortabler Such- und Anzeigefunktionen vom Live-System auf ein Offline-System übertragen. Doch dies allein schafft noch kein Höchstmaß an Schutz. Denn es ist wichtig, die externen Datenträger möglichst sicher zu verstauen. Die nötige Infrastruktur dafür bereitzustellen, ist aufwändig und kostspielig; potenzielle Gefahrenquellen dabei mit nahezu hundertprozentiger Sicherheit zu eliminieren, für ein einzelnes Unternehmen nur schwer zu realisieren.

Sicherheit als Dienstleistung
Das Angebot SaaS Backup & Langzeitarchivierung offeriert DocuWare-Kunden daher auf der Basis von Software as a Service (SaaS) eine interessante Alternative, um Dokumente auf lange Sicht autark und geschützt aufzubewahren. Das Angebot lässt sich schnell und einfach realisieren und bietet mehr Sicherheit als in jedem Unternehmens-Inhouse-System möglich wäre. Das Prinzip: Die Datensätze all derjenigen Dokumente, die nicht mehr bearbeitet werden und zur Langzeitarchivierung freigegeben sind, werden ohne jeglichen administrativen und organisatorischen Aufwand für den Kunden im DocuWare-Hochleistungsrechenzentrum gespeichert. Dieser Service für maximale Sicherheit aller Dokumente, auf die nicht mehr schreibend, sondern nur lesend zugegriffen werden muss, kann ganz einfach gemietet werden. Unternehmen erhalten die Chance, bei ihrem Desaster Management für geschäftskritische, lang aufzubewahrende Unterlagen von einer leistungsstarken Datacenter Technologie zu profitieren. Völlig überflüssig wird es dabei, jegliche firmeneigene Infrastruktur für die Langzeitarchivierung bereitzustellen.

Datacenter Technologie für ein Maximum an Schutz
Im Hochleistungsrechenzentrum sorgt eine umfassende Sicherheitstechnik für Objekt- und Datenschutzmaßnahmen auf höchstem Niveau. Komplexe Security-Strategien kommen zum Einsatz: Täglich inkrementelle und wöchentlich komplette Backups schließen Datenverluste aus. Backup-Medien werden redundant in Hochsicherheitseinrichtungen an mehreren getrennten Standorten aufbewahrt. Die Stromversorgung ist völlig autark ausgelegt. Auch das Gebäude selbst ist durch umfassende Kontroll-, Warn- und Alarmsysteme geschützt.Der Zutritt ist streng überwacht. Eine lückenlose Raumüberwachung registriert jeden ungewöhnlichen Vorfall und leitet automatisch wirkungsvolle Gegenmaßnahmen ein. Wer seine Geschäftsunterlagen mit DocuWare SaaS Backup & Langzeitarchivierung auslagert, erzielt höchste Sicherheit hinsichtlich Gebäude, Technik, Prozesse und Personal. Sämtliche IT-Komponenten, Leistungsparameter und Vorgänge werden rund um die Uhr überwacht. Die Dokumente sind bestens aufbewahrt – mit Sicherheitsstandards, die ein einzelnes Unternehmen kaum bereitstellen kann.

Einfache Organisation und automatische Datenverwaltung
Jeder Kunde, der sich für das Angebot DocuWare SaaS Backup & Langzeitarchivierung entscheidet, erhält im DocuWare-Hochleistungsrechenzentrum je nach Bedarf ein oder mehrere eigene DocuWare-Archive für die Langzeitarchivierung. Der Datentransfer vom Inhouse-System zu den SaaS-Archiven im Datacenter erfolgt einfach und sicher über Synchronisation.
Der Synchronisations-Workflow wird einmal vom Autorisierten DocuWare-Partner eingerichtet; wobei er definiert, wann welche Dokumente zur Langzeitarchivierung übergeben werden. Anschließend läuft die Synchronisation wiederholt automatisch ab. Zusätzlich besteht die Möglichkeit, dass im Rechenzentrum aufbewahrte Datenbestände nach vom Kunden vorgegebenen Kriterien und Fristen automatisch gelöscht werden, um zum Beispiel etwaigen Datenschutzbestimmungen gerecht zu werden.

Komfortable Dokumenten-einsicht übers Web
Der Lesezugriff auf die archivierten Dokumente erfolgt via Internet über
DocuWare Web Client: Mit einer Mindestverfügbarkeit von 97,5 % p.a. greifen berechtigte Benutzer sicher und flexibel auch auf ältere Dokumente zu. Der klare Vorteil dabei: Die zur Langzeitarchivierung ausgelagerten Daten sind weiterhin schnell verfügbar. Die Suche nach den Dokumenten erfolgt wie gewohnt über Indexeinträge, ebenso ist die Volltextsuche uneingeschränkt möglich.

Gut gerüstet für Geschäftsprüfungen
Fordern Prüfinstanzen Unterlagen an, empfiehlt sich der Service, über das Datacenter selbsttragende Archive und Jahresarchive auf externen Datenträgern erstellen zu lassen. Damit alle Daten auch hierbei vor Missbrauch geschützt bleiben, wird im Vorfeld vertraglich klar definiert, wer die Erstellung selbsttragender Archive initiieren darf. Zudem gewährleistet DocuWare, dass bei der Auftragsabwicklung nur autorisierte Mitarbeiter involviert sind.

Garantiert auf der sicheren Seite
Beim Angebot SaaS Backup & Langzeitarchivierung schließt der Kunde einen direkten Vertrag mit der DocuWare AG. Dieser Vertrag regelt unter anderem beiderseitige Pflichten, Zahlungsmodalitäten sowie Gewährleistungs- und Haftungsfragen.
Eine freiwillige Selbstverpflichtung auf Seiten der DocuWare AG, ein sogenanntes Service Level Agreement (SLA), schafft zusätzlich Transparenz und Vertrauen. In diesem SLA sind alle Serviceleistungen des Angebots genau definiert und alle Qualitätsparameter verbindlich geregelt. Das SLA legt die Richtlinien zur Verfügbarkeit des Systems, zum Störungs- und Change-Request-Management sowie zur Wartung der einzelnen Service-Komponenten exakt fest. Selbstverständlich sind auch die spezifischen Aspekte zur Daten- und Zugriffssicherheit, zur Störungsbeseitigung, zu Hotline und E-Mail-Support sowie zum Reporting und Performance Management genau fixiert.